關于加強事業檔案管理信息化建設的思考

李月梅

（山西省臨縣物資貿易服務中心，山西 呂梁 033200）

現階段在信息化時代背景下，各個領域為將企業管理水準和效率有所提升，陸續應用信息化技術，相關事業單位腳步推陳出新著重采用了信息化技術，將信息化技術運用到事業檔案管理的工作中。事業單位檔案管理水準若想提升更高的層次，則需要將電子檔案工作全面落實，與此同時走好檔案管理信息化建設的道路，令事業單位檔案管理工作提升效果。將電子檔案的建設落實在相關事業單位，一方面查閱信息資料變得方便快捷，另一方面工作效率有效提升。在對各種信息整合利用時也可以將相關事業單位檔案管理水準加以提升。

1 明確現階段信息化檔案管理所出現的問題

當前，大多數相關事業單位已經采用電子檔案的方式進行檔案資料管理，但是在落實電子檔案方式的過程中依然產生諸多問題，導致在運用電子檔案管理的情況下工作效率反而下降并且檔案管理的效果并未達到預期效果，這對檔案信息的準確性以及保密性產生不良 影響。

首先使用電子檔案的方式管理檔案資料但卻在保密性能上不能保障，可是在檔案管理人員在運用電子檔案方式進行工作時，在對檔案信息資料進行整合和上傳時都需要使用網絡以及計算機展開工作，即使運用信息化展開工作提升了工作效率，但是在日后工作中還將面臨許多信息安全方面的問題，例如：黑客發現計算機的漏洞以及缺陷，對檔案資料進行攻擊，導致檔案資料外泄、信息支離破碎、計算機不能正常運行等問題。

其次相關事業單位在運用信息化管理檔案時并未側重專業技術人才培養和招募，另外在相關事業單位從事檔案管理的工作人員大部分并不具備信息化管理的知識儲備，可是若想運用信息化便捷有效管理檔案，則需要從事檔案管理的工作人員有較強的業務能力以及信息化合理運用的能力，簡而言之就是較高的職業素養和專業知識的儲備以及實際展開工作水平。不僅了解當前電子檔案運行的實時狀況，而且對互聯網安全以及計算機正常運行需要熟練掌握。

大多數事業單位目前從事檔案管理的工作人員存在部分能力欠缺，而且相關事業單位側重于招募信息化人才并沒有側重于人才的培養，人員調動以及支配并沒有合理規劃，因此令部分員工在面對新的管理方式問題上存在抵觸情緒，減少對工作的熱情。

2 推廣信息化管理檔案的作用

2.1 有效提升檔案管理工作人員的工作效率

大多數事業單位在落實信息化管理檔案的工作時，選擇半途而廢，因此令電子檔案管理成為“形式化”方式，并未落實在日常工作中，電子檔案管理方式停滯不前，造成降低原本的工作效率以及未達到預期效果等情況發生。若想令檔案管理達到更高的水準并提升工作效率的目的，則需要對檔案信息資料進行整合和分類，從根本上將從事檔案整理的工作人員的工作效率加以提升，令相關單位檔案管理工作失誤率有所下降。

2.2 方便快捷的檔案尋找收納方式

與傳統人工檔案存儲方式不同的是電子檔案更加方便快捷，相關事業單位如果采用電子檔案方式整理檔案，可以將信息資料采用加密的方式輸入進電子檔案管理系統資料庫中，系統會將檔案信息整理歸納，這不但令檔案整理工作準確率有所提升，而且為工作人員減少工作負擔以及工作效率，在日后需要查詢檔案資料時，可以精準查詢檔案資料信息并節約了時間。

在查詢檔案資料信息時，輸入關鍵信息在檔案系統中，就可以準確找到相關的資料信息并且系統將自動推薦可能需要使用到的資料，縮短了在資料尋找方面浪費的時間，將檔案資料尋找變得更加全面化，電子檔案作為信息化時代的產品，在安全性能方面有著堅實的基礎保障，因此可以大范圍推廣。

3 提升信息化管理檔案安全性能的方法

電子檔案在上傳和存儲時需要借助互聯網進行工作，因此不可避免會產生一些安全性能問題。為保障電子檔案的安全性，相關事業單位從事檔案資料管理的工作人員在實際工作中需要不斷完善防御系統，令檔案信息處于高強度的保護中。

在管理電子檔案時，可以采用人臉識別系統對電子檔案進行加密，在系統中錄入檔案管理工作人員的面容，在日后需要提取檔案時只有通過工作的面容才可以打開檔案系統，將安全性能更大程度的保障。

并且還需要設立后臺監控系統，實時監測當前計算機的情況，例如：防火墻是否堅固、當前有沒有檔案資料是否受到入侵、計算機是否存在病毒等，形成完整的防控系統。

健全檔案管理規章制度可以有效約束檔案管理工作人員，一方面將信息化建設在檔案管理工作更好地落實，另一方面明確檔案管理規章制度可以令檔案精準性提升。因此相關事業單位需要制定出一套完整的管理制度體系。

4 結束語

推廣電子檔案管理資料對于相關事業單位而言，具有極其重要的影響和意義，為了不斷完善信息化建設的不足，則需要相關事業單位健全相關的規章制度加強管理，令檔案管理更加具備保密性能，將專業化人才立足在信息化的各個崗位上。