電子檔案管理的保密工作研究

王宇航

（泰安市人力資源和社會保障局，山東 泰安 271000）

計算機技術的蓬勃發展在社會生活中催生了大量的電子檔案，對其進行高效管理是企業、社會機構、事業單位所必須正視的工作內容，尤其是其中的保密工作開展，直接與自身的安全性相關。電子檔案不同于紙質檔案，其安全性易受到來自互聯網的攻擊，且一旦泄密，會由于自身的快速復制特性造成巨大損失，基于此，保密工作重要性凸顯，對電子檔案管理中的保密工作進行深入分析研究，具有十分深刻的現實意義。

1 電子檔案特征及其保密管理工作的重要意義

1.1 電子檔案的特征

信息時代下，電子檔案具有十分顯著的優勢。首先，電子檔案可以通過一定的壓縮處理，進而使其占用空間較小，能夠做到便利管理；其次，電子檔案傳輸效率高，相關人員的查閱使用極為便捷。然而，與優勢相伴而生的即為電子檔案的安全風險，由于嚴重依賴計算機技術，電子檔案在存儲于管理的過程中極易受到來自網絡的攻擊，如黑客、木馬病毒等，造成電子檔案外泄，給自身帶來重大的損失。

1.2 電子檔案保密管理工作的重要意義

電子檔案在社會生活中的應用愈發普及，各類社會主體采用電子文檔形式管理檔案，極大地提振了自身的辦公效率，然而，在電子檔案的使用、傳輸、管理過程中，潛在的篡改、盜竊風險加劇，如電子檔案通過網絡傳輸的過程中有可能被復制，或是通過電子檔案存儲主機的端口進行復制等。做好電子檔案保密管理工作，就是給在信息世界中運行的各種檔案數據予以完備、有效的安全保障，從而規避因其泄露而給企業或單位所帶來的利益侵害。

2 電子檔案管理中保密工作存在的問題

2.1 保密相關法律法規發展滯后

電子檔案的出現給傳統的檔案管理工作帶來了巨大的變化，然而，我國對檔案保密工作的相關法律法規多集中于紙質檔案層面，對電子檔案保密這一領域則較少涉及，致使信息時代下的電子檔案保密工作相關法律法規不夠健全，檔案管理人員在部分情況無法做到依章依規開展工作。此外，一直以來，我國關于信息領域的法制建設總是無法跟上其發展步伐，呈現出相當程度上的遲滯性，這也導致作為其中重要一環的電子檔案保密管理受到了較大影響，相關制度基礎亟待夯實，部分尚存空白的法制規范領域需要及時填補。

2.2 檔案管理人員保密意識不強

一直以來，受到傳統紙質檔案保密工作的影響，工作人員會依照經驗主義將相關工作模式照搬至電子檔案的保密管理工作中來，現階段，開展電子檔案管理保密工作時，相關工作人員存在著保密意識不強的突出問題，致使其開展具體工作時會有所疏忽，不夠細致，引起電子檔案外泄的情況發生。如部分工作人員存在用公共計算機進行電子檔案文件查閱及傳輸的情況，亦或是對存儲有重要電子檔案文件的計算機不設置開機密碼等。

2.3 電子檔案保密技術應用落后

網絡環境的開放性與自由性特點對電子檔案保密管理工作的技術應用提出了全新的要求，同時亦給其帶來了不小的挑戰。當前，計算機攻擊事件頻發，竊密技術快速發展，而對應的反竊密技術亦迎來了巨大的進步，但是，就目前企業亦或是單位間運用諸反竊密技術的實踐嘗試較少，保密相關技術運用不熟練，完全跟不上網絡發展的步伐，為其應對竊密攻擊埋下了隱患。

3 優化電子檔案管理保密工作的策略建議

3.1 建立健全電子檔案管理保密工作制度

電子檔案管理的保密工作若要彰顯其成效，首要的一點在于建立起健全的電子檔案管理保密工作制度對其予以必要的支撐。健全的安全保密管理制度規范工作人員開展相關活動的重要保障，通過對電子檔案的使用、傳輸程序予以明確的規定，能夠有效地彌補管理上的疏漏，同時，還能夠讓電子檔案的管理井然有序，提升其使用效率。具體而言，首先，電子檔案在信息搜集這一源頭環節就需要保證其準確性、真實性、完整性，具體的存儲工作須緊扣相關標準；其次，在進行電子檔案的存儲之前，即須對計算機環境予以細致的檢查，防止計算機沾染病毒導致文件遭竊；最后，電子檔案應按其涉密層級予以科學的分類，輔之以針對性的加密處理。

3.2 強化電子檔案管理保密工作的技術應用

電子檔案管理中的保密工作，技術應用是其關鍵所在，只有通過先進技術的運用，方能使得電子檔案的安全性得到有效地保障。為此，需要從以下幾個方面入手開展相關工作：第一，在單位計算機系統中設置安全級別較高的防火墻，對公司、單位開展日常業務過程中可能遇到的惡意程序予以攔截，使其成為電子檔案保密工作的第一道防線；第二，設置安全系數較高的電子檔案管理密碼，對需要訪問電子檔案的用戶進行身份認證，從而降低不法分子盜取檔案信息的可能性；第三，采用先進的電子檔案信息加密技術，通過對信息本身的加密處理強化其安全性能。

3.3 打造一個兼具高素質與專業性的電子檔案管理團隊

電子檔案管理中的保密工作相對復雜，涉及的專業要求較高，為此，需要企業或單位在充分把握其內容的基礎上，打造一個兼具高素質與專業性的電子檔案管理團隊：其一，應積極變革工作人員的傳統檔案管理觀念，敦促其持續學習相關的保密工作知識，樹立起牢固的電子檔案安全意識；其二，構建基于專業素養提升的工作人員培訓機制，提升其專業化技能水平，可以通過選派員工代表赴保密工作水準較高的單位觀摩學習，或是聘請專家進行保密工作講座的方式，讓工作人員掌握先進的保密工作方式；其三，培養工作人員強烈的責任擔當意識，使其能夠做到嚴守公司、單位機密，細致開展相關工作，構筑起較高的職業道德素質。

4 結語

總而言之，電子檔案在當代企業、單位間的運用日益廣泛，做好對其相關的保密工作，是維護自身利益的必然舉措。為此，需要正視電子檔案保密管理工作中存在的問題，通過建立健全電子檔案管理保密工作制度、強化電子檔案管理保密工作的技術應用、打造一個兼具高素質與專業性的電子檔案管理團隊等方式，不斷優化保密工作實踐，從而為企業、單位的長遠發展奠定堅實的安全基礎。