事業單位檔案管理中電子檔案管理研究

徐云峰

（太倉市社會體育管理中心，江蘇 太倉 215400）

電子檔案是通過數字化的方式存儲紙質上的重要信息。相較于紙質檔案而言，電子檔案的優勢可謂十分明顯，比如能夠借助計算機硬盤完成資料的存儲，同時不會占用較多的實體空間，利于保存，同時，能夠更為快速、高效地查閱及整理檔案，便于快捷提存與轉檔。然而，誠然電子檔案為事業單位檔案管理注入了新的活力，但由于電子信息化漏洞較多，會給其管理質量產生較大影響。

1 事業單位檔案管理中電子檔案管理的優勢

第一，有助于節約成本。紙質檔案管理要取得成效需要投入較大的人力與資金，來進行檔案的采集、印刷、編制及出版等，同時，紙質檔案受外界因素的影響較大，例如在室內環境、天氣等影響下，出現檔案損毀[1]。電子檔案實現了信息數字化，投入較低成本就能夠具備規范化、安全的電子檔案管理系統，能夠依托計算機完成相應的管理工作，檔案信息均為電子文件格式，既可保存文字，又能保存圖片、音頻、視頻等，實現了成本的有效節約。第二，有助于工作效率的提升。紙質檔案管理主要依靠人工開展，因此在寫入檔案時較易出現失誤的情況，且不利于檔案的查漏補缺，阻礙了管理人員工作效率的提升。特別是在補充與完善存檔檔案的時候，會耗費較大的工作量。依托計算機軟件，電子檔案就可對各類檔案展開數字化管理，提高信息數據修改與輸入的便捷性，且能夠異地辦理調閱與轉檔，促使工作效率的顯著提升。第三，存儲更穩定、安全。電子檔案相比于紙質檔案，受環境因素、天氣因素及人為因素的限制較少，其是存儲在固定硬盤內，有著較高的安全系數[2]。同時，傳統檔案管理中在發生借閱與調檔行為的時候，會給檔案信息保密性形成一定影響，而電子檔案保密性良好，只用輸入關鍵詞就能完成借閱，從而保證不會泄露其他檔案。

2 事業單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題及改善措施

2.1 規章管理制度問題

客觀來講，我國大數據處理雖然發展迅猛，但興起時間較晚，部分事業單位領導人員未能全面認識電子檔案管理的價值所在，部分事業單位即便認識到了電子檔案的價值，也引入該項技術，但由于內部缺乏一套標準、完整的電子檔案管理規章制度體系，這容易導致相關人員在實際工作中存在無制度可依的情況，進而出現一系列問題。如，電子檔案歸檔標準及范圍缺乏明確規定，這就不易判斷電子文件數據的收集情況，如是否完整或有無出錯、電子文件是否符合歸檔管理要求等，需要浪費一些精力從其他方面進行信息收集。又或是，缺乏完善的電子檔案利用制度，事業單位部分人員難以確定自身可以查看、下載的電子檔案，這導致內部檔案管理與利用共享性差、處在無序狀態[3]。所以，一定要依靠完整的一套規章制度，才能保證事業單位良好的開展電子檔案管理及應用，對此可采用如下改善措施：第一，加快歸檔管理制度的建立及完善。對各類電子文件的歸檔范圍、流程及質量要求予以明確，保證所有具有價值的電子檔案得到有效歸檔，進一步保障數據質量。第二，檔案利用管理制度的建立及完善。要明確檔案利用權限、審批流程、利用電子檔案所需管理責任和義務等。第三，檔案安全和保密制度的建立及完善。依規進行電子檔案的數據交接、系統運行維護、數據備份、信息發布審核、保密管理等 工作。

同時，在建立及落實電子檔案管理制度中單位領導要積極參與，以使電子檔案管理水平得到進一步提升，相關人員能夠高度重視這項工作，習慣通過電子檔案管理數據與信息。

2.2 安全問題

在檔案管理工作中須重點考慮的一項問題，就是檔案安全，不管是傳統檔案或是電子檔案。誠然，電子檔案為事業單位日常工作運行提供了諸多便利，但由于其操作簡易與靈活性強的特點，也決定了能夠更改檔案數據。同時，電子檔案管理所依靠的重要媒介—網絡，面臨著網絡攻擊的威脅，此外，其特有的多次復制特點，也可能出現檔案數據泄露與流失的情況[4]。為了良好應對這一情況，可采用如下策略：第一，電子檔案管理系統要做好不同業務系統數據的整合，對檔案數據做集中統計和處理，進而保證能正確處理檔案信息，并做好管理系統的定時更新和升級，做好系統運行中的漏洞修補工作。第二，基于國家涉密信息系統分級和信息系統安全等級保護規范等要求，進行檔案信息系統安全保障體系的構建，以實時、有效監測服務器的運行狀態，同時做好殺毒軟件的定期升級，降低受病毒感染的概率，從而使電子檔案與管理系統得到良好防護。必要時秘級檔案產生的電子檔案進行物理隔離，不在網絡環境下運行。第三，做好電子檔案的轉換工作，將之轉為符合長期保存的存儲格式，由于數據重視程度不同，選擇的備份方式也應存在區別，合理利用離線、在線等，運用磁盤、磁帶、光盤等多種備份介質，并對電子檔案的安全性做定期 檢測。

2.3 人才問題

任何管理的高效開展，都須依托人才支撐，電子檔案管理也是如此。針對這一點，國家檔案局要求各單位聯系實際業務，加強培養檔案部門人員的信息化技能和業務技能，將人才保障列入數字檔案館（室）的建設。但客觀來講，事業單位檔案管理人員業務技能單一的情況較為普遍，許多工作人員更習慣傳統的檔案管理模式，需要進一步提高信息處理能力和職業素質，這一問題很大程度阻礙了事業單位電子檔案管理的有序開展。事業單位人員招聘高素質人才，如何留住人才也是一大難題。故此，為了保證電子檔案的良好管理及應用，需培養一批責任心強、具有實踐操作能力和豐富理論知識的人員，不僅要懂計算機，還要懂檔案管理業務。

第一，事業單位需積極引進檔案與信息化方面的人才，如國外人才、高校畢業生等。對引進的優秀人才給予適當的人才獎勵，以確保人才穩定性，避免人才流失。第二，事業單位要對檔案管理人員加強計算機能力培訓，保證從事電子檔案管理的人員具有獨立操作計算機系統的能力。第三，加強考核力度，要結合電子檔案管理人員的資質能力與日常工作表現展開嚴格考核，以使人員日常工作的開展得到有效約束，同時要注意考核的激勵作用，針對工作表現優秀的人員要予以適當獎勵，可與之晉升相掛鉤，以更多調動人員的工作積極性。第四，檔案管理人員要明確自身的工作職責及價值所在，積極接觸和學習電子檔案管理相關的新知識和新方法，善于思考和總結，積極發現和改善目前電子檔案管理工作存在的問題及不足，從而不斷提高事業單位電子檔案管理工作的質量。

3 結語

總之，事業單位通過運用電子檔案，實現了檔案管理工作效率的顯著提升，也更好保證了檔案的真實性與安全性。但是，在電子檔案管理日常中仍有一些問題存在，要想真正保證電子檔案管理的高效、高質，要積極探索相應的改善措施，以實現管理水平的不斷提升，從而促進事業單位的可持續發展。