新時期基層檔案館檔案接收工作

林 麗

（山東省棗莊市嶧城區人力資源和社會保障局，山東 棗莊 250000）

基層檔案館的檔案管理工作具備重要的歷史價值以及利用價值，是國家的寶貴財富。檔案工作對基層建設至關重要，倘若縣級檔案館的檔案接收工作并未代為，檔案接收存在不及時等問題，便會直接影響到矛盾糾紛與權屬爭議等各種事件的處理，導致政府工作陷入被動，影響到各項政策法規的落實與執行，無法有效地保障群眾切身權益。

1 新時期縣級檔案館檔案接收現狀

1）檔案的損毀與丟失問題嚴重。基層檔案館檔案接收工作中，因為部分鎮街與市直部門的檔案館基礎建設欠缺，并未配備完善的設備設施，檔案室內部溫度與濕度無法有效控制，檔案的分類與整理工作不到位，極易造成檔案的損毀與丟失。部分檔案館欠缺充足工作人員，部分檔案員屬于兼職，人員流動性較大。基層檔案館的工作量與工作壓力較大，由于檔案員無法熟悉，導致各項工作無法有序展開。機構改革并未做好檔案的移交工作。檔案清點與移交工作不夠重視，雙方并未做好檔案的交接，主管部門并未及時監督指導，進而導致檔案的損毀與丟失問題[1]。

2）部分單位不重視移交檔案。檔案館中接收檔案的類型與載體相對較多，然而目前接收檔案的種類相對單一，主要以文書檔案與照片為主。主要因為檔案館的檔案接收工作主要以文書檔案為主，對于其他類型的檔案并未有序接收。此外，檔案的移交單位并未正確認識檔案管理，部分單位覺得文書檔案有移交的必要，而其他類型檔案無須移交。檔案接收工作中，部分單位對于移交檔案存在抵觸情況，部分單位認為檔案是本單位的資料，無須移交到檔案館，因此影響到檔案接收工作的有序展開。

3）電子檔案接收難度較大。基層檔案館的無紙化辦公建設力度不足，各個單位的電子文件數量較少。由于傳統檔案管理思維的影響，基層檔案館的立卷工作中依然以紙質文件為主要的歸檔材料，并未認識到電子檔案的重要性與必要性，立卷工作中主要把電子文件全部打印為紙質文件隨后歸檔，并未落實電子文件鑒定與歸檔工作，部分單位并未配備電子文件的管理設備。無紙化辦公所產生的電子文件和檔案館內部管理系統無法有效銜接，檔案館接收檔案時，并未考慮到電子檔案。部分基層檔案館需要在接收紙質檔案之后做好數字化處理，進而造成了資源以及成本等方面的浪費問題[2]。

2 新時期基層檔案館檔案接收工作的開展策略

1）增強監督執法力度。為了保證基層檔案館檔案接收工作的有序展開，保證各項工作能夠滿足于新時期的新要求，首先必須重視以及做好相關法律法規以及規章制度的宣傳以及落實工作。基層檔案館的上級主管部門可以利用電視、廣播、宣傳冊等宣傳渠道，結合新媒體宣傳途徑，做好檔案工作相關法律法規以及規章制度的宣傳工作，引導移交單位的管理層與基層檔案員能夠充分了解相關法律法規的具體內容。立檔單位必須提高檔案接收工作的重視程度，保證各項檔案管理工作能夠有法可依、有據可循，提高工作效率的同時，保證各項工作的規范性。此外，必須增強日常業務的監督與指導力度。結合現階段基層檔案館存在檔案丟失等問題，增強檔案業務監督以及指導力度。基層檔案館的主管部門必須定期的檢查基層檔案室的建設，保證問題的及時發現與解決。考慮到現階段基層檔案館內部欠缺充足的高素質檔案管理人員，為保證檔案交接工作以及檔案安全管理工作的有效性。基層檔案館必須定期組織檔案管理人員的專業培訓工作。及時地了解與掌握各個檔案館內部檔案工作人員的變動情況，做好新入職檔案工作人員的崗位培訓工作，確保檔案接收工作的有序展開。針對重組合并的單位，檔案主管部門必須全過程的參與到檔案移交工作當中，做好檔案數量的清算等工作，明確各個相關方面的工作職責、工作范圍以及工作任務等，保證后續檔案接收工作的有序展開。

2）建立健全基層檔案管理的基礎設施體系。為保證基層檔案館各項檔案管理工作的順利展開，相關政府部門必須增強財政投入力度，省檔案局以及省級財政廳應當結合區域內檔案館運行情況與建設需求，制定針對性且科學的檔案館財政投入計劃，以此來確保縣級檔案館的檔案接受工作能夠有序展開。相關政府部門必須加大財政、政策以及技術等方面的扶持力度，將檔案館數據庫等基礎設施建設全面納入縣級政府的工作考核當中，引導縣級政府部門加大檔案館的建設力度。上級政府部門必須協調好下級檔案館的基礎設施建設。積極引進現代化的技術設備來提高基層檔案館的現代化水平，提高數字化建設力度，保證基層檔案館各項工作的高效完成。積極引進專業且高素質的檔案管理工作人員，組建高水平的現代化檔案管理工作隊伍，為基層檔案館的檔案接收工作提供基礎保障[3]。

3）適當擴大檔案接收范圍。目前，我國基層檔案館的行政管理職能主要歸于縣委辦公室，必須增強檔案指導以及管理工作力度，明確各方的行政關系。結合區域內實際情況，擴大檔案管理工作的深度與廣度，保證檔案整理的完整與規范性，從而為后續檔案接收進館工作奠定基礎保障。基層檔案館必須由被動轉變為主動，適時地擴大撤并單位檔案接收的涉及范圍。需要主動和涉及改革的部門以及單位溝通與聯系，綜合各個因素來建立健全檔案管理以及接收的工作計劃，保證檔案材料的收集、整理以及交接等各項工作的高質量完成，嚴格遵守相關的規定針對不達標的檔案保管單位必須及時做好接收進館工作，針對滿足要求的單位必須督促其向基層檔案館移交檔案，進而嚴格控制檔案的失泄密等問題。

4）增強電子文件的接收管理。隨著無紙化辦公工程的不斷推進，紙質檔案與電子檔案之間的過渡是檔案工作的主要發展方向，所以基層檔案館必須重視以及做好電子文件的歸檔以及接收。基層檔案館必須嚴格遵守《檔案法》以及《電子檔案移交與接收辦法》等各項法律法規以及規章制度，重視以及做好電子文件的歸檔以及接收工作，增強機關辦公系統和檔案館之間管理系統的相互銜接，做好技術對接等工作，制定統一化的檔案管理與接收標準，從而防止數字化的重復浪費等問題。此外，還應當落實檔案分類管理與接收機制。基層檔案館組織檔案接收工作的過程中，必須重點防控檔案管理存在的丟失以及無序保管等問題，必須最大限度地接收檔案進館，減少檔案在單位中的保管時間，最大程度上的防止檔案出現毀損以及丟失等問題。基層檔案館組織檔案接收工作的過程中，應當采取多元化的方式來組織開展檔案接收工作，并且堅持具體問題具體分析的原則，基層檔案館針對重組合并需要及時開展檔案接收進館工作。可以首先選擇單位試點的方式來不斷推行，如此不但能夠提高基層檔案館檔案接收工作的質量與效率，并且能夠發現各個方面存在的問題與不足之處，從而采取針對性地解決對策加以處理，促進基層檔案館的可持續發展。

3 結束語

綜上所述，基層檔案館的檔案管理工作具備重要的現實意義，而檔案接收工作屬于基層檔案館的重要工作內容，必須明確現階段基層檔案館檔案接收工作存在的問題與不足之處，加大檔案館基礎設施建設，推動數字化與電子化檔案館建設力度，全面落實相關的法律法規以及規章制度，落實分類管理原則，提高基層檔案館檔案接收工作的質量與效率。