PDCA循環在醫院文書檔案管理中的應用

張曉霞

（淄博市第七人民醫院，山東 淄博 255000）

通常意義上所指的PDCA循環，是以特定的品質工作為目標，在規劃，執行，核查以及行動的基礎上展開的一系列活動，目的是推動目標和任務的準確執行，推動品質的持續改善。而就醫院的文書檔案管理來講，PDCA循環模式的應用，可以把過去的舊信息轉化為新的信息，處理新信息中存在的問題和隱患，提高醫院文書檔案管理的質量和安全穩定性。這也就足以說明，PDCA循環的過程也是信息高效處理的鮮明體現，醫院可以在這一模式的引導下，構建更加完善且現代化的管理模型，推動自身文書工作的現代化轉型。

1 分析醫院文書檔案管理中存在的主要問題

首先，有相當一部分醫院都沒有構建完善的文書檔案管理機制，部分領導層和管理層并沒有真正認識到檔案整合的重要性，沒有提高對文書工作的重視和關注，所以機制的運行也缺乏可靠的引導和依據，最終顯露出混亂卻無序的狀態。再加上，醫院文書檔案本身就涉及多個方面的信息，管理工作十分復雜，需要兼顧到不同類型的主客觀因素，不僅涉及醫院本身，也涉及其他不同的部門。這也就意味著，醫院文書檔案管理部門需要與其他部門之間展開溝通和交流，但由于檔案管理機制的匱乏，所以部門與部門之間的溝通也十分不順暢，這就導致許多文件信息的遺漏和缺失，使得文書管理工作缺乏完整性和可靠性。

其次，醫院在文書檔案管理中投入的精力是相對有限的，工作投入力度不夠，沒有針對文書檔案管理工作購置全套的設備和器材，這就在很大程度上限制許多復雜信息處理工作的正常開展，也降低了管理部門工作的積極性和主動性。之所以會出現以上這一問題，根本原因也在于醫院沒有重視檔案文書管理工作。

最后，醫院并沒有構建專業化的文書管理隊伍，缺乏專業的檔案管理人才，所以也影響了許多任務的有效執行。大部分醫院都沒有加大對管理人員的培訓力度，管理人員沒有及時更新自己的知識和技能，仍舊按照傳統的方式處理各種信息，不僅增加了自身的工作量，也會出現許多遺漏和疏忽。除此之外，醫院并沒有對管理制度進行修改和完善，所以也導致檔案管理人員與實際工作的要求不相匹配。

2 分析PDCA循環在醫院文書檔案管理中的應用方法

2.1 規劃環節

規劃環節主要強調的是PDCA循環在醫院文書檔案管理中，衍生出的檔案管理制度。醫院可以在這一模式的引導下，完善現有的機制和體系，對有價值的信息和數據做出準確的篩選，并做好整理和保存工作。在這其中，信息儲存的方式也十分多種多樣，可以是數據，也可以是文字圖片或者是音頻，管理人員可以在后續把信息進行分類歸檔，加以綜合利用。例如，如果醫院執行了特定的科研課題，管理人員就可以充分利用與課題有關的資料，例如課題項目申報文件，評審意見報告，科研成果報告等等，作為檔案管理的重要素材。這也就意味著，PDCA循環的規劃環節，可以讓醫院及時篩選出有價值且有意義的文件，提高工作的質量，省略不必要的繁瑣步驟[1]。

2.2 執行環節

執行環節是以規劃環節為前提的，是對規劃環節的詳細展開和落實，也是規劃環節的后續部分。這也就意味著，醫院在開展文書檔案管理工作的時候，應當制定更加完善的管理機制，給管理人員以更加明確的參考和指揮，讓管理人員能夠有章可循，明確自己的工作目標和方向。對此，醫院需要在PDCA循環的引導下，做好年度計劃執行工作，管理人員要嚴格按照醫院年度歸檔計劃，完善信息的處理，避免出現遺漏或者是缺失等問題。同時，醫院應當加大對自身隊伍的培訓力度，要讓檔案管理人員明確自己的工作性質和內容，自覺約束思想和行為，及時更新自己的知識體系和框架，提高文書管理的效率和質量。而且，醫院應當構建信息化管理機制，加大資金的投入，配備更加全面的器材，把文書檔案管理和技術緊密結合到一起[2]。

2.3 核查環節

核查環節是對執行環節的核實與監督。具體來講，管理人員需要按照特定的期限，對醫院的文書檔案管理工作質量進行檢查，而且要核實年度計劃完成的情況和效果，在這里，核查的內容應當涉及那些已完成的，未完成的，還要分析完成的效果具體如何。當檢查告一段落之后，管理人員還要及時上報從中觀察的問題，針對問題的原因進行總結和分析，然后對現有的檔案管理制度進行調整，修改并不是和醫院自身發展的條例，并影響后續工作的正常開展。

2.4 行動環節

行動環節針對的是核查環節的分析結果，目的在于提出更加可行且有效的改進措施。具體來講，在PDCA循環的引導下，醫院可以針對文書檔案歸檔中存在的漏洞，做出提煉和升華，構建出更加完善的歸檔方案，推動后續工作的有效開展。除此之外，醫院還應當對文書檔案管理人員進行繼續教育，要讓管理人員積累更多的經驗和教訓，提高自己的職業素養和道德修養。

3 結束語

總的來說，當下醫院文書檔案管理工作仍舊存在意識薄弱，機制欠缺等鮮明問題，這些都是影響醫院正常發展的重要因素，正因為如此，推動PDCA循環的應用才顯得更加急迫且必要。本文通過規劃環節，執行環節，核查環節和行動環節，論述了PDCA循環的應用方法，充分結合了醫院文書檔案管理工作的特點，具有理論上的合理性與實踐上的可行性。在未來，醫院也應當定期開展檔案管理考評分析會議，及時收集基層員工的反饋意見。