檔案信息化建設與檔案管理的思考核心思路

張 穎

（河北省衛生健康委員會綜合監督服務中心，河北 石家莊 050071）

檔案信息化是現代檔案管理的主要形式之一，代表了未來檔案管理的發展趨勢，也是檔案管理工作適應現代社會發展的必然結果。在信息化背景下，為切實有效的提升檔案管理的整體成效，也為了進一步優化檔案管理的水平，應該在檔案管理實踐中，積極創新以及變革檔案管理方式，切實有效的提升檔案管理的整體質量。

1 檔案信息化建設概述

檔案信息化建設，通俗理解就是檔案管理與信息技術的結合，通過應用信息技術手段來變革以及創新檔案管理模式，全方位加強數字檔案、信息檔案的歸類整理等，更好的推動檔案管理工作的創新與發展。從檔案信息化建設的概念可以看出，在實踐過程中，它具有廣義以及狹義的特征。廣義上的檔案信息化建設，主要是指在檔案管理的過程中，要綜合全面的進行經濟、政治、社會等層面上的信息收集以及分類整合等，力圖實現檔案資源的高效共享以及全面整合，更好的為社會經濟的發展而服務。狹義上的檔案信息化建設，則是對檔案內部資料的信息化。在信息化環境下，檔案資料的類型以及內容等都發生了翻天覆地的變革，檔案管理的內容越來越多元化，越來越豐富化。為進一步提升檔案信息化建設實效，應該精準全面的把握檔案管理的特征，最大程度夯實檔案管理成效，更好的提升檔案管理的信息化水平。

2 檔案信息化建設和檔案管理發展現狀

伴隨著信息技術的持續快速發展，檔案管理信息化的進程日益加快，檔案管理信息化的速度越來越快。可以說，檔案管理信息化建設，是檔案管理工作未來的發展方向，也是檔案管理不斷深化發展的結果以及趨勢。在現階段，檔案信息化建設取得了突出的成效，檔案管理的水平也得到了有效的提升。但不可否認的是，在檔案信息化建設以及檔案管理中，尚存在著較為突出的問題，具體表現在以下幾個方面：第一，檔案信息化建設形式大于內容。在信息化環境下，企業在檔案管理的過程中，已然注重進行信息技術的革新以及變革，力圖整體推動檔案管理的信息化建設，更好的提升檔案管理實效，更好的保障檔案管理的高效發展。但縱觀整體建設情況，可以發現企業往往建構了宏偉的計劃，但卻遲遲沒有投入使用，也沒有完善相關的軟硬件措施，更沒有配置信息素養高的檔案管理人員，這無疑會在很大程度上影響和制約著檔案管理的整體成效，也難以提升企業的整體發展質量。第二，缺乏對檔案管理信息化的重視和認知。一直以來，檔案管理在企業的各項管理中都處于末端位置。在企業管理者看來，檔案管理無法直觀為企業帶來可觀的經濟效益，屬于行政管理的一項內容。事實上，科學且高效化的檔案管理，既能夠真實全面的反映企業現階段的發展成果，也能夠有效揭示企業未來的發展路徑。但正因為企業經營管理者的漠視，使得檔案管理整體成效不高，檔案信息化建設也整體乏力。第三，檔案管理模式較為滯后，缺乏明顯的創新。在信息化環境下，深入全面的做好檔案管理工作，應該積極有效的變革以及創新檔案管理模式，不斷優化檔案管理的流程，充分細化檔案管理的規章制度。但在實踐過程中，檔案管理工作整體缺乏創新，檔案管理流程整體較為混亂，檔案管理水平也整體偏低，這無疑會在很大程度上制約著企業的長效發展，也難以發揮檔案管理的促進作用。

3 提高檔案信息化建設和檔案管理水平的有效對策

在信息時代背景下，為更好的做好檔案管理工作，也為了全方位推動檔案管理信息化建設力度，應該充分全面的依托于高效化的管理對策，最大程度夯實檔案管理的整體成效與質量，更好的提升檔案管理的水平。在檔案管理的過程中，為進一步推動檔案信息化水平，有必要切實有效的采用以下方面的優化對策。

3.1 構建檔案管理信息網絡

在信息時代背景下，在檔案管理的實踐過程中，為行之有效的構建完善化的檔案管理體系，應該注重科學全面的規建檔案管理網絡系統。在檔案管理的實踐過程中，企業應該加大軟硬件的投入，積極有效的搭建完善化、系統化的檔案管理網絡體系，真正實現檔案信息數據的高效共享以及全面傳輸，切實有效的發揮檔案管理的服務作用。與此同時，在檔案管理的進程中，還應該不斷明確檔案管理的流程以及標準。信息時代的檔案管理模式發生了深刻的變革，自然而然的在檔案管理流程中，也應該同步進行創新以及發展。

3.2 細化檔案管理規章制度

在檔案管理的實踐過程中，信息技術的高效化發展，為檔案管理工作提供了重要的工具，同時也推動了檔案管理的創新以及發展。為更好的順應時代的發展需求，也為了真正提升信息化管理水平，有必要不斷細化檔案管理的規章制度。在實踐過程中，企業應該行之有效的構建科學化的檔案管理制度體系，明確檔案管理人員的具體職責以及任務分工，促使他們嚴格在制度框架內來科學辦事，最大程度提升檔案管理的整體規范性以及標準性。

3.3 優化檔案管理人員的整體素養

在信息化環境下，企業為進一步提升檔案管理實效，必須結合工作需求等，全方位優化檔案管理人員的整體素養。可以說，檔案管理人員是檔案管理工作的直接參與主體。他們的業務技能，他們的專業素養，他們的信息素質等，都將關系著檔案管理的成效高低。為此，企業應該建構完善的培訓管理體系，著重開展信息化培訓與教育，引導廣大檔案管理人員明確檔案管理的流程，嚴格按照信息時代的新要求來開展檔案管理工作。同時，企業還應該培育檔案管理人員的安全意識，引導他們關注網絡安全，有效防范可能存在的網絡漏洞以及安全隱患。

4 結論

在信息時代背景下，為進一步提升檔案管理實效，應該著力推動檔案信息化建設，深入全面的做好檔案管理工作。在檔案管理的實踐過程中，企業要積極創新應用信息技術手段，要不斷變革以及優化檔案管理的模式以及方法。