鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案精細(xì)化管理策略探究

何先榮

（朝陽鄉(xiāng)人民政府，四川 達(dá)州 635100）

1 引言

隨著改革的不斷深化和社會環(huán)境的復(fù)雜變化，經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，對檔案管理工作提出了更高的要求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層作為檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，較高的檔案管理質(zhì)量對推動基層社會發(fā)展提供有效支持。但是在實(shí)際的檔案工作中存在著一些問題，制約著管理效果的提升，需要檔案管理部門對工作中的不足進(jìn)行深入研究，堅(jiān)持以問題為導(dǎo)向，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路，構(gòu)建精細(xì)化的管理模式，推動檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提升，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供有效支持。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作中存在著的不足

1）管理思路較為傳統(tǒng)。檔案管理工作的高效開展對推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展起到積極作用，檔案工作涉及基層經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，檔案收集和整理壓力較大，信息技術(shù)在社會生產(chǎn)生活中的廣泛應(yīng)用，使得大量的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)隨之出現(xiàn)，增大了檔案管理難度。基層檔案部門的管理思路較為傳統(tǒng)，缺乏主動創(chuàng)新意識，對先進(jìn)的管理理念和方式方法缺乏有效的引進(jìn)利用，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。同時在檔案工作中存在重管理、輕利用的片面思想，對檔案利用環(huán)節(jié)缺乏有效的改進(jìn)，無法保證較高的檔案資源利用率，不利于檔案價值的高效 實(shí)現(xiàn)[1]。

2）信息化建設(shè)相對滯后。為適應(yīng)信息時代發(fā)展需求，基層檔案管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化管理模式的轉(zhuǎn)型，能夠?qū)?shù)字化資料進(jìn)行有效的管理。但是當(dāng)前信息化建設(shè)相對滯后，相關(guān)的設(shè)備和技術(shù)缺乏有效地維護(hù)和升級，影響管理效率。同時檔案利用方式較為單一，主要是提供簡單的查詢調(diào)用服務(wù)，無法有效滿足使用需求，無法實(shí)現(xiàn)對檔案資源的遠(yuǎn)程調(diào)用。

3）缺乏完善的管理機(jī)制。完善的檔案管理制度是保證檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，而現(xiàn)有的管理制度已經(jīng)無法滿足檔案工作需求，不能對管理工作形成全面的規(guī)范，容易出現(xiàn)管理漏洞，影響檔案工作成效。特別是信息技術(shù)的運(yùn)用使得檔案工作流程發(fā)生了很大的變化，而在管理工作中缺乏長效管理機(jī)制建設(shè)，對相關(guān)的規(guī)章制度無法進(jìn)行及時的調(diào)整，無法形成較好的管理質(zhì)量[2]。

4）檔案安全問題凸顯。網(wǎng)絡(luò)是構(gòu)建信息化檔案管理體系的重要基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了檔案資源和管理信息的高效傳遞，有效提升了檔案工作的覆蓋面。網(wǎng)絡(luò)安全威脅已經(jīng)成為影響檔案安全的重要因素，當(dāng)前基層管理部門對網(wǎng)絡(luò)安全缺乏正確的認(rèn)識，缺乏完善的安全管理規(guī)范，對先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)缺乏合理地利用，影響檔案工作的正常開展。

3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作存在不足的原因分析

1）缺乏重視和支持。政府部門對基層檔案的重視和支持是推動檔案工作高效開展的重要基礎(chǔ)，檔案工作涉及社會運(yùn)行的各個環(huán)節(jié)，為保證檔案的完整性，需要相關(guān)職能部門和基層群眾進(jìn)行積極的配合，而當(dāng)前政府部門對檔案工作缺乏有效的政策支持，無法為檔案工作開展提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境基礎(chǔ)。同時資金投入相對不足，相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施配置不夠完善，影響信息化建設(shè)進(jìn)度，無法對先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)利用[3]。

2）檔案管理意識較為薄弱。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理意識較為薄弱，對檔案工作的重要作用缺乏正確的認(rèn)識，無法保證檔案管理機(jī)制的貫徹執(zhí)行。檔案宣傳工作落實(shí)不到位，對相關(guān)的檔案法規(guī)和政策方針缺乏高效的推廣，無法保證檔案規(guī)章制度的嚴(yán)格執(zhí)行，容易出現(xiàn)歸檔困難的問題。

3）管理人員的素質(zhì)能力存在不足。檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要管理人員對資料信息進(jìn)行全面的收集和整理，而當(dāng)前基層檔案管理隊(duì)伍建設(shè)相對滯后，崗位配置不夠完善，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)存在不足，無法保證檔案工作的高效開展。對管理人員缺乏有效的培訓(xùn)教育，管理力度相對不足，不利于管理水平的提升[4]。

4 以精細(xì)化管理策略提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理質(zhì)量

1）優(yōu)化管理思路。基層檔案工作的高效開展對推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展起到積極作用，管理部門要對檔案工作價值形成正確的認(rèn)識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路，提升主動創(chuàng)新意識，積極引進(jìn)精細(xì)化管理理念和方式方法，對檔案管理進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，推動管理質(zhì)量的提升。要加強(qiáng)重視和投入力度，強(qiáng)化政策和資金支持，積極協(xié)調(diào)相關(guān)職能部門，提升檔案管理意識，保證歸檔工作的高效落實(shí)。同時要加強(qiáng)宣傳教育，提升基層群眾的檔案意識，積極配合檔案部門工作，營造積極的管理環(huán)境。要重視檔案資源利用，提升管理部門的服務(wù)意識，對檔案利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，推動檔案價值的高效實(shí)現(xiàn)，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)保障。

2）完善管理制度。管理部門要充分結(jié)合精細(xì)化管理要求，對管理制度進(jìn)行科學(xué)完善。一是要建設(shè)長效管理機(jī)制，根據(jù)實(shí)際檔案工作情況，對相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行動態(tài)化調(diào)整，實(shí)現(xiàn)對管理工作的有效規(guī)范。二是要落實(shí)責(zé)任機(jī)制，明確權(quán)責(zé)劃分，對檔案管理崗位職能進(jìn)行科學(xué)設(shè)定，推動精細(xì)化管理理念的高效滲透，做到責(zé)任落實(shí)到人，提升檔案管理質(zhì)量。三是要完善監(jiān)督機(jī)制，對檔案工作流程進(jìn)行全面監(jiān)督，落實(shí)管理信息公開，積極收集意見建議，對管理成效形成及時準(zhǔn)確的反饋，為管理制度的完善提供科學(xué)的依據(jù)和參考。

3）加強(qiáng)信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。管理部門要加強(qiáng)對信息化建設(shè)的重視和投入，強(qiáng)化信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的科學(xué)升級。要合理利用先進(jìn)技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，有效提升管理系統(tǒng)運(yùn)行效率，降低管理成本。同時要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系建設(shè)，建設(shè)完善的安全管理制度，對管理活動進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，有效提升安全防護(hù)水平。要合理利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對外界網(wǎng)絡(luò)威脅的有效抵御。如構(gòu)建智能化防火墻，科學(xué)把握防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)據(jù)交互環(huán)節(jié)形成全面的監(jiān)控，對異常數(shù)據(jù)進(jìn)行及時地發(fā)現(xiàn)和處理。要利用VPN技術(shù)搭建虛擬網(wǎng)絡(luò)，與公共網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效的隔離，防止網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵。

4）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，管理部門要加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，積極引進(jìn)有效的專業(yè)人才，充實(shí)管理隊(duì)伍。要加強(qiáng)管理力度，完善培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合具體工作需求，制定科學(xué)的培訓(xùn)策略，將信息知識技能作為重要的培訓(xùn)內(nèi)容，推動管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。要完善考核評價機(jī)制，根據(jù)具體的崗位職能設(shè)置考核標(biāo)準(zhǔn)，將考核結(jié)果與激勵政策進(jìn)行有效結(jié)合，激發(fā)管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

5 結(jié)語

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案工作的高效開展對推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展起到積極作用，基層檔案部門要嚴(yán)格按照檔案管理法律法規(guī)要求，結(jié)合基層實(shí)際情況，提升主動創(chuàng)新意識，對檔案工作中存在的不足進(jìn)行深入研究，堅(jiān)持以問題為導(dǎo)向，積極探索科學(xué)的檔案管理創(chuàng)新策略，構(gòu)建精細(xì)化的管理體系，推動檔案工作水平的提升。