高職院校檔案管理隊伍建設策略探析

沈建蟄

（南京財經高等職業技術學校，江蘇 南京 210001）

當前，檔案管理工作中產生了許多課題，諸如檔案信息化資源開發、個性化信息服務、針對性編研工作等，但受人員結構不合理、人才培養制度不完善等問題的影響，這樣的檔案管理工作很難滿足時代發展需求。對此，高職院校需要提高對檔案管理的重視程度，定期對檔案管理人員進行培養，增強檔案管理交流，建立學習型檔案管理隊伍，進而滿足當前檔案管理工作要求。

1 高職院校檔案管理隊伍建設的必要性

對于高職院校檔案建設與管理而言，屬于學校整體管理工作的主要構成部分之一，同時也是對現代化校園進行構建的關鍵，在促進教學質量提高、創設校園文化氛圍等方面發揮著重要作用。 對此，應更加關注高職院校檔案管理，和學生自身情況相結合，對科學、合理的發展規劃進行制定，同時在考核指標中將其納入。在這一過程中，優秀檔案工作隊伍的構建十分關鍵。

其一，檔案管理隊伍建設在調整、完善高職院校檔案工作組織結構中發揮著極為重要的作用。相關規定明確指出，高職院校檔案管理人員必須掌握豐富的專業知識，獲取到工作資質。現階段，在高中院校中，負責檔案工作的專業性人才不足，進而難以確保高職院校檔案建設的實踐性和整體性，對此項工作的開展造成了極大的影響。

其二，素質高、能力強的檔案管理隊伍，其是高職院校開展檔案信息化建設工作不可缺少的力量。不斷發展的信息技術，顯著改變了社會生活，基于此背景，信息化和智能化成為高職院校檔案建設的重中之重，這就越來越需要具有實踐技能和專業知識的人才，其對檔案工作順利達到智能化和信息化標準極為有利[1]。

其三，高職院校要想促進檔案管理工作水平的提高，需要加強對檔案管理隊伍建設的重視。并且，高職院校檔案建設離不開專業隊伍的幫助，隊伍人員專業能力與實踐水平，與檔案建設效果、發展緊密相關，也會直接影響學校的文化氛圍、辦學以及教學氛圍，直接決定了校園現代化建設和文化建設能否順利實現。

2 高職院校加強檔案管理隊伍建設的基本思路

2.1 提高檔案管理人員素質

就高職院校領導，特別是主管組織工作的領導而言，需要形成科學的檔案意識，充分保證機構設置與人員編制。檔案經費方面，則需要對相應軟硬件設施進行增添，主動對檔案工作人員的工作和生活等予以密切關心，讓他們取得良好成績，亦或是順利完成工作任務時，主管領導需要給予其充分的表揚與認可，并為他們創造同等升遷機會，進而讓檔案管理工作績效得到全面提升。同時，促進檔案管理工作人員綜合素質的提高，屬于落實好此項工作的主要依據。為了能夠加強檔案管理工作，需要進一步促進相關人員專業能力和業務素質提高，對在崗人員開展業務培訓，學習黨與政府建立的相關政策、法規、理論知識等，通過先進知識武裝頭腦，并開闊眼界，指導各項工作的順利進行[2]。

2.2 理順檔案管理交流與溝通渠道

良好的交流渠道屬于構建相互理解、支持氛圍的基礎，也是建立管理團隊文化的主要構成部分，對提升檔案管理人員的能力以及業務素質極為有利。就高職院校檔案管理交流渠道而言，主要涉及檔案管理人員與其他管理人員之間、檔案管理人員之間、檔案管理人員與其他高校之間等相關層面。從事檔案管理工作的人員需要對學校檔案管理與研究進展進行全面地掌握，熟悉國家與地方政策法規，以便于將這些信息的優勢展現出來，主動向主管部門領導匯報，進而得到支持。同時，第一時間告知檔案管理人員主管部門給出的意見，協助其調整和優化檔案管理工作。并且，只有構建科學的橫向、縱向交流渠道，才可以將檔案管理人員的樞紐、橋梁作用展現出來，構建相互交流、彼此了解、支持的局面，實現優勢互補以及資源整合，推動檔案管理工作的開展[3]。

2.3 規范檔案管理人員培訓

高職院校檔案管理人員需要擁有愛崗敬業的精神、優質服務意識、豐富專業知識、組織協調能力、計算機運用能力等，并且檔案管理技術骨干等，除了應具備以上素質之外，還需擁有創新意識，掌握最新檔案管理和改革方向。基于此，高職院校對檔案管理人員開展繼續教育與業務培訓就顯得十分重要。高職院校對檔案管理人員進行培訓時需落實好以下方面：其一，積極革新思想觀念。以培訓為基礎，確保檔案管理人員心態良好，將服務自豪、服務光榮的觀念形成；其二，加強綜合素質。借助培訓，促進檔案管理人員組織協調能力以及文字表達能力等增強；其三，積極開展業務培訓，組織檔案人員學習檔案政策、管理學專業知識，借助培訓活動，充分了解檔案管理狀態，以此促進檔案管理中現代管理意識以及競爭創新意識增強。

2.4 建立健全相關機制

高職院校檔案管理人員開展工作的過程中，需要一定動力，此種動力需要有關部門領導進行調動。所以，只有在了解員工具體需求與工作狀態之外，才可以建立科學的方式。同時，需要結合工作情況建立合理機制，確保檔案管理工作能夠和學校績效考核、職稱評定等環節聯系在一起，通過物質、精神激勵的方式，加強員工使命感和主動精神，進而組建一支優秀的檔案管理隊伍。另外，應優化檔案人事管理制度，全面落實聘用制，讓管理隊伍向著職業化、專業化的方向進行發展。完善檔案管理硬件設施，改善檔案工作條件，適當提高資金投入，并對檔案管理所具備的重要作用進行宣傳，形成良好管理文化氛圍，通過各類方式讓檔案管理人員思想得到轉變，激發工作熱情。和其它檔案管理工作相比之下，高職院校檔案管理涉及極強的政策性，應結合檔案管理有關規定進行嚴格處理。所以，就高職院校檔案管理人員而言，應不斷加強自身法律意識，積極學習《保密法》、《檔案法》，以及高職院校辦學宗旨、規章管理制度等，確保做到知法守法，維護檔案材料歷史真實性。并且，針對工作中導致檔案出現丟失，亦或是損壞的情況，需追究相應人員法律責任，如此一來便能夠規范檔案管理隊伍整體工作調度，并讓檔案管理工作有效的得到法律保護[4]。

3 結語

綜上所述，高職院校檔案管理隊伍建設意義重大，具體建設時不能夠一蹴而就，而是應立足于學校實際狀況與檔案人才隊伍建設規律，結合科學發展思想，全面建設本校檔案人才隊伍，并在建設的過程中加強思想建設，促進整體素養與工作能力的提高，夯實檔案建設效果提升的基礎。