關于檔案信息化建設與檔案管理的思考

王子碩

（棗莊市糧食和物資儲備中心，山東 棗莊 277800）

1 新時代檔案信息化建設的重要性

目前雖然很多單位采用了檔案信息化，但是仍然采用傳統的檔案管理模式和方法。由于檔案管理人員的技術不夠成熟，使信息化檔案管理在應用過程中出現很多問題，特別是在檔案信息的保存方面存在安全隱患，必須深入研究和解決。

傳統的檔案管理一般采用的是紙質版檔案，在進行檔案的調取、查詢及保存時花費很多時間，而且紙質版檔案在保存時經常會出現檔案的遺漏等問題。在檔案業務較多、較繁瑣的情況下，紙質版檔案很大程度上增加了檔案管理工作的難度。信息化檔案管理很好地避免了這些問題。首先，增強了檔案管理的安全性。信息化檔案采用網絡連接、數字化存取的方式等，在檔案的調取和查詢時只需簡單檢索即可，保存檔案信息時也非常方便、不易出現丟失，提升了檔案管理的安全性和效率。同時，信息化建設改變了檔案管理方法，可以利用信息化技術采取多種檔案管理方法，針對不同內容的檔案管理采取針對性的檔案管理辦法，提高檔案管理的管理水平，使檔案管理能夠緊跟時代、與時俱進。

2 企業檔案管理信息化建設存在的主要問題

2.1 規章制度和管理機制不規范，檔案信息安全受到威脅

一方面，檔案管理信息化建設是在信息化背景下傳統檔案管理的變革，相應地需要對新形勢下檔案管理的規章制度進行相應變革。這就需要在已有工作經驗之上進行新的探索，但由于檔案管理信息化建設缺乏完善的法律法規進行規范，檔案管理制度的適用性需要進一步提升;另一方面，信息化建設過程中，對檔案內容信息化和檔案信息利用的管理機制不夠完善，不僅造成檔案內容查閱體驗的降價，還容易造成保密資料的外泄與丟失，使檔案信息面臨超越安全管理規定的不規范調閱和復制。此外，黑客技術也在不斷發展，對檔案信息的安全造成嚴重威脅。

2.2 檔案管理工作聯系較少，工作參與度較低

檔案管理工作的目的便是為企業工作提供更多便利，對各種信息進行整合利用，從而為企業經營管理提供切實可靠地依據。就傳統檔案管理工作而言，檔案管理獨立于各項工作之外，并沒有發揮出其應有的作用。同時，這一模式也影響到現代企業檔案管理信息化制度的建立，使得檔案信息無法被高效處理，既耽誤了時間，也浪費了大量的物力與人力。這不利于檔案部門了解和掌握企業檔案信息的規律，不利于檔案管理工作的深入開展。

3 檔案信息化建設與檔案管理完善策略

3.1 進一步增強信息化意識

檔案信息化其實就是觀念信息化。檔案信息化建設最主要的力量就是檔案管理人員的工作意識和積極性，管理人員的工作主動性和信息化建設水平具有緊密聯系。因此，管理人員應建立正確的檔案信息化意識，充分認識檔案信息化建設的重要意義，提高自身工作責任感和使命感，充分重視檔案信息化建設工作，努力做好有關工作。所以，在推進檔案信息化時，檔案信息化意識的能動作用發揮著作用和價值，也是目前檔案信息化建設的重要動力。

3.2 提高信息化服務水平

隨著檔案信息化水平的不斷提高，檔案管理工作也要遵循良好的服務理念，確保信息化管理控制機制能滿足實際需要，實現信息化發展目標，特別是建立更加完善的服務體系，充分發揮數字檔案的作用和價值，促進檔案信息化建設工作的進一步發展。

在網絡信息技術不斷發展的新時代背景下，我們應高度重視并大力推進檔案信息化，及時發現檔案信息化建設中存在的問題和不足，牢固樹立檔案信息化管理理念，轉變傳統的檔案管理模式，加強檔案信息化管理基礎設施設備建設，理順檔案信息化管理體制機制，大力推進檔案數據庫系統建設、檔案數字化、檔案遠程利用和檔案信息資源共享，提高檔案信息化管理的能力和水平。

3.3 加強配套設施建設，建立檔案信息化的規范管理機制

提高檔案管理配套設施，升級辦公設備，學習與檔案管理信息化有關的操作技巧，是企業與時俱進以及企業建立完備的檔案管理信息化體系的重要因素。同時，企業應針對相關設施建設給予大力支持，尤其是資金方面的支持，使得工作人員在設施方面無后顧之憂，也能更好地專注于提升自身的專業水平，充分挖掘檔案的有用信息，實現利用效率最大化。此外，在檔案信息化體系的建設中，要注意權責分明，避免因責任劃分不清晰造成的資源浪費，同時也確保檔案信息的安全，特別建立與之相匹配的安全管理職責。

3.4 建設檔案信息管理系統

企業應當促進紙質版檔案數字化改造，采用統計學方法進行分類整理。企業開發滿足自身發展的檔案信息管理系統，采用先進技術手段，使信息管理系統可以融入企業業務系統中，有效管理和控制檔案收集工作，以此提升檔案數據收集的及時性與完整性。全面應用云計算技術，分類處理檔案數據。在檔案管理過程中，采用動態管理和橫縱分析法。沿著時間軸線，對檔案數據進行縱向對比，聯合其他部門進行比對，整理和歸納數據信息，全面提升檔案數據的準確性。在建設信息管理系統時，應當注意以下幾點:第一，在錄入檔案信息時，應當確保信息的詳盡性和完整性。第二，派遣專業的檔案管理人員實時更新數據，檢修和維護檔案信息管理系統，全面確保數據信息的真實性。第三，應用大數據技術，快速刪除和整理數據信息，以此確保信息數據的實效性。

4 結論

綜上所述，檔案信息化建設與檔案管理工作的開展有著重要的意義，但是從當前的情況來看，很多機構的檔案信息化建設與檔案管理工作仍然存在一定的不足之處，為此，機構要能夠明確認識到檔案信息化建設的重要性，并從多個層面入手不斷完善其檔案信息化建設與檔案管理工作。