新能源發(fā)電項目檔案管理優(yōu)化路徑分析

劉小梅

（四川晟天新能源發(fā)展有限公司，四川 成都 610213）

1 新能源發(fā)電項目檔案管理中所存在的問題

1）檔案管理體系不夠完善。由于新能源發(fā)電項目的發(fā)展歷程較短，相關(guān)管理人員并未掌握正確的檔案管理方式，依舊沿用了傳統(tǒng)發(fā)電項目的檔案管理手段，這和全新科學(xué)技術(shù)下的新能源檔案管理存在著較大的差異。新能源是電力企業(yè)的全新發(fā)展方向，當(dāng)前處于對先進(jìn)發(fā)電技術(shù)以及管理手段的探索階段，在這樣的背景之下，相關(guān)管理人員無法認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并未樹立正確的檔案管理意識，嚴(yán)重抑制了新能源發(fā)電項目檔案管理工作的順利開展。部分新能源發(fā)電項目并未建立完善的檔案管理體系，所任用的檔案管理人員并不是專職員工，往往是由其余崗位的人員的兼任。這樣一來，既定的檔案管理制度在宣傳力度以及執(zhí)行成效方面就大打折扣，無法順利施行相關(guān)部門所制定的檔案規(guī)定，整個新能源發(fā)電項目檔案管理工作流于表面。同時在檔案管理體系之中，并未完成員工職能的合理分配，這也讓新能源發(fā)電項目檔案在收集整合等環(huán)節(jié)存在著較大的難度，很容易出現(xiàn)遺失、缺漏的現(xiàn)象，待工程竣工時不能夠利用完整的檔案來完成驗收工作，無法保障工程施工檔案的完整性。

2）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全。要想保障檔案管理的成效，必須要為檔案設(shè)置專門的庫房進(jìn)行儲存，部分新能源發(fā)電項目在初步建設(shè)階段，由于受到了辦公條件等方面的桎梏，諸如檔案庫房、檔案管理信息設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施配備不夠完整，一般選擇了分散儲存的方式，這樣對檔案集中存儲與利用有著不利的影響，同時還加大了檔案損壞及遺失的概率[1]。對于新能源發(fā)電項目而言，其檔案是否完整直接決定著項目是否能夠順利開展。部分企業(yè)在資金方面并不存在問題，但由于未能重視檔案管理，導(dǎo)致其并未投入足夠的資金來建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，導(dǎo)致新能源發(fā)電項目檔案管理成效不佳。

3）檔案管理缺乏政策上的支持。當(dāng)前新能源項目發(fā)展進(jìn)程較為迅猛，這也讓檔案管理工作在規(guī)范性方面面臨著較大的挑戰(zhàn)，為了讓不同項目的檔案管理更為統(tǒng)一，我國相關(guān)部門相繼出臺了電力企業(yè)檔案管理規(guī)范這類標(biāo)準(zhǔn)化文件，雖然讓檔案管理工作有了一定的方向指導(dǎo)依據(jù)，但這類規(guī)范政策都是站在宏觀的角度來對整個行業(yè)作出了要求，并未區(qū)分開新能源發(fā)電與傳統(tǒng)發(fā)電項目之間差異，這就導(dǎo)致這類政策規(guī)范在執(zhí)行過程之中存在著一定的阻礙。

4）檔案管理的信息化建設(shè)水平不足。當(dāng)前已經(jīng)步入了信息化時代，先進(jìn)的信息技術(shù)為各行各業(yè)提供了較大的便利，新能源發(fā)電項目檔案管理也不例外，當(dāng)前不同行業(yè)的檔案管理工作都向信息化方向發(fā)展，能夠有效提升工作效率，保障檔案管理質(zhì)量，提升檔案管理水平。但新能源發(fā)電項目檔案管理的信息化建設(shè)卻顯得較為滯后，由于新能源發(fā)電項目的檔案管理內(nèi)容種類繁多，涵蓋了項目建設(shè)的全過程，檔案資料有著廣泛的形成渠道以及來源范圍，所形成的文件材料來源于項目立項、設(shè)計勘察、工程招投標(biāo)、施工材料采購、實際施工以及竣工驗收等所有環(huán)節(jié)，在項目建設(shè)的過程之中會不斷增加，如若僅僅依靠傳統(tǒng)的人工檔案管理手段，或者是水平不高的信息化管理模式，那么就很容易導(dǎo)致新能源發(fā)電項目檔案管理工作效率不佳現(xiàn)象的出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)檔案遺漏、錯誤的情況。部分新能源項目檔案管理人員對信息技術(shù)的了解程度較低，并未熟練掌握相關(guān)信息化管理工具，這讓檔案信息利用率大幅下降，不能夠匯編、編撰這類檔案信息來完成二次開發(fā)，不利于新能源發(fā)電項目檔案管理水平的全面提升。

2 新能源發(fā)電項目檔案管理優(yōu)化策略

1）完善檔案管理體系。當(dāng)前我國大力推廣與普及節(jié)能環(huán)保新能源理念，這也給新能源發(fā)電項目提供了廣闊的發(fā)展空間，因此所出現(xiàn)的關(guān)鍵檔案資料數(shù)量也會不斷上升，相關(guān)管理人員必須要樹立正確的檔案管理意識，認(rèn)識到新能源發(fā)電項目檔案管理的重要性，采取合理的措施來對檔案管理體系進(jìn)行完善[2]。具體而言可以從以下幾個方面入手：第一，做好檔案管理工作體系的職能分配，設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，吸納具備較高專業(yè)水平的檔案管理人員，為提升檔案管理水平奠定堅實的基礎(chǔ)；第二，結(jié)合新能源發(fā)電項目的實際特征，制定相契合的檔案管理制度，明確不同檔案資料的重要級別，針對不同級別的檔案資料設(shè)計出相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，并要求全體管理人員嚴(yán)格遵守。

2）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。就其本質(zhì)而言，檔案管理工作的關(guān)鍵在于有完備的檔案儲存室，能夠?qū)⒅匾男履茉窗l(fā)電項目檔案資料完成的儲存起來。因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，嚴(yán)格遵循《檔案庫房建筑要求》中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案庫房的基本作用，并將庫房、操作區(qū)、辦公區(qū)進(jìn)行細(xì)致的區(qū)分，且要符合一定的防火、防盜、防水、防潮標(biāo)準(zhǔn)，增大資金投入力度，購入除濕機(jī)、防潮柜這類必備的硬件設(shè)施，以此來防止檔案資料出現(xiàn)損壞或遺失的現(xiàn)象。

3）加大政策支持力度。國家相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)深入考察新能源項目的具體實施情況，并根據(jù)其所具備的獨特特性來制定合適的制度，以此來讓新能源發(fā)電項目檔案管理工作能夠有完善的制度支撐。當(dāng)前我國已經(jīng)相繼出臺了《建設(shè)項目檔案管理細(xì)則》、《風(fēng)電項目檔案管理細(xì)則》，光伏、水電這類新能源發(fā)電項目的支持政策也已經(jīng)提上日程，相應(yīng)在不久的將來關(guān)于新能源發(fā)電項目的規(guī)章制度會更為完善。

4）提升信息化建設(shè)水平。為了有效達(dá)成新能源發(fā)電項目檔案全過程管理控制這一根本目的，全面增強(qiáng)檔案收集、整合、利用的工作效率，企業(yè)可以依據(jù)自身的實際情況來加強(qiáng)信息化建設(shè)，研發(fā)出“新能源發(fā)電項目檔案歸檔模板”，固化項目檔案的規(guī)范范圍、保管期限以及分類標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來就能夠極大地減輕檔案管理人員的工作效率，同時也讓檔案信息得以細(xì)化[3]。企業(yè)還可以在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)之中添加新能源發(fā)電項目的檔案管理模塊，依據(jù)歸檔模板實現(xiàn)一鍵式生成新建項目所需的檔案目錄信息，支持各級單位對已有新能源建設(shè)項目檔案管理的線上實時監(jiān)控，系統(tǒng)可依據(jù)項目進(jìn)度及時對歸檔異常情況進(jìn)行告警，確保項目檔案收集整理的真實、完整和全程可控。

3 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前新能源發(fā)電項目發(fā)展速度較為迅猛，雖然取得了良好的成效，但其檔案管理工作依舊暴露出了一系列的問題，對項目的順利開展產(chǎn)生了不利的影響。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)明確當(dāng)前新能源發(fā)電項目檔案管理工作中所存在的問題，革新檔案管理意識，優(yōu)化檔案管理手段，完善檔案管理設(shè)施，積極引入信息化檔案管理方式，這樣才能夠全面提升新能源發(fā)電項目檔案管理水平。