基層事業單位檔案管理現代化實現路徑的探索

馮 曄 張英妹

（河北省農林科學院植物保護研究所，河北 保定 071000）

基層事業單位的檔案管理工作與當地建設的發展是密不可分的，并且伴隨著基層事業單位檔案管理工作的持續優化與進步，檔案管理工作的成績日益突出的同時，在管理中遇到的問題卻越來越多，這就給基層事業單位各項工作的開展造成了一定影響，進而對基層事業單位產生不利影響，損壞基層事業單位形象。

1 基層事業單位傳統檔案管理存在的問題

1.1 基層事業單位對檔案管理工作不夠重視

基層機關事業單位的檔案管理工作是屬于政府基層機關事業單位內部的“幕后”管理工作，所以相比于政府財務、人事等其他行政部門來說，檔案管理工作并不受政府重視。很多位于基層的企事業單位可以通過基于互聯網的檔案信息系統對事業單位內各個部門檔案進行實時信息化的檢索，這樣就可以讓事業單位和編外人員對檔案的信息進行獲取，實現信息資源的共享性，提高資源的利用率。但是反觀現狀，目前基層事業單位的工作人員對于檔案管理工作的重視程度較低，并且大部分基層事業單位仍然選擇較為傳統的檔案管理工作模式——紙質檔案管理模式，這樣的管理模式在一定程度上會給基層事業單位帶來巨大的工作壓力，并且會使得工作效率減慢。另外，基層事業單位的檔案管理工作相對較為簡單，工作模式也是相對的較為乏味和枯燥的，但是這種表面看上去不具備任何技術的工作往往考驗的是人們的耐心和細心，所以從事檔案工作的相關人員不能消極怠工。

此外，目前基層事業單位對于檔案管理的工作非常的不重視，所以部分單位會為了節省資金，聘請一些兼職來幫助打理檔案管理工作的相關事宜，這就出現了一個問題，大多數兼職人員的自身修養普遍較差，并且也缺乏一定的檔案管理工作的專業知識，所以在進行檔案管理工作時也會因無法挖掘出企業潛在的價值而降低工作效率。

1.2 基層事業單位檔案的價值無法體現

當前背景下，基層事業單位的檔案管理工作的價值仍然無法有效的體現，這一定程度上與基層事業單位的領導對于檔案管理工作的重視程度有關，當下，隨著互聯網的不斷發展，檔案管理的工作人員應該充分利用好當下的互聯網信息技術和大數據技術，這樣可以最大程度上的實現檔案信息資源的有效利用，提供整體的辦公效率。在檔案管理工作時還應該注意風險的規避問題，在業務上應該清晰的分清哪些是潛在風險和危機，并且做好相應的規避措施，這樣才能確保好未來的工作有序地開展，進而可以體現出檔案管理工作的價值。

2 現代化建設對基層事業單位檔案管理的必要性

2.1 轉變管理觀念

基層機關事業單位實行檔案管理高度現代化建設，意味著檔案管理戰略思維、管理工作方式、管理信息技術與檔案管理制度全部同步實現高度現代化。這就直接表示著一個檔案管理工作人員首先必須要高度重視自己的檔案工作，端正他的工作負責態度，不斷加強自身的檔案工作管理能力以及提高現代檔案技術的綜合應用創新能力。同時，要加快建立與國家現代化檔案管理制度理念相緊密契合的檔案管理制度，簡化企業檔案管理工作程序，縮短企業檔案資料收集整理時間，不斷完善優化企業檔案管理工作流程，使企業檔案管理更加高效、科學。

2.2 提高檔案預測及前瞻性作用

在傳統的基層事業單位檔案管理中，檔案管理趨于邊緣化，主要表現在檔案管理部門與財務部門、項目部門相比處于弱勢地位，話語權較弱，因此，在進行檔案管理工作中，難以與各個部門協調。檔案管理工作作為最基礎的工作之一，被普遍認為是簡單的工作，因此，檔案管理工作也逐漸演變為其他部門的“附屬工作”。

目前，基層事業單位檔案使用模式主要為“供給導向”的服務，即“檔案管理部門有什么檔案，則提供什么檔案”。在現代化建設中，檔案作為一種“數據資源”，具有較強的指導與借鑒意義，因此，基層事業單位檔案管理人員需要將“供給導向”的服務模式轉變為“需求導向”的服務模式，預測服務主體的需求，強化檔案的預測與前瞻性作用。

3 基層事業單位檔案管理現代化建設的辦法

3.1 樹立新型理念

基層事業單位檔案管理信息化的基礎是轉變傳統的基層事業單位檔案管理理念。在互聯網與信息技術飛速發展的背景下，基層事業單位檔案管理需突出資源與大數據的優勢，在堅持以服務群眾為根本目標的前提下，兼顧統籌規劃、資源共享，確保對外檔案公開透明、檔案記錄實時準確，實現現代化信息技術與檔案管理的交互融合。

3.2 完善信息化檔案管理系統

現代化后的企業財務信息檔案管理專業技術信息產品系統，能否在當前我國企業基層和大型企事業法人單位進行財務會計檔案管理中，真正能夠發揮最大化的應用性和價值，主要仍然直接取決于——當前我國企業信息化時代企業財務檔案管理技術信息系統的產品、整體結構設計以及結構技術是否能夠得到不斷完善。

3.3 引進先進設備

基層機關事業單位行政檔案管理服務現代化的順利實現不僅需要先進的信息化檔案管理服務系統的技術支撐，還需要不斷引進先進的軟、硬件管理設備。一方面，需要充分引進事業單位檔案管理各項工作所必需的現代計算機、打印機、掃描儀等先進硬件技術設備，保證基層機關事業單位檔案管理各項工作有序科學開展。另一方面，想真正實現事業單位檔案管理與各職能部門的有效協同，還需要積極引入企業電子檔案辦公管理軟件、手機智能辦公軟件app等，打破傳統檔案文件移交辦理時間與查詢空間的雙重束縛，讓事業單位工作人員隨時隨地可以移交、查詢管理檔案，進一步大力推進單位檔案管理系統現代化。

3.4 完善管理制度

有了作為基礎的計算硬件與應用軟件作為支撐的管理條件，基層的企事業單位檔案還要徹底改變傳統的企業檔案管理工作模式，針對當前信息化的檔案管理需要系統重新制定檔案管理制度和檔案工作管理標準。在企業檔案信息收集管理機制中，基層和企事業組織單位還需要探索建立較高標準的企業檔案收集信息庫，將企業檔案以多種數字化存儲形式進行存儲。

4 結束語

綜上所述，基層事業單位檔案管理從業人員工作需要充分認識到檔案管理工作重要性，樹立新的現代化檔案管理工作理念，適應當下現代化企業辦公管理環境，強化企業檔案的風險預測與管理前瞻性指導作用，充分體現企業檔案管理人員工作的核心價值。