論人事檔案在人力資源管理中的效用

劉 佳

（華陽集團煤層氣開發利用分公司，山西 陽泉 045000）

企業在運營過程中，人事檔案管理是人力資源管理的重要內容，如果人事檔案管理不能得到很好地落實，人力資源管理的效果就會受到嚴重的影響。

1 人力資源與人事檔案管理及其雙方的關系概述

1）人力資源管理。人力資源管理是企業管理的重要內容之一，就是對人力資源信息進行收集、管理、審核和運用的過程。企業能否有效地實施人力資源管理，可以對企業的可持續發展產生決定性的影響，高效率的人力資源管理不僅可以提高企業的市場競爭力，同時可也有利于員工把自己的價值充分發揮出來。

2）人事檔案管理。所謂人事檔案管理，主要是企業通過搜集整理員工的個人情況、職場經歷和社會關系的基礎上，綜合整理和利用上述信息的過程，能夠讓管理者對于員工的成長經歷和現狀有一個清晰的理解，企業在掌握員工的人生履歷和思想品德的基礎上，對單位內的人才做到人盡其用。企業通過開展有效的人事檔案管理工作，非常有利于企業高層全面把握自己的員工信息，并運用于自身的管理中去。

3）人力資源與人事檔案管理的關系。人事檔案管理屬于人力資源管理的范疇，人事檔案管理可以對企業員工進行審核和評定，并有利于企業人力資源的科學調配，是企業規范有序的運營的可靠保障。因此人事檔案管理環節對于提高企業人力資源管理效率是非常重要的。因此兩者的之間也存在緊密地聯系。由于企業從宏觀上把控自身的員工隊伍，能夠更加科學合理的利用自己的人力資源。企業通過建立自己的人事檔案，可以讓管理者對不同員工的工齡、專長和特點有一個清晰的把握。這樣企業高層在崗位用人方面就可以取得較好的效果。

3 人事檔案管理在企業人力資源管理中的重要性

1）為人力資源管理提供可靠的信息。任何一家企業的人力資源管理工作要想規范有序的展開，就必須掌握人事檔案中每一位員工的基本信息。數據和信息支持可以顯著的提供企業人力資源管理的效率，如果不能明確的掌握員工的個人信息，那么就無法管理和分配好自身的人力資源，也不能考量出適合每一個員工的工作崗位。人事檔案管理主要負責收集員工個人信息并把它們記錄在案，有利于企業對不同員工的業務能力和技能有一個宏觀的把握，人事檔案可以給人力資源管理提供可靠的信息，進而有助于人力資源管理取得較好的效果。

2）優化人力資源配置結構。在企業的眾多部門和崗位中，要想實現每一個崗位都配置一個合適的員工，人力資源管理人員肩負著較大的責任。在員工招聘階段，就需要檢查和核實應聘員工的人事檔案，了解員工社會經歷以及工作能力，針對他們的興趣特點和品德修養評析他們的綜合素質，能夠讓企業對員工的具體情況有一個初步的認識。只有對每一個員工都做到了真正地了解，才能把他們安排到最合適的崗位上，進而實現優化人力資源配置的目標。隨后，人事檔案管理部門還可以根據員工在自身崗位上的表現，加深企業對員工的了解和把握，針對他們的優點和劣勢，對不同崗位上的員工進行調整管理，爭取將員工分配到最有利于他們發揮自己工作優勢的崗位上，通過優化配置人力資源，使得企業自身的人力資源結構實現科學化與合理化。

3）科學合理的滿足人力資源需求。企業的人力資源管理會受到諸多因素的影響，企業內部環境是導致這些因素出現的重要原因。人力資源部門在規劃和編制員工的過程中，如果員工很好的契合了自身的崗位，那么員工的自我價值就可以得到很好地實現，讓員工對自己的工作產生成就感，對企業產生歸屬感。而如果員工被安排到了與專業技能不符的崗位，就不利于他們工作的展開，員工的潛意識里就會對這項工作產生抵觸情緒，造成工作效率處于較低的水平。因此，在企業人力資源管理過程中，必須做好人事檔案管理工作，這對于科學合理的滿足企業的人力資源需求的意義是重大的。

4 通過人事檔案管理強化人力資源管理的意見和建議

1）建立健全人事檔案管理體系。當今企業的競爭，說到底是人才的競爭，因此人才的管理是企業管理的重中之重，企業在人力資源部門建設中，必須建立健全自己的人事檔案管理制度體系，完善自己的人事檔案管理制度，并不斷進行制度上的創新，同時建立自己的人事檔案管理獎懲制度，把自身的人事檔案管理水平提高上來，并加大人事檔案管理人員的培訓與考核力度，使他們熟悉自己的業務知識，并具備較高的業務技能，做到在管理中按時移交、記錄、核對和補充人事檔案內容，并制定規范的人事檔案管理流程。企業的其他部門也應配置人事檔案管理人員，在工作中要與企業檔案管理部門密切配合，把整個企業的人事檔案管理體系構建出來，有效地減輕人事檔案管理部門的工作壓力，并且把人事檔案管理的工作效率提高到更高的水平。

2）重視人事檔案內容的可靠性。在企業的人事檔案管理過程中，要按照人力資源部門的要求搜集整理和更新人事檔案，在這一過程中必須保證檔案內容的可靠性，這樣才能對人力資源部門工作起到有力的保障作用。企業員工的人事檔案個人信息的內容要做到完善可靠，就必須具備以下方面的內容：員工自身工作能力、性格特征、家庭信息、外界的社會關系和個人喜好等，并掌握員工工作過程中的聘用、勞務勞動合同以及辭職、辭退、調薪、調崗等合同方面詳細的資料。對于新入職的員工，要在其原有人事檔案基礎上核對其個人信息，確保這些信息準確無誤，并根據其在工作崗位上的表現隨時更新員工個人信息，這樣建立起來的員工人事檔案才可以在管理員工的過程中得到可靠的運用，并在人力資源管理中發揮較大的效用。

3）構建人事檔案信息化管理系統。人事檔案的管理的模式對于員工信息使用的效果可以產生決定性的影響，也會折射出企業人力資源管理的能力和水平。由于人事檔案設計內容較多，管理起來比較復雜，為了降低工作量和工作壓力，管理階層在人事檔案工作過程中，就必須與時俱進，充分利用信息化技術建立檔案信息化管理系統。在整理紙質檔案的基礎上，把信息化技術融入其中，把自己的人事電子檔案數據庫建立起來，這可以對人事檔案管理工作提供較大的便利，這樣，傳統的人事檔案管理工作一般為人工手動記錄模式的弊端就可以得到有效的克服，另外可以充分利用多媒體手段，在人事檔案管理工作中，充分整合文字、聲音、圖片和視頻手段，建立起質量更高、內容更全面的人事檔案，并針對企業員工現狀及時更新，這樣人力資源管理就可以變得更加精準，同時人事檔案的作用也可以更好地體現出來，促進企業實現自己的長久穩定發展。

5 總結

由上可知，人事檔案管理在企業人力資源管理中可以發揮重要的作用，隨著社會經濟和科學技術的高速發展，我們必須采取有效措施，構建企業的人事檔案信息化管理體系，對企業員工的整體情況進行科學精準的管理，進而推動企業實現自身的健康可持續發展。