基于云計算的檔案信息化管理應(yīng)用分析

王秀東

（灤平縣婦幼保健院，河北 承德 068250）

云計算的概念最早由谷歌提出，主要是指借助因特網(wǎng)的優(yōu)勢，為用戶提供共享化資源，并且這種服務(wù)是動態(tài)存在的。對于檔案管理來說，其工作的枯燥性與繁雜性恰恰需要高效的云計算信息管理。因此，有必要分析基于云計算檔案信息化管理的困境，并提出優(yōu)化措施，這對于基于云計算的檔案管理具有很高的應(yīng)用價值。

1 基于云計算的檔案信息化管理的困境

1.1 信息檢索機制不一

在目前檔案信息化管理的過程中，存在信息資源無法充分共享的問題，并且由于檔案信息的龐雜性，數(shù)據(jù)較為分散，致使信息檢索機制并不能形成一套完整的體系。一方面，檔案信息的來源復(fù)雜，每種檔案都擁有不同的收集方式，使得檔案資源以及信息管理的難度增大。另一方面，在檔案信息管理的過程中，缺乏對信息檢索機制的充分運用，沒有充分發(fā)揮出云計算的技術(shù)優(yōu)勢[1]。

1.2 檔案共享資源難度大

要想使得云計算技術(shù)能夠在檔案管理中得到高效的運用，首要問題就是實現(xiàn)檔案資源的共享，但目前存在檔案共享資源難度大的問題。一方面，由于檔案信息化管理的體系尚未成熟，主要是云平臺方面的管理體系和系統(tǒng)尚未完善。另一方面，受制于傳統(tǒng)理念的限制，許多檔案管理部門并沒有將相關(guān)數(shù)據(jù)上傳到互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，使得各方資源并沒有實現(xiàn)一體化的整合，檔案共享資源的難度較大。

1.3 隱私保護難度大

基于云計算的檔案信息化管理無法忽視的一個問題就是各部門和用戶的隱私安全問題。云計算通過集群應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)文件共享等功能，將不同部門的各種不同類型的檔案通過云計算的方式集合起來協(xié)同合作，共同對外提供數(shù)據(jù)存儲和業(yè)務(wù)訪問的一種方式，而這個網(wǎng)絡(luò)是生存在防火墻之外的一種存儲軟件，會不可避免的產(chǎn)生隱私問題。此外，云計算是以分布式網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的，每個用戶都是網(wǎng)絡(luò)上的一個節(jié)點，每個檔案管理部門也是網(wǎng)絡(luò)上的一個節(jié)點，如果沒有安全保護，很容易使得檔案系統(tǒng)遭受企業(yè)木馬系統(tǒng)的侵襲，不經(jīng)檔案管理部門的同意，隨意調(diào)取檔案。

2 基于云計算的檔案信息化管理的舉措

2.1 統(tǒng)一信息檢索機制

要想解決檔案信息化管理中信息檢索機制不一的問題，應(yīng)該進行云模式下的資源重組，對分散的資源進行整合，更好地滿足檔案管理部門的需求。首先，應(yīng)該構(gòu)建統(tǒng)一的服務(wù)平臺，不斷對應(yīng)用接口進行優(yōu)化，同時在構(gòu)建一體化平臺的過程中還應(yīng)結(jié)合不同檔案管理部門的類型，進行科學(xué)合理的分類，從而構(gòu)建更加科學(xué)有效的相關(guān)機制，進而利用云計算的技術(shù)優(yōu)勢，進一步對檔案資料進行科學(xué)的調(diào)整，最終實現(xiàn)用戶和檔案部門都能通過云客戶端就能精準(zhǔn)的找到自身所需的檔案資料信息。其次，應(yīng)注重云計算檔案管理的服務(wù)功能，樹立服務(wù)意識，構(gòu)建完備的檔案管理體系，結(jié)合用戶的多元化需要，突破原有的陳舊的檔案管理理念，進而實現(xiàn)對檔案管理的規(guī)范化操作。最后，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)對不同類別的數(shù)據(jù)進行歸納，促成檔案信息資料的集中性管理，豐富云存儲服務(wù)器中的資源，從而節(jié)省人力與物力資源，提升檔案管理與用戶查詢的效率。此外，還可以促進檔案信息的檢索界面與存儲庫之間的有機聯(lián)合，進行更加豐富云計算存儲庫中的資源，能夠大大縮短用戶和相關(guān)單位檢索文件的時間。

2.2 建立數(shù)字化檔案進行資源整合

在傳統(tǒng)的檔案管理中，使用的是紙質(zhì)材料，不僅不利于保存，并且查詢相關(guān)資料也比較困難。針對這種情況，利用云計算技術(shù)建立數(shù)字化檔案進行資源整合，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的云管理。一方面，利用云計算存儲的方式可以將原有的紙質(zhì)檔案進行掃描，放入云存儲中進行保存。另一方面，相關(guān)檔案管理部門在將電子版的檔案資料進行電子整合存儲之后，一級單位就能對其進行直接的檢索，更好地實現(xiàn)一體化數(shù)據(jù)管理目標(biāo)。另一方面，基于云計算的檔案管理最主要的目的就是實現(xiàn)資源的共享，因此應(yīng)該對數(shù)字化檔案進行統(tǒng)一部署，最大化地發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢，利用云計算管理系統(tǒng)將各種設(shè)備高度整合，并為其提供檢索系統(tǒng)，對龐大的資料數(shù)據(jù)庫進行管控。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，檔案信息量也在不斷地增加，對資源的存儲也提出了更高的要求，而云計算存儲方式能夠很好地滿足新時代下檔案的存儲要求，有利于檔案資料的保存與查找。因而，利用云計算技術(shù)進行檔案管理有利于保證檔案資源的再分配，也有益于增強檔案管理部門的管理水準(zhǔn)，不斷完備檔案管理部門的服務(wù)功能。為不同類型的檔案進行標(biāo)記，使用戶可以在使用權(quán)限內(nèi)獲得全方位的云服務(wù)，基于云計算能夠有效達(dá)到檔案管理的預(yù)期目標(biāo)，將板塊分割的檔案資料進行統(tǒng)一 管理[2]。

2.3 增強檔案信息化管理安全性

針對云計算檔案管理中存在的隱私安全問題，應(yīng)不斷增強云計算存儲的安全性，相關(guān)部門應(yīng)該高度重視對檔案資料乃至用戶隱私信息的保護。一方面，從技術(shù)方面來看，相關(guān)檔案管理部門在應(yīng)用云計算時應(yīng)該引進相關(guān)的技術(shù)人才，加強對檔案信息的加密，并且設(shè)置相應(yīng)的訪問機制，實名制認(rèn)證訪問的用戶，從而能夠提高檔案查找的準(zhǔn)入門檻，限制檔案查找的用戶流量，同時也進一步避免不法之徒利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進行盜取，損害檔案部門的利益。另一方面，在思想意識方面，應(yīng)從理念源頭提升對隱私安全保護的意識，避免陷入對云計算技術(shù)的盲目崇拜中，應(yīng)該理性認(rèn)識技術(shù)對檔案管理的影響。此外，相關(guān)法律也要緊跟時代發(fā)展的需求出臺更多有關(guān)保護隱私的法律發(fā)揮，如今年生效的《民法典》，其中對于用戶隱私安全保護的問題就多次提及，為檔案信息化管理扎起法律的笆籬，有利于提高相關(guān)部門云計算檔案管理的安全性。

3 結(jié)論

綜上所述，云計算技術(shù)由于自身擁有海量的存儲性能與高效的信息共享機制，在檔案信息化管理方面發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。在日后的應(yīng)用中應(yīng)不斷優(yōu)化云計算存儲技術(shù)的應(yīng)用，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息管理的不足，進而充分發(fā)揮云計算技術(shù)在檔案管理方面所具有的優(yōu)勢，為檔案管理部門提高工作效率，更好地為人民服務(wù)奠定基礎(chǔ)。