機關事業單位檔案管理中的電子檔案管理研究

岳彩忠

（山東省菏澤高新區呂陵鎮社會事業服務中心，山東 菏澤 274000）

檔案是事關每個事件、每個任務的關鍵記錄方式，尤其是在機關事業單位在辦事時，一個詳細的檔案能夠是非常有利的，當需要檔案時能夠將檔案及時找出交給相關人員能夠大大提高服務效率[1]。現階段得社會在不斷發展，越來越多的技術都在逐步靠近信息化，每個環節都想要實現“互聯網+”所以對于將機關事業單位的相關檔案進行信息化，變成電子檔案存入在電子信息庫中，能夠讓檔案管理變得更加科學有效率，這也是真正意義上實現便民、惠民、利民的重要舉措。

1 推行電子檔案管理模式的緊迫性

所以的機關事業單位需要做到的是讓百姓能夠有更加快捷便利的生活，所以它最主要的功能便是服務人民，但是這種服務性更多的是來自各種檔案的加持，所以對于檔案管理的轉型升級是非常有必要的，只有將紙質檔案轉化為電子信息，才能夠更好地實現檔案調取自由，讓工作人員的工作質量有所提升，讓社會經濟能夠得到有效 進步。

但是在現階段工作人員的具體流程，基本上涵蓋了錄入相關資料的所有信息和完成后的信息查取，如果仍然使用原有的檔案管理方式，那么不可避免地會造成資源浪費，并且工作的任務量大，效率低，錯誤率高，不符合現有所需。并且在查找檔案的過程當中，可能會在無意之間將原有檔案錯放或損壞很久之前的檔案。想要上述問題，電子檔案的出現猶如雨后甘露，既有效率，又有創新，由此看來電子檔案管理模式的推行非常具有緊迫性

2 電子檔案管理具有不可替代的功能

1）檔案數據庫能夠更有效率地進行查找。電子信息化已經成為現階段各個工作單位的主流形式，機關事業單位也不甘落后，積極主動進行新模式的探索，數據庫就是最好的成果之一，將檔案信息化存入數據庫，形成備份，就不會輕易出現丟失的情況。面對需要查找檔案的群眾或相關人員時，只需要在數據庫中進行查找，系統就會在整個數據庫中進行收索并且進行定位，不僅讓工作人員的工作流程更加方便快捷，還能夠讓工作效率有大幅度提高，保證優良的服務 質量[2]。

2）檔案數據庫能夠更精準的進行查找。檔案信息化并不代表著檔案管理就此結束，想要讓電子檔案能夠長久的運行下去，那么對于數據庫的維護是非常有必要的，在對電子檔案的維修與更新當中，能夠及時更正存在錯誤的相關信息，將原有的復雜繁重的工作模式中解救出來，如果在進行電子信息更正的過程當中出現了異常，那么要對相關工作及時進行調整，并且讓專業的人來做專業的事，由此來解決問題。

3 檔案管理中的電子檔案管理的發展問題

1）管理規范制度不完善。電子化管路模式是我國的機關單位一種新型的嘗試，也可以算作一種創新，所以對于剛剛萌芽的新鮮事物，規范制度會有所滯后，尤其是對于相關領域的技術層面不夠成熟，所以對于電子檔案管理的知識技術的不足導致電子檔案管理規范化制度不完善，面對人員分配時，不能更好的發揮每個人的專長，也可能出現權責不清的現象。

2）對于電子檔案的業務不熟練。要知道在傳統的檔案管理模式當中，工作人員對工作流程已經形成了一種肌肉記憶，而面對信息化的電子檔案時，工作人員可能會存在業務不夠了解，查找時間過長，無法準確的運用電子設備將單子檔案調出，導致工作人員的工作效率沒有傳統管理模式時工作效率高。并且也可能存在這工作人員態度不端正的現象，認為電子檔案管理并不重要，并且沒有愛崗敬業的決心與毅力，面對群眾有偷懶的心理，沒有講群眾的事當做我們的身邊事來做的政治覺悟。

4 推動事業單位檔案資料線上系統管理的策略

1）加強電子檔案管理與單子數據庫的重視。面對在機關事業單位里需要進行管理檔案的相關人員，有部分人員認為自己的本職工作是無足輕重的，并且對于電子檔案管理的相關規范沒有明確下發，經常會導致管理部門出現權責不清的現象；并且，如果機關事業單位出現重大經濟損失，那么引起這項問題的大多是檔案管理的工作人員對于電子信息檔案的不重視，因此機關事業單位面對電子檔案管理的相關工作時，對人員的分配是非常重要的，在工作的過程當中，電子信息化檔案管理要和單位的具體實施辦法保持高度的一致，并且要完善相關人員對電子檔案的相關規范，讓具體流程能夠更加詳細易懂，讓電子檔案管理能夠腳踏實地，真正意義上做到轉型升級[3]。

2）建立詳細的信息化管理規范化制度。雖然機關事業單位已經開始逐漸向電子信息化管理靠近，但是但這并不代表著機關事業單位已經完全進入電子信息化，有部分工作人員仍然使用傳統的檔案管理模式。因此對電子檔案管理的具體標準還要進行不斷的研究探討，制定出最科學有效的電子檔案管理條例。第一，要規劃好實行電子檔案管理時可能遇到的問題，并且做出明確的措施 讓信息技術可以得到更加充分的使用；第二、要保證建立起嚴格的監督管理體系，并且依照規定合理使用，讓電子檔案能夠在機關單位長遠發展。

3）提高對檔案相關從業人員的培養力度。想要讓電子檔案能夠有效的在機關事業單位有效實行，那么對檔案管理的相關人員培訓是非常有必要的，要知道檔案管理的相關工作人員的素質能夠決定電子檔案的實施效果[4]。第一、計算機的相關技術是對管理人員培訓的首要技能；第二、要讓電子檔案管理的相關人員能夠了解相應的法律法規，做到有法必依；第三、對于電子檔案管理的工作人員要培訓他們的服務態度與工作水平，讓工作效率能夠有效地提高。

4）增大電子檔案管理數據系統的安全保障。想要讓機關事業單位能夠順利地進行轉型升級，那么檔案管理的改革必不可少，而想要做好檔案管理的改革，那么要學會將所有信息進行統一管理的相關模式，這種模式的體現就是資料庫，將資料庫進行有效保護能夠讓相關部門在面對單位的指令時，可以統一部署，讓相關單位能夠真正意義上實現信息共享，提升工作效率。但是互聯網的安全也需要引起重視，因為是互聯網，所以很多的電子檔案容易被偷去、泄露，為了能夠有效解決這些問題，單位可以加大對網絡安全員的人才引進，并且不斷加強數據庫的安全防護，可以建立類似防火墻的互聯網防護措施[5]。

5 結語

總而言之，機關事業單位中，檔案整理錄入作為極其重要且不可或缺的環節，但隨著互聯網的快速發展，現階段機關事業單位推行電子檔案管理不可避免的在這期間也會存在某些問題，但遇到困難要解決是基本態度，需要相關單位積極應對解決，提出有效實際的解決策略，采取針對性的有效措施來推動檔案資料管理模式向著線上系統化的電子檔案資料管理方向發展。