不動產(chǎn)登記檔案管理的探索與實踐

姚 萍

（烏魯烏齊市自然資源和不動產(chǎn)登記中心，新疆 烏魯木齊 830000）

1 引言

隨著社會建設(shè)的高端智能化程度愈加提高，不動產(chǎn)事業(yè)的建設(shè)也隨之發(fā)生變化，特別是不動產(chǎn)的檔案建設(shè)都向著信息規(guī)范化和技術(shù)化管理推進(jìn)。為了更好地維護(hù)不動產(chǎn)所有者的權(quán)利，這使得在不動產(chǎn)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)中，檔案管理的質(zhì)量水平成為當(dāng)前國民群眾關(guān)注力度較大的要點問題。為進(jìn)一步提升服務(wù)質(zhì)量，適應(yīng)現(xiàn)代快速變更的發(fā)展需要，創(chuàng)新科學(xué)信息化的不動產(chǎn)檔案管理方式尤為重要。而作為一位合格的現(xiàn)代不動產(chǎn)檔案管理工作者，應(yīng)當(dāng)積極探索新形勢下的檔案管理方式，借助于現(xiàn)代技術(shù)的優(yōu)勢來有條不紊地開展檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)高效轉(zhuǎn)變。

2 不動產(chǎn)檔案管理工作的優(yōu)化意義

不動產(chǎn)產(chǎn)業(yè)相對而言區(qū)域性較廣，管理項目也較為分散，依靠老舊的紙質(zhì)檔案管理模式，很容易造成信息檔案的不穩(wěn)定性和不安全性。而現(xiàn)代技術(shù)作用下的科技管理方式，可以有效的突破空間是的局限和時間上的束縛，幫助管理工作者及時獲取信息、更新管理項目，從而更好地實現(xiàn)管理工作的現(xiàn)實效益和效率。

并且，不動產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展進(jìn)程伴隨著現(xiàn)代社會的需要而不斷地更新，個人不動產(chǎn)產(chǎn)業(yè)的交易和樓盤現(xiàn)房、新房的交易頻率在不斷的上升，且暫無回攏趨勢。因此，不動產(chǎn)產(chǎn)業(yè)以往所涉及的信息管理問題便逐漸凸顯，在此條件背景下，優(yōu)化不動產(chǎn)產(chǎn)業(yè)的檔案管理和信息建設(shè)變得分外重要。首先是在不動產(chǎn)檔案管理的資信證明上，不動產(chǎn)的檔案信息建設(shè)為交易雙方提供各種買賣的交易記錄和信息變動，從而為不動產(chǎn)權(quán)益者提供必要的資信資質(zhì)證明。其次，是在不動產(chǎn)檔案管理的精準(zhǔn)性能上，信息化的管理方式彌補了以往紙質(zhì)管理的缺陷與不足，促使不動產(chǎn)檔案管理的專業(yè)化程度越來越高，且其管理性能更加的高效和便捷，于其流程建設(shè)而言更加地便利實效。在當(dāng)前階段，我國的不動產(chǎn)檔案管理新形式已初步形成，雖再起探索建設(shè)階段仍存在一定的不足，但總體而言，仍是向著更好更有益于人們權(quán)益的方向 邁進(jìn)。

3 不動產(chǎn)檔案管理工作優(yōu)化存在的問題

1）不動產(chǎn)檔案管理的安全性上仍有不足。不動產(chǎn)檔案是不動產(chǎn)所有者的重要檔案資料，其存在與管理于所有者的權(quán)益保障而言至關(guān)重要。對此，如何實現(xiàn)好不動產(chǎn)檔案管理的安全問題，就成為當(dāng)前相關(guān)工作者必須重視的建設(shè)點。對于當(dāng)前階段不動產(chǎn)檔案的安全管理工作，在現(xiàn)代技術(shù)的影響下確實做出了一程度的優(yōu)化與改進(jìn)，但是我們不能否認(rèn)的是，在達(dá)成并實現(xiàn)全方位、多角度的安全覆蓋上仍存在一定的差距。同時，不動產(chǎn)檔案中仍存在許多紙質(zhì)化的檔案文本，若因安全監(jiān)管不當(dāng)，或者是未做好意外突發(fā)的事先防護(hù)和備案，極有可能導(dǎo)致重要材料的丟失或損害，造成極為不利的后果。

2）不動產(chǎn)檔案管理的專業(yè)人員建設(shè)仍有不足。現(xiàn)階段的不動產(chǎn)檔案管理發(fā)展極為迅速，而與其相關(guān)的從業(yè)人員普遍存在技術(shù)不足的問題。究其原因，是由于檔案管理所招納的從業(yè)者總是存在非專業(yè)人員，或者是由部門內(nèi)的行政人事人員兼職兼責(zé)。在如此情況下，檔案管理人員的專業(yè)性能和主動性能并不強悍，不動產(chǎn)檔案管理的輸出力度有待增強，使得現(xiàn)代信息技術(shù)的管理手段落實效率不高，造成實際管理的成效低下。

3）無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。目前不動產(chǎn)行業(yè)中，業(yè)務(wù)繁多，在企業(yè)之間形成了一定的信息阻礙，數(shù)據(jù)信息不能進(jìn)行共享，一些具有價值意義的資料只能在企業(yè)的內(nèi)部進(jìn)行流傳，而對于外部的數(shù)據(jù)資料需要企業(yè)單位進(jìn)行重新收集、整合，這種情況對于企業(yè)來說，造成了一定的時間精力損耗，不利于人才資源的合理分配，使得企業(yè)耗費過多的人才成本。

4 不動產(chǎn)檔案的管理路徑

1）統(tǒng)一思想意識，加強管理工作。第一，不動產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作需要要求管理人員具有較強的責(zé)任感，加強人才引進(jìn)工作，保證人才檔案管理的專業(yè)性技術(shù)，在檔案管理工作過程中，需要注重對管理人員隊伍的建設(shè)，逐漸提升管理人員的專業(yè)能力。第二，在加強對建設(shè)的過程中，要求不動產(chǎn)企業(yè)管理人統(tǒng)一檔案管理的思想認(rèn)識，提高對檔案管理的重視程度，不斷加強不動產(chǎn)檔案管理的力度，促使企業(yè)管理人了解到檔案管理給工作在企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)中的重要性，對于在職的檔案工作人員進(jìn)行針對性的實踐培訓(xùn)，通過多樣化的培訓(xùn)方案來提供檔案管理人員的管理手段，慢慢形成較為專業(yè)的信息化管理能力和科學(xué)管理素養(yǎng)，豐富自身的知識儲備。第三，加強隊伍的建設(shè)工作，經(jīng)常開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，積極估計檔案管理人員參入其中，有效提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，提升不動產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和成效。定期組織競賽活動，通過活動建立檔案管理人才數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮人才的帶頭能力，從而更好地解決檔案信息化管理中的各種問題。

2）完善電子檔案信息庫。完成檔案數(shù)據(jù)資料的收集、整合工作就是展開不動產(chǎn)檔案管理工作的基礎(chǔ)。這就要求檔案管理部門不可以將信息進(jìn)行簡單的交接傳遞，而是需要全方面、多元化的收集檔案信息，對于不同種類的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一的記錄，保持電子數(shù)據(jù)檔案與紙質(zhì)信息的統(tǒng)一性。在進(jìn)行不動產(chǎn)的數(shù)據(jù)整合過程中，我們需要建立數(shù)據(jù)信息庫，將不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的轉(zhuǎn)化，為最終的整合工作奠定基礎(chǔ)。檔案的整合工作需要完成數(shù)據(jù)的登記與轉(zhuǎn)換工作，刪除多余的數(shù)據(jù)，為每個數(shù)據(jù)之間建立聯(lián)系。在進(jìn)行數(shù)據(jù)整合工作時，經(jīng)常需要面對較多的數(shù)據(jù)，因此對數(shù)據(jù)整合技術(shù)的要求也就隨之提升，必須要確保數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性與完整性，才可以使不動產(chǎn)登記工作順利開展。在進(jìn)行收集資料的過程中，需要關(guān)注檔案的時間，查看檔案材料是否完整，確保之前的紙質(zhì)檔案的人工整理工作的推進(jìn)。同時，完善電子檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，提高不動產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和效率，將檔案管理的各個方面進(jìn)行及時更新，進(jìn)一步促進(jìn)不動產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)信息收集水平的提升。

3）降低檔案的遺失、損壞問題。由于不動產(chǎn)項目具有整體性、系統(tǒng)性較強的特點，所以各個部門之間需要實現(xiàn)共享檔案數(shù)據(jù)信息。但是，現(xiàn)如今我國不動產(chǎn)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量還未達(dá)到相應(yīng)的水平，無法形成一套較為科學(xué)、有效的系統(tǒng)管理運行體制，不動產(chǎn)項目所耗費的時間過長，各個環(huán)節(jié)之間互相融合，形成一個較為繁瑣、復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)局面，在極大程度上為企業(yè)的檔案管理工作增添了一定的難度。資料收集延時，儲存不規(guī)范都有可能形成檔案重要數(shù)據(jù)的丟失，尤其是一些紙質(zhì)檔案，長時間的存放、閱覽或受環(huán)境等外界因素的影響，出現(xiàn)損壞的問題，從而容易造成無法挽救的損失。但電子數(shù)據(jù)檔案具有儲存時間長、受外界影響小的優(yōu)勢，不易造成數(shù)據(jù)的丟失及損壞。例如，借助計算機技術(shù)創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，通過信息化技術(shù)來達(dá)到電子信息備份的目的，很好地解決了之前紙質(zhì)檔案易損壞、易丟失的特點，推動不動產(chǎn)檔案管理的發(fā)展。