靈活就業人員人事檔案管理問題研究

張宏偉

（山東省泗水縣社會保險事業中心，山東 濟寧 273200）

對于我國而言，經過了數十年的努力奮斗，不僅在經濟領域擺脫了“野蠻生長”的尷尬局面，經濟市場正向著更加規范化的方向發展，人事檔案管理模式也更加標準化、精細化，不再只是片面地追求人事檔案覆蓋范圍的擴大，更加注重于人事檔案管理的細節，以此來提高人事檔案管理的工作質量。在這種情勢下，我國的人事檔案管理在第三產業領域產生了較大矛盾，第三產業催生出了大量的靈活就業人員，這部分人員的流動性較強，不利于人事檔案的精細化管理，存在許多棄檔、多頭管理等現象，使得人事檔案管理在看不見的角落之中，還存在較多的瑕疵和不足之處。故而，只有做好靈活就業人員人事檔案管理工作，才標志著我國人事檔案管理模式日趨完善。

1 靈活就業人員人事檔案管理的主要特征

1）人事檔案流動頻率較高。在當下社會環境中，第三產業方興未艾，為我國經濟市場注入了更多的活力，但同時，更加靈活的工作方式，也必將催生出更加靈活的工作人員，使得人事檔案變動更加靈活，難以進行有效管理。根據調查研究結果顯示，由于第三產業的特殊性質，員工變換工作場所的頻率較高，這也就導致人事檔案流動頻率較高[1]。

2）人事檔案使用頻率較高。為了進一步促進經濟流通，同時讓人民群眾日常生活能夠更加便利，近年來，公安部門逐漸取消了部分證明業務，人事檔案成為靈活就業人員就業過程中的唯一證明材料，是經濟機構招聘的重要參考依據。由上文可知，第三產業員工流動性較大，在放棄原有工作崗位后，勢必還會重新進入工作崗位，這就導致靈活就業人員人事檔案使用頻率較高。

3）人事檔案管理難度較高。由靈活就業人員人事檔案管理的流動頻率、使用頻率較高的特性，可以推導出人事檔案管理工作的困難性，龐大復雜的變動關系，使得靈活就業人員人事檔案管理變成一團亂麻，要想系統性的梳理，勢必存在較大的阻礙。更為關鍵的是，由于第三產業興起時間較短，我國缺乏針對第三產業的立法，導致部分第三產業機構缺乏正規性，沒有在官方部門進行備案，使得人事檔案管理工作難度進一步提高[2]。

2 靈活就業人員人事檔案管理中的不足之處

4）靈活就業人員人事檔案面臨雙重管理困境。在當下，我國的靈活就業人員人事檔案可以放置于人才服務中心和職業介紹中心，兩者均是我國權威人事檔案管理機構，在其中的一個機構選擇存放人事檔案就可以了。但是由于靈活就業人員工作地點變動較大，常常會在多個城市之間調動，可能在a城市距離人才服務中心較近，就將人事檔案寄放在人才服務中心，而到了b城市，又會由于種種原因，直接寄放到職業介紹中心，導致靈活就業人員人事檔案面臨重合管理的困境。并且，人才服務中心和職業介紹中心分屬不同機構，工作交流較少，不能夠實現人事檔案的有效對接，經常會出現靈活就業人員和人事檔案脫節的情況，既不便于靈活就業人員的工作生活，也不利于人事檔案的有序管理[3]。

2）缺乏對人事檔案管理轉寄的重視。對于第三產業機構來說，員工變動大，人事檔案管理轉寄工作無疑是費力不討好的行為，很可能人事檔案還沒有轉移過來，就面臨員工已經辭職的尷尬局面。所以，在綜合考慮下，第三產業機構一般都不會過于重視靈活就業人員的人事檔案管理轉寄工作。而對于靈活就業人員來說，人事檔案管理轉寄不影響正常就業，也很難引起當事人足夠的重視。久而久之，靈活就業人員人事檔案管理存在極大的滯后性，可能靈活就業人員已經轉換數個工作單位，人事檔案還保留在最初的工作單位，造成人事檔案管理滯后，不能夠起到有效監督管理作用。

3 靈活就業人員人事檔案管理優化的有效措施

1）健全人事檔案管理機制，推行一元化管理方案。為了改善靈活就業人員人事檔案的重合管理問題，就必須要立足于根本，從本質上解決問題，并保障類似問題不會再次出現。究其根本，問題出現的主要原因是人事檔案管理機構分屬不同，缺乏人事檔案信息交流。故而，一方面，人才服務中心和職業介紹中心可以加強溝通交流，促進業務往來，共享人事檔案數據庫，做好人事檔案對接工作；另一方面，也可以由政府出面，通過相關政策的制定，推進一元化管理方案，設立管理中心，使得人事檔案管理工作可以更加有條不紊地開展起來[4]。

2）提高對宣傳工作的重視程度，切實增強人事檔案管理意識。靈活就業人員，是人事檔案管理服務的主體，靈活就業人員人事檔案管理意識薄弱，正是人事檔案管理混亂的根本原因。故而，人事檔案管理機構應當加強對宣傳工作的重視程度，不僅要充分利用好傳統媒體渠道，還要意識到在當下信息化社會中，互聯網用戶群體持續擴大，越來越多的人群受到新媒體的影響，并且新媒體具有極高的滲透性，對于靈活就業人員日常生活的影響力更大，要注重新媒體宣傳布局。在宣傳的過程中，要站在靈活就業人員的角度去考慮問題，要側重宣傳人事檔案管理對靈活就業人員的重要性，以及一旦出現人事檔案管理混亂現象，對于靈活就業人員的影響。

除此之外，還要增強招聘機構的人事檔案管理意識，可以由國家出臺相關政策，或人力資源和社會保障部門出面，對于人事檔案管理良好的企業給予適當的獎勵，對于人事檔案管理較差的企業進行處罰，促進企業積極主動的管理靈活就業人員檔案，對檔案管理的標準化、規范化起到積極的推動作用。

3）加強信息化建設，推進電子檔案。相對于傳統人事檔案，電子檔案依托于互聯網平臺和現代信息技術，不僅在人事檔案轉寄的過程中可以突破空間距離的限制，真正做到無縫對接，使得人事檔案轉寄工作更加方便快捷；并且受到現實因素的影響較低，不存在磨損現象，保存投入較少。故而，人事檔案管理機構應當順應信息化時代發展的潮流，積極推進檔案管理的信息化建設；開展電子檔案業務，是做好靈活就業人員人事檔案管理的基礎。同時，借助于搜索引擎，可以實現人事檔案的快速查找，極大地提高了人事檔案管理效率，能夠給靈活就業人員帶來更大的便利[5]。

4 結語

可以預見在不久的將來，隨著我國經濟轉型工作的持續推進，第三產業勢必會在我國經濟領域占據更加重要的地位，靈活就業人員在工作人群中所占比例也會進一步提高，如果繼續沿用傳統人事檔案管理模式，由于制度上的缺陷和流程上的弊端，勢必會造成更大的人事檔案管理混亂的現象。因此，人事檔案管理的優化改革，既是時代進步的必然要求，也是社會發展的必要條件。