醫院編外人員檔案管理分析

張博文

（佳木斯大學附屬第一醫院人力資源部，黑龍江 佳木斯 154002）

如何能夠真正保管好，利用好醫院編外人員的檔案信息，需要形成一套比較完善的檔案管理體系。而在此之前，首先了解現今醫院編外人員檔案管理的現狀是非常必要的。醫院編外人員檔案現代化管理流程較為復雜，其中涉及的內容也較多，因此在實際管理的過程中，需要相關人員制定全面有效的醫院編外人員檔案現代化管理方案，將先進的技術手段和技術理念應用在其中，這種方式能夠提升我國醫院編外人員檔案現代化管理水平，促進經濟的快速發展。

1 醫院編外人員檔案集約化管理概述

1）醫院編外人員檔案集約化管理的概念。集約化醫院管理體系是我國現代化醫院管理體系中的重要一個組成環節部分，在不斷提升現代集約化醫院管理水平的整個過程中。第一，制定嚴格全面的醫院管理工作規范。根據管理業務的實際需求和工作流程，制定一套相應的數據歸檔處理程序，對醫院編外人員檔案管理中的相關信息數據展開統一歸檔處理，這種歸檔方式無疑是實現集約化資產管理的重要基礎。第二，提升醫院檔案收集整理工作質量。這一改革過程中就需要國家統一制定醫院編外人員檔案管理服務標準，將檔案信息共享平臺的重要作用得以充分發揮體現出來。

2）醫院編外人員檔案集約化管理的特點。醫院編外人員是促進我國醫療水平發展的主要動力組成的一部分，其在實際檔案管理的工作過程中，需要充分保證整個醫院編外人員檔案管理工作過程的信息全面性和工作有效性，本文將以管理醫院編外人員檔案的信息管理法為例，將目前現代化的醫院編外人員管理信息技術充分應用在其中，保證最終提高醫院編外人員檔案管理工作質量。醫院編外人員檔案管理現代化業務管理，在實施工作過程中主要必須具備時效性的特點。醫院編外人員醫院檔案管理現代化醫院管理中會需要應用最新的電子信息技術，而這種電子信息技術在實際管理使用中需要具備較強的管理時效性，整個管理流程需要依靠一個電子系統進行完成。醫院編外人員需要額外耗費大量的時間人力和人財物力，與其他傳統管理醫院編外人員醫院檔案管理傳統方式檔案相比，能夠有效節省大量的管理時間，提升檔案管理效率。

3）醫院編外人員檔案集約化管理的重要性。建立醫院編外人員動態管理檔案，已經成為對于所有醫院編外人員進行動態管理的一種重要工具，醫院編外人員檔案也就是進行檔案動態所必不可少的重要組成部分。在所有醫院編外人員管理機構對醫院編外人員相關檔案內容資料進行分類統一之后，檔案管理人員的職責就已經可以完全的分類整合下放到一個人力資源部門當中，要讓我想更加便捷和高效的管理完成各項人資管理工作就必須對所有醫院編外人員的相關檔案資料進行一個集中性的分類整合和統一管理。這樣才會更能夠有效地幫助完成檔案信息化后續的其他一系列信息查詢和數據分類管理的相關工作。

2 醫院編外人員檔案管理中存在的問題

1）醫院編外人員檔案管理集約化程度低。各級的醫院編外人員檔案管理工作機制之間的相互制約約束力不夠明顯，各個檔案管理機制比較分散，沒有在統一的各級規范化檔案管理之下正常運作，彼此之間相互關聯性不夠。為有效解決這一復雜問題，就必然需要對目前分散于各個部門中密切相關的各類醫院編外人員檔案管理進行統一、全面的管理整合，統一管理保存，對各類醫院編外人員相關文件檔案管理進行一種集約化的統一管理模式。

2）醫院編外人員檔案管理缺乏有效制度規范。國家關于醫院編外人員的規章制度很多，內容繁雜。對于醫院編外人員的相關定義不夠清晰，使得執行起來彈性比較大。還由于現今醫療編外人員檔案管理的復雜程度與日增長，關于醫院編外人員的規章制度制定時間可能比較早。一些內容并不是很適合實際發展中的醫院管理，在執行時會有難度。所以相關完善的制度應該被建立，形成統一可行的管理標準，完善醫院編外人員檔案管理工作。

3）醫院編外人員檔案查詢服務水平低。受各地管理機制和管理水平的影響，各地的醫院編外人員檔案的管理查詢水平不同，與先進的城市相比查詢水平較為低下，且自動化查詢過程中有一定的限制，離不開人工的輔助，不能全面實現方便快捷的自助查詢。同時，有時在查詢時依據不同，查詢人員的素質，以及查詢窗口的設置，都極大地降低了查詢的便利性。進而使得查詢工作效率低下，不能滿足日益增長的查詢需求。

3 醫院編外人員檔案管理的可行路徑

1）推進檔案信息化和集約化管理機制建設。將其與醫院編外人員管理業務相關的各類檔案集中管理整合，在醫院高度集中化的管理下即可實現醫院對醫院編外人員管理相關檔案的高度集約化集中管理。在醫院進行國有醫院編外人員產權管理檔案的專業集約化檔案管理時，可以將不同專業類型的檔案管理集中在一個檔案室內，并對檔案管理進行一套標準、規范的專業集約化檔案管理。通過資源整合、集約化的檔案管理模式，大大程度節省了在開展醫院編外人員檔案管理上的大量重復性和投入，為確保醫院編外人員檔案管理工作的穩定高效開展順利提供了有效保障。

2）制定科學管理標準完善檔案管理流程。在信息統一與集約規范運用檔案管理各類業務時，要充分考慮結合各類檔案業務的具體管理屬性與功能特征。設置檔案歸檔管理流程，建設完善相應的檔案信息化歸檔平臺，對從事檔案管理的重要標準數據進行信息統一化歸檔處理，為推進檔案的統一集約化規范管理發展奠定堅實基礎。對各類記錄檔案資料進行綜合整理時，應嚴格劃定進行整理的業務標準，規范好整理業務流程與相關執行管理工序，對檔案管理的技術質量標準要求也應進行行業統一化跟蹤處理，采取此種管理方式也只能為檔案資料的合理流轉、交接和其他信息技術資源整合利用提供有利條件，以求于在借助醫院信息化服務平臺后才能對各類檔案信息資源整合進行高效而科學的綜合管理。

3）整合不合理檔案資源拓展檔案增值服務。在對其進行開發利用的過程中，可以建立透明化的制度規則，防止醫院編外人員檔案管理中出現意外情況，針對醫院編外人員檔案的查詢業務，可以將其設定為服務性質，醫院編外人員檔案醫院與政府相互溝通。根據目前的檔案資源，定期對資料進行重新編排，這種方式可以大幅度提升醫院編外人員檔案管理的概率。另外，在醫院編外人員檔案現代化管理的過程中，還可以將紙質醫院編外人員檔案與電子醫院編外人員檔案相互結合，一旦一方檔案出現泄露或者丟失等情況，可以從另一個檔案中獲得缺失信息，保證整個醫院編外人員檔案現代化管理的全面性和有效性，促進我國醫院編外人員檔案現代化管理的良好發展。

4 結束語

醫院編外人員檔案的業務管理時候，可以通過采取集約化檔案管理，整合醫院人力資源。優化功能配置，實現城市醫院編外人員檔案的管理便捷化簡易管理和查詢等。建立形成起一套比較完善的醫院編外人員集約化檔案管理體系，推動對醫院編外人員檔案管理業務管理水平的一個全面提高。