信息化時代醫院檔案管理工作的思考

李 艷

（房縣人民醫院病案室，湖北 十堰 442100）

科學技術的不斷發展，使得信息化滲透到人們的日常生活和工作當中。信息化技術應用在多個行業后都得到了良好的反響，越來越多的行業也正在實行著信息化的改革。為了建成信息化社會，信息化改革就需要實行全方面覆蓋，醫院檔案管理也是屬于信息化社會建設的重要部分。由于醫院自身的特性，大量的信息與人員會在醫院中流動，這也是醫院檔案管理進行信息化改革的重要原因之一。醫療衛生系統的檔案管理，就屬于比較龐大的信息管理。因此，將醫院檔案管理信息化不僅能夠改革醫院檔案的管理方式，還能夠提高檔案管理工作的效率，完善醫療衛生系統的信息，進而為醫療事業服務作出巨大的貢獻。

1 信息化時代醫院檔案管理基本概述

1）信息化時代下的醫院檔案管理。顧名思義，信息化時代就是利用信息價值的時代。信息化的浪潮已經從發達國家推動到全球，這種時代的趨勢帶來了更好的來自信息及其附屬的發展前景。作為社會基礎建設之一的醫療領域，醫院檔案管理也應該與時俱進。在信息化時代醫院檔案管理中，信息化的檔案管理能夠捕捉到各種類型的信息資源，使得醫院的信息資源不斷豐富，進而提高了醫院之間不同部門的溝通效率[1]。其次，醫院檔案管理信息化也帶來了很大的便利，信息化的管理使得無論是工作人員的檔案還是患者檔案都能夠得到安全、便捷的無紙化管理。這也在一定程度上減少了檔案管理人員的工作量，也間接地節約了資源。患者的病歷能夠及時地做到審核、查驗，醫務人員的個人檔案能夠得到在評審時發揮出應有的作用，這些都是信息化檔案管理帶來的益處。

2）檔案管理數字化。檔案管理是單位對檔案及其包含的信息進行管理并提供相應的能夠應用到檔案信息的服務。檔案管理工作對于所在單位來說，不僅能夠提供經濟上、政治上的一些必要信息，還能夠對單位的工作有著重要意義。因此，隨著社會大環境的改變，檔案管理數字化也逐漸出現在人們視野當中，數字化的檔案管理不但能夠科學地規范檔案管理流程，還能夠提高醫院在檔案方面的工作效率。將檔案管理數字化會改善傳統檔案管理中出現的檔案信息更新困難、檔案查找復雜等問題。所有的檔案都會轉變為數字，儲存在計算機中，也會大大地減少了檔案管理的工作時間[2]。

2 當代醫院檔案管理現狀及原因

1）現狀。傳統的醫院檔案管理的現狀具體表現為檔案管理工作任務量大、任務流程復雜、檔案管理意識薄弱、檔案信息利用率差、無法及時進行信息傳遞。隨著信息化社會的發展，醫院雖然也開始逐步結合計算機設備進行檔案信息處理，但是仍然存在著一些問題。在計算機中進行檔案的管理，網絡環境的安全并未受到重視，其次，系統很大程度地依賴于計算機操作，對于檔案的管理操作很難進行相關記錄等。

2）原因。由于檔案管理人員自身素質較低造成的醫院檔案管理狀況不佳，稱之為由主觀因素造成的現狀。檔案管理人員的專業素質水平不高，沒有認識到檔案管理的重要性，繼而造成檔案管理工作的疏忽，檔案管理工作出現問題并且其信息利用效率不高。在醫院中從事檔案管理工作的人員往往不具備豐富的檔案管理經驗，針對復雜的檔案管理，很大可能會出現紕漏。此外，從事檔案管理的人員對于檔案資料的保管，還沒做到完全保密的狀態。這是由于檔案中的資料會被經常進行翻閱，很多檔案會被調取，檔案管理人員對于檔案的安全性和保密性無法進行保證[3]。

3）客觀因素。由于檔案管理工作流程及設備等造成的醫院檔案管理狀況不佳，稱之為客觀因素造成的現狀。在醫院的檔案管理工作過程中涉及的相關人員的信息較多，進而造成了檔案管理工作繁多，部分檔案管理復雜的情況。其次，此外，在醫院中，各科室之間對于信息無法及時進行有效的溝通，也會造成信息的滯留。特別是檔案信息管理流程本身也具有非常復雜、嚴肅的特點，這對于信息流動量巨大的醫院來說，都會對醫院的管理造成很大的問題。除此之外，檔案管理工作的相關設備還尚未完善，極易造成檔案的丟失、損壞。而且，現在部分醫院已經開始著手對檔案進行信息化改革，很多新型系統還未進行具體的實際操作，檔案管理工作人員對于系統陌生，無法在第一時間上就完成對傳統檔案管理的改變。

3 信息化時代醫院檔案管理的實施

1）積極健全檔案管理信息化流程。對于正在實施的信息化醫院檔案管理方案，其目的在于能夠結合信息的特點對醫療工作進行更好的服務。因此，一定要積極地去健全檔案管理信息化流程，保證在醫院當中，檔案管理流程能夠高效、科學。確保各個科室都具有檔案管理信息專員，保證醫院檔案工作能夠高效、迅捷地進行下去，充分利用檔案的價值，并且確定檔案的真實性、完整性。

2）科學利用信息化將檔案進行整理。信息化時代，醫院的檔案信息管理就更應該注重檔案管理體系的建設，提升電子檔案管理的規范化和標準化。無論是地方還是單位都應該建立獨立完善的檔案管理體系。采用不同的系統對醫院的檔案進行信息化管理，根據醫院的特殊屬性，對檔案管理中的采集系統、整理系統等等都做出特定的調整，保證醫院能夠很快地進行信息化檔案管理[4]。區別于其他單位，醫院本身就具有人口流動性大、信息包含范圍廣的特征。所以，對于信息化檔案管理，不但要求其能夠完成醫院在行政管理方面的信息整理工作，還要求對于檔案管理能夠保證信息傳輸迅速、安全。

3）加強相關人員的培訓。對從事醫院檔案管理的人員進行培訓，信息化檔案管理對工作人員的素質有很高的要求，不僅要求他們具備一定的醫學基礎知識，還要求他們具備一定的計算機知識。因此，對于能夠從事醫院檔案管理的工作人員進行計算機技術的定期培訓，另外還要配備一名計算機技術豐富的工作人員，在系統出現問題的時候及時進行維護，保證不影響醫院的正常業務進行。同時，也要對檔案管理進行制定標準化細則，對于組織上要求的規范要做好，確保檔案基礎管理工作能夠落到實處。

4 結語

醫院的檔案管理不但對于醫院的行政事務有著很大的幫助，對于醫院的患者病歷檔案也起到了很大的作用。因此，在信息化時代，對醫院的檔案管理進行信息化改革是很有必要的。能夠結合時代發展做出具體改變，進行信息化的融合，不僅實現了現代化的醫療衛生系統的檔案管理工作，還實現了跨階級的檔案管理工作水平的提高。檔案管理信息化彌補了傳統檔案管理的不足，推動了醫療體制的進一步改革、發展，這對于我國的醫療事業有著重要意義。