扎實做好基層機關檔案管理業務

譚雅思

（中山市南區檔案館，廣東 中山 528400）

步入新時期以來，基層機關檔案管理工作獲得了人們更高的重視，檔案管理不僅能夠為基層機關日常工作的開展提供有效的參考依據，同時也能夠為相關領域發展水平的進步指引明確的方向。早在2019年，《機關檔案管理規定》就已經正式施行，但立足于實際，我們可以發現，盡管這一管理規定的推行一定程度上為檔案管理工作的開展奠定了基礎，但不規范的檔案管理行為始終存在，檔案管理水平仍然有著較大的進步空間。本文主要圍繞著如何扎實做好基層機關檔案管理業務這一問題進行了研究，提出了行之有效的檔案管理策略，旨在為促進基層機關檔案管理工作開展水平的提升貢獻一份力量。

1 結合實際情況，調整編制規范

基層機關中的檔案數據體系龐大，涉及的內容十分豐富，在開展檔案管理工作的過程當中應當充分考慮到檔案管理工作的實際情況，制定更加清晰明確的檔案管理方案，明確檔案信息的分類原則。負責檔案管理工作的相應工作人員除了要充分了解國家以及相關行業領域所制定的檔案分類標準之外，還需要明確自身在檔案管理崗位上承擔的責任以及基層機關檔案管理工作應當經過的流程。檔案管理人員需要將基層機關單位中已有的檔案整合在一起，嚴格依照國家在相關規定中所明確的分類編號原則，進行檔案信息的分類整理，將檔案信息進行編號、排序。不同類型的機關單位可以結合日常工作內容的差異化情況，調節分類標準，同時充分考慮到當地特殊的分類情況，提高已有檔案資源的利用率。如果基層機關單位選擇單獨制定檔案信息的分類方案，那么應當將分類內容及時上報給同級的檔案行政管理部門，在確定分類方案中的內容與國家檔案信息管理工作的開展要求不相違背的前提之下，落實分類方案，強化基層機關檔案整理的科學性和可靠性。

另外，為了充分保障基層機關單位檔案整理業務的推進質量，基層機關單位方面還應當制定清晰明確的檔案信息整理流程，要求每一位檔案信息管理人員都能夠嚴格依照規范流程當中的內容落實檔案信息管理工作，形成完備的制度體系。具體來說，首先，檔案整理工作的開展需要依照相應的流程和標準進行，針對不同類型的檔案在進行優化整合時，應當明確其重點，采取逐類編制的形式，切記不可隨意調整，也不可為了提高效率而省略部分環節。其次，建議基層機關單位中的檔案管理部門能夠將所制定的檔案信息整理標準與檔案信息整理流程進行有機融合，在完善整理流程的基礎之上形成標準，在形成標準的前提之下優化流程，提高檔案整理工作的便捷性和輕松性，減輕檔案信息管理人員所承擔的工作壓力。最后，檔案管理部門還應當明確相應的檔案編制依據，如果檔案管理部門并為制定相應的標準和流程則可以結合其他較為類似的標準，使檔案整理業務工作的開展能夠更好地與社會發展形勢和時代發展脈絡相銜接，從而使檔案整理業務能夠發揮其應有的作用。

2 兼顧業務內容，明確管理重點

首先，檔案管理業務的推進應當明確檔案的類別。我們可以大致的將基層機關單位當中的檔案信息分為專業檔案以及綜合檔案兩大類別。其中，專業檔案主要是指由國家以及相應的行業主管部門所構建起的專業檔案類型，這類的檔案具備著突出的專業性特征，通常是在某個專業領域發展過程中生成的基礎文件材料或活動材料。綜合檔案，顧名思義是指除專業檔案之外的各類檔案的整合。在明確檔案類目時，應當制定清晰明確的檔案管理目標，確保基層機關檔案管理工作的開展能夠在滿足最基本的檔案整理和檔案調取的需求的基礎之上，挖掘檔案的潛在應用價值，提高檔案信息資源的利用率，為后續相關工作的開展奠定堅實的基礎。

其次，檔案管理業務的推進應當有針對性的對于檔案信息進行編號。檔案管理人員可以結合國家制定的檔案管理標準，直接引入國家檔案編制規定。如果檔案信息體系中涉及編制規定中并無明確提及的內容，則可以結合行業主管部門所制定的相關檔案標準完善檔號編制體系。在必要時，基層機關單位還可以結合所在地區已有的或與之較為相似的檔案管理標準，調整檔案編制結構。

最后，為了提高已有檔案資源的利用率，機關單位方面還應當設定更加清晰明確的分類方案，可以選擇以圖紙的形式呈現分類內容，在提高日常檔案管理工作開展的效率的同時，便于檔案管理人員立足于全局發展的角度之上了解檔案心態。檔案管理工作的開展還應當更多的借助計算機網絡技術所具備的優勢，強化管理水平，優化管理進程，便于隨時隨地進行檔案信息的調取和交互。

3 分解管理流程，解決管理難題

不同類型的檔案往往需要采取不同的整理方式，一般來說，大部分的檔案信息整理都需要經過以下流程。首先收集與之相關的檔案信息材料，在此基礎之上，對于檔案信息進行分類；接下來，確定檔案信息的歸檔范圍，進行案卷的組合；最后，將檔案信息內容進行排列、編目，明確案卷內文件的序列號，將檔案信息裝入檔案盒當中進行統一存儲。不同類型的檔案信息在管理流程上往往會存在著細小的差異，究其原因，主要與檔案信息涉及的對象有所不同有著直接的關系。只有將檔案材料有機整合在一起，才能夠明確信息結構，引領檔案管理工作的有序推進。隨著時代的發展進步，目前基層機關當中已有的檔案信息也開始借助計算機網絡技術所具備的優勢，開拓了數字檔案管理空間。在這樣的形勢下，檔案信息管理人員應當不斷強化自身的能力素質水平，靈活地運用現代化的檔案管理模式，及時將檔案信息錄入到管理系統當中，明確檔案信息的關鍵詞，進行檔案數據的備份存儲，加強檔案信息的安全管理水平，避免檔案泄露、檔案遺失、檔案損壞等問題的出現。除此之外，還應當設定安全管理系統，如需獲取檔案內容必須經過系統的身份認證。

4 總結

綜上所述，扎實做好基層機關檔案管理業務要求我們能夠立足于全局發展的角度之上，給予檔案管理工作足夠的重視，結合基層機關單位檔案管理工作開展的實際情況，有針對性的調整檔案信息管理規范，兼顧檔案信息管理內容，明確基層機關檔案管理的重點和難點，同時制定清晰明確的管理流程，逐步攻克檔案管理工作開展過程中的各類問題。在未來的發展過程中，基層機關單位除了要設立專門的檔案管理部門之外，還應當鼓勵檔案管理人員學習計算機網絡技術，打造現代化的檔案信息管理體系，及時將傳統的檔案信息轉化為數字信息，延長檔案信息的使用壽命，便于隨時進行檔案信息的交互與共享，同時減輕檔案管理人員所承擔的工作壓力，使檔案信息的潛在價值能夠更加充分地展現出來。