檔案信息化建設的前期探索

陳文媛

（海南省海口市人民醫院，海南 海口 570208）

在信息化時代，檔案信息化是辦公自動化、無紙化建設中的重要組成部分，電子檔案管理相比紙質檔案管理的效率要高很多，計算機可以基于關鍵信息快速直接地提取檔案，并能夠便捷地實現檔案傳輸或共享。作為一名醫院檔案管理工作人員，在與各類文書、合同、函件、基建項目資料類的檔案接觸過程中發現，檔案信息化建設有著龐大的工作體量，尤其是對以往檔案的數字化歸檔工作較為繁瑣。但是當最終實現檔案信息化建設之后，紙質檔案與電子檔案就能夠實現互補，也可以形成更為完善的檔案管理模式。

1 檔案信息化建設的內涵及現實意義

1）檔案信息化建設的內涵。檔案信息化建設是指利用信息化設備和技術對各類檔案進行數字化的管理，原本的紙質檔案可以直接通過掃描、拍照、信息重新提取等形式來轉變成電子檔案。就當前來看，檔案信息化建設已經成為一種必然的發展趨勢，特別是在我國行政部門的無紙化辦公改革中，正在采取多種信息化的方式來進行檔案資料的收集，在各類企事業單位中，檔案信息化建設也在逐步深化。

2）檔案信息化建設的現實意義。檔案信息化建設是現代信息化、網絡化社會的發展要求，通過檔案信息化建設，可以實現檔案錄入、存儲、傳遞、接收、提取、利用等工作的體系化，并讓所有的檔案管理工作形成統一、標準、規范的操作。檔案信息化還可以更為快捷地找到不同檔案之間的信息關聯，利用“關鍵詞”的方式來進行相關資料的搜索，可以一次性獲取到全面的資料內容，并且相應資料可以按照年限進行有序排列。檔案信息化建設還具有戰略性的意義，其可以在關鍵時刻實現信息資源的共享，達到遠程共享、互惠互利的作用。

2 檔案信息化建設中存在的難點

1）檔案信息化管理平臺建設問題。檔案信息化建設是對原有檔案管理工作的徹底革新，檔案錄入和管理的手段發生了變化，使得檔案管理工作必須要依托于檔案信息化的管理平臺來實現。當前，在我國檔案信息化管理模式的發展下，不少專業的檔案信息化管理平臺應運而生，相關單位只需要采購此類平臺，并獲取相應的使用權即可，但是，由于各類單位的實際運營情況存在不同，這些平臺上所設定的操作程序、頁面、內容細節等可能與相關單位的要求存在不符，檔案管理人員應用起來并不夠得心應手。而如果每個單位都自己重新開放檔案信息化管理系統、建設自己的平臺又需要耗費高額資金，得不償失。

2）檔案數字化管理的標準制定問題。想要實現高效的檔案信息化管理，就必須有著專業的檔案數字化管理的標準，但是很多單位雖然在嘗試走檔案信息化路線，但是沒有制定好檔案數字化管理的標準，在錄入數字化檔案時，出現了信息殘缺不足、信息錯誤的問題，這可能會造成檔案的不真實性，影響檔案本身的價值。而且原本的檔案管理人員習慣了較慢的工作模式，一旦實現全面無紙化辦公之后，檔案管理人員就面臨著“提質增效”的考核任務，一些工作人員短期內難以適應快節奏的工作模式。

3）檔案備份及紙質檔案的管理問題。檔案信息化管理除了將檔案存錄為數據形式之外，還要對檔案進行有效的備份，但是一些單位及工作人員由于缺乏經驗，沒有做好重要檔案的備份，導致因為一些難以預估的硬件損壞、軟件系統故障等問題無法提取出相應的檔案資料。另外，對于紙質檔案的銷毀及留存問題也較少有相應的明確規定，一般是由檔案工作人員自行根據檔案資料的重要程度、年限等來進行銷毀或者留存，很可能出現誤銷毀或者過度留存、占用空間的問題。

4）檔案保密及安全管理問題。檔案信息化管理面臨著檔案保密和安全方面的問題，因為，開展檔案信息化管理的計算機一般都處于聯網狀態，完全不聯網的可能性極低，在網絡通聯的情況下，就可能存在網絡病毒、木馬、黑客等的襲擊，這些外來的襲擊可能在有意或者無意中導致檔案信息的泄露。很多機密性的檔案信息泄露的話會給相關單位帶來難以估量的損失，包括名譽損失、經濟損失等。

3 檔案信息化建設的有效策略

1）改進和應用檔案管理平臺，打造“智慧檔案室”。相關單位在引進和使用檔案管理平臺時，應多方考察，結合自身單位的實際情況來選擇平臺和系統供應公司，比如專門針對醫院檔案管理，就需要考慮到醫院內部檔案管理的實際需求。在引進檔案管理平臺時，可要求供應公司對原有系統進行必要的調整和改進，比如醫院檔案管理中有基建檔案資料方面的管理內容，與普通文件類資料的管理要求不同，所以，需要一個專門的管理界面。通過完善和優化檔案管理平臺，可以打造出“智慧檔案室”，讓傳統的檔案部門走向信息化、智慧化。

2）制定檔案數字化管理標準，提高人員信息素養。在開展檔案信息化管理時，還需要基于精細化管理的要求，制定檔案數字化管理標準，并同步提高檔案管理工作人員的信息素養及工作效率，要求其認真對待檔案信息化的每一個方面的內容及要求。比如在電子檔案的歸檔管理中，應要求電子檔案的標題、標簽關鍵詞、簡介及綱要的完整性，這樣，在提取檔案信息時就會更加容易，閱讀檔案詳細內容之前，也可以了解到該檔案信息是否是所需的信息，避免浪費查詢時間。又如，在進行一些特定檔案信息管理時，頁面上應設定好必填項和選填項，這樣，如果工作人員忘記填寫某些項目，則無法進行下一步工作，可避免檔案信息內容的缺失。

3）做好檔案備份及分類管理，推進綠色檔案服務。檔案信息化管理還需要做好檔案備份和分類管理工作，一般來說，絕大部分檔案信息資源都是需要進行備份的，而且一些極為重要的內容不止需要備份一份，甚至需要備份兩份。系統中備份和系統外備份也需要進行區分。在系統內備份較為簡便，但是系統出問題的話，備份也可能丟失或損壞，現在應用較多的是云存儲和云備份，這樣將相應的檔案信息資料備份到云端，即便本機或者系統出現問題，也可以從云端提取出來。另外，要注意對紙質檔案的科學備份，減少紙質檔案的應用，推進綠色、環保、電子化的檔案服務。

4）做好檔案保密及安全管理，設定層級管理權限。檔案信息化建設還必須加強保密和安全管理工作，首先，應對單位內部使用的網絡、防火墻、殺毒軟件等進行檢查，確保都處于安全無風險的狀態；其次，要在錄入檔案信息時就確定好相應信息的保密等級，系統可根據保密等級來對檔案信息的閱覽、調取、傳輸、共享等權限進行自動設定；最后，同步設定層級管理權限，只有具有一定權限的工作人員才能夠登陸檔案管理系統，并可查看不同權限等級的檔案管理資料，有查看權的不一定具有修改權。

4 總結

綜上所述，檔案信息化建設是大勢所趨，各單位必須轉變檔案管理思路和模式，適應信息時代的要求，引進專業的檔案管理平臺和系統，開展電子化、數字化檔案的建設，與此同時，要提高檔案管理人員的信息素養，從而做好檔案備份管理和維護工作，形成檔案信息化服務意識。