新時期檔案管理工作的探析

馮 娟

（山東省青島市嶗山區暫住人口管理辦公室，山東 青島 266000）

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1）檔案信息化管理體制不完善。目前，很多檔案管理工作都是由行政部門人員負責，并沒有設立專門的檔案管理崗位，由于部分企事業缺乏豐富的人力資源，從而造成檔案管理中組織架構不完善、崗位職責不清晰以及缺乏責任感等。在這種情況下，檔案管理工作容易被管理者忽視，并且缺乏完善的檔案信息化管理體制。隨著信息化時代的到來，各類信息層出不窮，檔案管理的范圍也不斷擴大，工作內容也越來越多。

2）檔案管理業務基礎能力不足。目前在事業單位還存在一些忽視檔案管理重要性的問題，這一定程度上也阻礙了檔案管理的進步。在實際工作中沒有按照嚴格的標準和要求開展檔案管理工作，也極大地給管理效率和能力造成了不良的后果。一些事業單位檔案管理上存在基礎業務能力不足的情況，給管理帶來了不便，容易出現管理混亂不科學的現象。從目前事業單位檔案管理的實際情況來看，最普遍存在的問題就是缺少有關管理上的科學制度規范，相應的管理流程和標準也不夠完善。還存在一些單位雖然建立了有關檔案管理的規范制度，但是受到各種因素的影響導致落實得不夠徹底，沒有發揮出真正實質作用。檔案管理工作缺少專業的管理人才，大部分檔案管理人員并非檔案專業出身，在單位也是兼任檔案管理工作，沒有系統學習過相關的業務。這也嚴重影響了管理的標準化發展，給檔案管理帶來困擾，無法有效地實現檔案信息的真正價值意義，給事業單位的長遠發展帶來不良的影響。

3）事業單位檔案建設工作不夠嚴謹。大部分事業單位將檔案管理工作作為一項日常性工作，對于檔案管理的信息錯誤、更新不及時等情況不重視，整體檔案管理工作是十分松散的。由于事業單位仍然存在紙質材料辦公的情況，檔案管理工作并不嚴謹，紙質材料丟失、難以完善保存、人員信息更新不及時等情況時有發生。由于事業單位內不存在比較系統完善的文件管理制度和信息系統操作規范，大部分檔案管理從業人員難以按照統一的標準收錄信息，后期信息篩查較困難，不利于提升事業單位的檔案管理信息化水平。

2 新時期加強檔案管理工作的可行策略

1）完善管理體系，規范健康發展。針對目前檔案管理呈現出來的不正之風，各地事業單位要盡快完善檔案管理體系，制定與本機構工作實際情況相符，貫徹落實了國家相關法律法規要求以及政府政策方針的檔案管理規章制度規范，讓檔案管理工作健康有序發展，真正解決檔案管理的混亂局面，切實發揮管理制度的保障作用。通過制度的制定和執行，堵住檔案管理工作紕漏，降低檔案管理過程風險與安全隱患，實行合理的獎懲機制、績效考核機制，做到有功及時賞，有錯嚴肅罰，體現規章制度具有的約束與激勵雙重功能，令檔案管理工作的進步和發展始終建立在公正公平基礎原則上，保持檔案管理長久活力，調動工作人員責任心與工作激情。

2）提升信息化建設水平。隨著檔案信息化建設的發展，傳統的檔案管理工作方法面臨多重挑戰，不論是數字化建檔還是使用者需求的多樣化，都是檔案管理工作中需要改進的重點內容。為了改變傳統的檔案管理方法，則要通過結合信息技術的使用建立高效完善的數字化管理系統，有利于實現檔案更加快速清晰的保存，對檔案的儲存期限和形式都有更好的處理方法，還有利于信息化建設的進行。同時還要從辦公系統和檔案管理系統的接入方面入手，在建設數字化管理模式時綜合考慮到銜接的問題，保證數字資源的有效利用。事業單位要通過數字化建設發展，結合創新的管理制度，保證檔案管理系統處于高效安全的運行狀態，比如在文件保密和網絡安全方面要完善，保障檔案管理的安全高效開展。

3）加強對檔案管理的重視程度。想要做好和創新事業單位檔案管理工作，就需要加強單位對檔案管理的重視和關注度，認識到加強檔案管理工作的重要性。在當前社會新的發展形勢下，事業單位檔案管理需要轉變以往傳統的管理模式，科學運用現代化技術進行理，這對于提升事業單位檔案管理工作效率有著十分重要的作用和意義。基于此，事業單位需要健全當前檔案管理制度體系，在提升檔案管理工作效率的同時，實現與時俱進，借助創新思維來強化檔案管理制度，實現檔案管理與現代化發展模式的融合，全面更新檔案管理信息，借助成功的檔案管理系統來完善和修訂原有檔案管理體系，構建出高效且創新的檔案管理工作體系，以此來提升事業單位檔案管理的實效性。檔案管理工作是一項長期的任務，在過程中，需要保障人員之間的公平性，以此來調動檔案管理人員對本職工作的積極性與主動性。

4）豐富檔案管理的實際價值。在新時期，事業單位檔案管理工作的具體應用價值必須持續性提高，并基于檔案內容做好針對性的工作優化。深度挖掘信息的同時，做好人員的定期考核，并基于考核的內容將職業技能以及工作狀況、職業道德等內容納入其中，將審核的結果反饋給所有的對應主體。事業單位的檔案管理工作必須從信息獲取的角度進行優化，管理人員在決策時可以充分參考檔案中的內容，促使事業單位的運行機制保持良性循環。

5）增加檔案管理信息化設施的投入。想要實現檔案管理信息化，需要配備相應的信息化設施，在管理制度和人才建設方面都需要完善信息化基礎設施。檔案管理信息化建設包括硬件設施和軟件設施，硬件設施包括先進的電腦、服務器、信息采集及儲存設備等，從而保障檔案管理信息化建設水平，促進先進的信息化技術的應用，因此需要較大的硬件設施投入，這種投入不僅指資金上，還有人才和場地方面的投入。軟件設施更新的速度則更快，為了適應社會的發展和先進技術的應用，信息化管理軟件需要及時更新，在滿足不同用戶需求的前提下，對現有的軟件進行提升和完善，提高軟件的使用效率。

6）培養創新型檔案管理團隊。檔案管理人員屬于一線人員，應不斷提高其信息化意識，使其養成重視創新的思維，學習先進的信息化技術，對于檔案管理職能部門也需要多與科研院校合作，為人員綜合素質提升進行培訓，為單位提供高素質的檔案管理人員，解決檔案管理信息化建設中面臨的問題，關于培訓不僅包括管理思維培訓，還包括技能培訓和職業素養培訓等，從而面對新時期信息化發展與創新的要求，提升檔案管理人員的能力和責任感。檔案管理人員也應不斷學習，提升自身的技能，從而滿足單位的信息化建設需求。

3 結束語

事業單位的檔案管理作為一項復雜瑣碎的工作。在開展過程中容易出現各種各樣的紕漏，面對新時期對檔案管理工作現代化發展提出的新挑戰，從實際出發采取可行策略，加強檔案管理工作，多角度、全方位提高檔案管理效率和水平，打造專業高素質的檔案管理工作隊伍，加強對新時期檔案管理工作方法的研究與嘗試，不斷積累實踐經驗，讓檔案管理事業更上一層樓。