機(jī)關(guān)文檔管理中心運(yùn)行模式的調(diào)查和分析

宋宛苧 于 微

（吉林省地勘局物業(yè)管理中心，吉林 長春 130061）

1 引言

在城市建設(shè)發(fā)展中，機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)單位在社會(huì)中發(fā)揮出行政管理和服務(wù)的重要職能，圍繞國家檔案事業(yè)發(fā)展的新思路，將創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、開放的理念融入到檔案工作中是更充分地發(fā)揮出機(jī)關(guān)檔案效能的重要內(nèi)容。機(jī)關(guān)文檔管理中心是現(xiàn)代化城市建設(shè)中把握發(fā)展機(jī)遇，堅(jiān)持服務(wù)民生、服務(wù)社會(huì)的檔案工作重要載體，必須堅(jiān)持走創(chuàng)新發(fā)展的道路，承擔(dān)起應(yīng)有的社會(huì)責(zé)任。

2 機(jī)關(guān)文檔管理中心成立背景

機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)類型多，部門多，因此每個(gè)部門有很多的檔案，傳統(tǒng)文檔管理采用獨(dú)立檔案管理的方式。在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以及對檔案工作進(jìn)行評價(jià)的過程中，暴露出一個(gè)突出問題，即需要管理的檔案數(shù)量多，但是檔案部門的人員數(shù)量沒有增加，使文檔管理效率低下。再加上檔案數(shù)量的增多使辦公場地和檔案存儲(chǔ)空間越來越緊張，檔案管理的設(shè)施和設(shè)備空間不足，對文檔管理的質(zhì)量和效率造成不利影響。面對這樣的情況，整合各項(xiàng)資源，以更加集約化的管理模式對機(jī)關(guān)文檔進(jìn)行管理是解決傳統(tǒng)管理模式的有效途徑，機(jī)關(guān)文檔管理中心應(yīng)運(yùn)而生。機(jī)關(guān)文檔管理中心采用集中統(tǒng)一的管理模式，設(shè)置同一套管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，文檔管理人員配置更加合理，文檔管理空間和設(shè)施更加有序，使機(jī)關(guān)文檔管理運(yùn)作更加規(guī)范有序，在很大程度上提升了文檔管理效率。

3 正確認(rèn)識機(jī)關(guān)文檔管理工作

機(jī)關(guān)文檔管理中心具有多名有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理業(yè)務(wù)骨干人員，負(fù)責(zé)對機(jī)關(guān)文檔管理工作進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的接收和檔案資源的利用。采用專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和質(zhì)量監(jiān)督的方式，注重將文檔管理質(zhì)量把控工作提前，盡力從源頭上做到高質(zhì)量高效率地完成相關(guān)環(huán)節(jié)的工作。

機(jī)關(guān)文檔管理中心采用同樣的一套文檔管理制度，對每一個(gè)文檔管理環(huán)節(jié)制定了具體的管理流程和管理標(biāo)準(zhǔn)。所有的文檔管理工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對文檔接受、文檔移交、文檔歸類、文檔利用等內(nèi)容進(jìn)行知識和技能的指導(dǎo)。對文檔管理中的一些重點(diǎn)事項(xiàng)和容易出現(xiàn)問題的事項(xiàng)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，使機(jī)關(guān)文檔中心的人員隊(duì)伍具有良好的業(yè)務(wù)技術(shù)水平。機(jī)關(guān)文檔管理中心中對檔案保密、檔案查閱、檔案保管、檔案利用等方面制定了詳細(xì)的規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，明確了各個(gè)崗位的職責(zé)，為機(jī)關(guān)文檔管理中心開展具體工作奠定了強(qiáng)有力的基礎(chǔ)條件。

為提升機(jī)關(guān)文檔管理中心的服務(wù)水平，檔案工作人員積極轉(zhuǎn)變工作思路，變被動(dòng)為主動(dòng)，以更強(qiáng)的服務(wù)意識與相關(guān)單位進(jìn)行溝通聯(lián)系，主動(dòng)開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。結(jié)合不同單位的實(shí)際情況，靈活采用上門指導(dǎo)、網(wǎng)絡(luò)指導(dǎo)、電話指導(dǎo)等多樣化的溝通聯(lián)系方式，使相關(guān)單位能夠?qū)n案業(yè)務(wù)的要求和標(biāo)準(zhǔn)有更準(zhǔn)確地認(rèn)識，加快檔案移交進(jìn)度，提高檔案歸檔質(zhì)量。利用信息化技術(shù)，做好檔案的數(shù)字化工作，解決檔案數(shù)字化進(jìn)程中的問題，積極推進(jìn)檔案修復(fù)、檔案數(shù)據(jù)遷移、檔案掛接，使機(jī)關(guān)文檔數(shù)據(jù)庫范圍增大。

圍繞機(jī)關(guān)文檔管理中心的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真落實(shí)好檔案移交工作。根據(jù)機(jī)關(guān)文檔管理中心的檔案情況進(jìn)行摸底，對檔案的類別和數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，明確需要移交檔案的時(shí)間表，在規(guī)定的期限內(nèi)和各相關(guān)單位做好銜接，按照文檔移交的制度和流程進(jìn)行整理移交。采用文檔移交審查工作，對文檔資料不齊全、移交格式不準(zhǔn)確的情況進(jìn)行修正，確保檔案收集完整、及時(shí)、準(zhǔn)確。

4 科學(xué)分類檔案文件材料

在文件材料的分類環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照檔案分類管理制度進(jìn)行，結(jié)合文檔管理中心設(shè)置的不同檔案門類，實(shí)施統(tǒng)一的文件材料分類方案。機(jī)關(guān)檔案的文件材料分類可采用年度分類的方式，還可以采用保管期限分類的方式，以及不同機(jī)構(gòu)分類的方式或者不同問題分類的方式。對于不同門類的文件，或者不同形式的載體，在分類的過程中，應(yīng)采用適宜的檔案分類方法，不同的分類方法之間協(xié)調(diào)呼應(yīng)，避免相互沖突，影響歸檔質(zhì)量和歸檔效率。設(shè)置檔案編號和目錄。通過設(shè)置合理有序的檔案編號，更科學(xué)地體現(xiàn)出檔案的來源，檔案的類別，為檔案分類體系的完善以及檔案存放排列順序提供基礎(chǔ)條件。在檔案編號環(huán)節(jié)應(yīng)注意不同形式的文件材料應(yīng)采用不同的編號。

5 有效掌握機(jī)關(guān)文檔整理步驟

首先，對機(jī)關(guān)文檔的歸檔途徑進(jìn)行嚴(yán)格把控。機(jī)關(guān)文檔來源于大量的機(jī)關(guān)文件，在文檔歸檔工作中要明確文檔的類型、文檔的排版、文檔的裝訂等具體標(biāo)準(zhǔn)和要求。在整理文檔的過程中，應(yīng)注意檢查文檔歸檔手續(xù)是否在合理的時(shí)間期限內(nèi)，注意檢查文檔的標(biāo)題、相關(guān)單位以及文檔的落款日期是否與文檔整理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)相符合。對各種公文或草擬文件，應(yīng)對文檔的各種批注簽字等內(nèi)容進(jìn)行檢查，確保文檔內(nèi)容完整。對文檔中文字記錄的內(nèi)容進(jìn)行整潔度和清晰度的檢查，確保歸檔文件中的字跡清晰、整潔，不存在涂覆或模糊的地方。

其次，對機(jī)關(guān)文檔中的各種文件進(jìn)行清晰的梳理，把握好文件之間的相互關(guān)系。在機(jī)關(guān)文檔中有部分文件是需要?dú)w檔的，但是有些文件是不需要?dú)w檔的。對重復(fù)的文件進(jìn)行梳理，保留一份，為歸檔工作進(jìn)行文檔質(zhì)量的把關(guān)。在整理檔案的過程中，檔案人員應(yīng)注意對文件歸檔的時(shí)間期限，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成立卷歸檔工作。結(jié)合文檔的不同類型，依據(jù)現(xiàn)行的檔案整理和歸檔要求，將不同內(nèi)容、不同形式以及不同作用的文件進(jìn)行合理區(qū)分，提升文檔的條理性，使文檔整理工作更加簡潔高效。

其三，對案卷質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控。機(jī)關(guān)文檔整理的完整性對于檔案資源的利用有很重要的意義。只有對案卷質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的控制，才能為檔案資源價(jià)值的發(fā)揮奠定可靠的基礎(chǔ)條件。根據(jù)機(jī)關(guān)文檔管理中心指定的統(tǒng)一規(guī)定和操作規(guī)范，認(rèn)真完成案卷裝訂工作。在立卷或組件工作中，根據(jù)文書檔案的類型、照片檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等以張為單位進(jìn)行整理。對于不同的檔案類型，如人事檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等以卷為單位進(jìn)行整理。其他的檔案類型根據(jù)文檔管理中心的規(guī)定，并結(jié)合實(shí)際需要以件或者卷為單位進(jìn)行整理。在立卷工作中，嚴(yán)格遵循技術(shù)規(guī)程中的方法，根據(jù)統(tǒng)一的規(guī)定將目錄納入文檔檢索工具中，同時(shí)滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索的要求，使文檔信息查詢更加方便。遵守機(jī)關(guān)文檔保存環(huán)境設(shè)施管理制度，對檔案存儲(chǔ)環(huán)境條件進(jìn)行科學(xué)控制，保證檔案存儲(chǔ)設(shè)施條件良好，提升機(jī)關(guān)檔案保存的安全性。

6 結(jié)語

綜上所述，機(jī)關(guān)文檔管理中心的投入運(yùn)行是我國檔案事業(yè)發(fā)展的創(chuàng)新成果，拓展了檔案管理的工作思路，有效解決了傳統(tǒng)檔案分散式管理效率低，管理成本高的問題，實(shí)現(xiàn)了高質(zhì)量高效率的檔案管理目標(biāo)。未來，機(jī)關(guān)文檔管理中心運(yùn)行中，工作人員將不斷擁抱新技術(shù)，融合新理念，以更加精細(xì)化的方式來開展機(jī)關(guān)檔案管理工作，使機(jī)關(guān)檔案管理更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的要求，更充分地發(fā)揮出檔案管理的社會(huì)效能。