淺談設計檔案管理及檔案工作發展趨勢的探究

蘇 娜

（五礦礦業（安徽）工程設計有限公司，安徽 合肥 230000）

設計檔案是建設項目設計科技活動的真實記錄，反映了項目建設從規劃設計到竣工運營的整體建設情況，是建設項目竣工驗收不可缺少的部分，更是設計過程中的重要史料。因此，設計檔案對于設計單位、建設單位、施工單位三方都具有極其重要的保存和利用價值。

1 設計檔案管理的基本特征

設計檔案主要是反映一個建設項目在工程建設過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、電子文件等各種形式的真實記錄。建設工程項目具有投資大、周期長、文件種類多、功能交叉、資源種類多、數量多、規模大等特點，勢必會影響設計檔案的收集和形成。其主要特征有以下三個方面：

1.1 文件種類多，歸檔流程復雜，具有綜合性的專業特點

設計檔案根據工程項目建設周期長、跨度大等特征，會形成各種文件載體，比如原始文件、圖表、圖紙、電子版圖紙、政府批準的許可文件和其他文件，設計任務書、委托書、合同、地質勘察資料、招標資料、規劃、可行性研究報告、方案設計和高階段設計、施工圖設計等各類文件，這些文件材料的形成是整個項目建設的重要原始記錄，在設計單位、建設單位、施工單位三方中發揮著極其重要的作用。

1.2 項目建設過程中形成的檔案數量增多，設計變更增多，設計專業較多等綜合因素

設計檔案是反映建設項目在建設活動過程中整體情況的真實記錄，由于項目建設周期長、跨度大、多個專業相互交叉共同設計等特點，尤其是一些大型工程項目，會形成圖紙多達幾百張甚至幾千張，設計變更會不斷替換，檔案收集、整理、替換、編號的工作量更是翻倍增加，綜合上述種種復雜的因素，對檔案管理工作者來說，面臨著新形勢下的巨大的挑戰。

1.3 利用頻繁，應用范圍廣，使用效率高

設計檔案是體現建設項目設計專業和技術水平，設計成果具有較高的保存和利用價值。項目在建設過程中，設計圖紙不僅要提供給建設投資方，也要提供給施工方，以便于施工方對設計過程的參考和借鑒。在后續項目建設過程中不斷出現設計變更和調整，還有在業主方的規劃、環評、環保、安全等多種驗收和項目延伸的設計施工中提供咨詢利用服務，以上諸多綜合因素體現了設計檔案管理重要性，這種高頻率的利用對于設計檔案管理提出了新的要求。

2 設計檔案的管理措施和檔案工作發展趨勢

在建設項目設計過程中，設計檔案管理首先要符合國家的相關規定和標準，其次要滿足建設項目的實際工作要求。科學的制定檔案管理措施主要體現以下幾個方面：

1）建立健全設計檔案管理機制，保證檔案材料的收集準確、及時。設計檔案在項目建設過程中乃至整個項目結束后都發揮著極其重要的憑證作用。因此，建立健全完善的檔案管理網絡機制顯得尤為重要，在設計單位做好檔案管理工作建議從以下幾點做起：一是設計單位領導應該重視并明確主管領導主抓設計檔案工作，成立檔案管理工作領導小組，將檔案管理工作納入工作日程，使設計檔案在項目建設的全過程中處于受控狀態；二是應該建立健全完善的設計檔案管理制度，如《檔案工作人員職責》、《檔案管理工作網絡圖》、《檔案分類示意圖》、《檔案庫房保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等一系列制度，通過加強制度管控和高效執行力度，使設計檔案管理工作具有可操作性；三是應該明確設計檔案歸檔范圍：包括甲方的委托書、批文、合同、設計條件及要求、地勘報告、審查意見、技經計算書、修改設計函、工程造價書、方案設計和初步設計、設計施工圖及電子文檔、竣工驗收報告、評估報告等，規范檔案管理要求，提高歸檔文件的案卷質量，確保檔案材料收集的完整性和成套性，促進檔案后續整理工作的有效開展。其次，應明確設計檔案的歸檔時間，要求定期歸檔，及時歸檔，促進檔案管理的時效性和工作效率。最后，還應對設計歸檔文件的載體、書寫材料、電子文件格式等提出明確要求，要求其必須符合國家標準，確保設計檔案案卷質量的規范化。

2）制定科學的分類方案體系，保證檔案之間的有機聯系，能夠有效提升設計檔案管理工作水平。設計檔案在設計單位形成的項目眾多，數量龐大，周期長，跨度大，如果不能科學的制定檔案分類方案，會導致后期設計檔案無章可循，雜亂無章，造成檔案整理工作大量的返工和查找利用混亂的局面，給后續檔案整理和利用工作帶來極大不便和麻煩，因此，制定科學的分類方案，保證檔案之間的有機聯系，顯得極其重要。

3）建立健全檔案管理信息化運行機制，使設計檔案信息資源更好地為企業的發展和生產經營提供技術支撐和業務保障。設計檔案的利用價值在設計單位具有現實長遠意義。首先，應建立檔案信息化數據庫，建立起一個內容豐富、容量巨大、查詢便捷、利用快速的綜合數字化檔案網絡平臺，為設計和生產經營提供強有力的知識共享服務系統。其次，應該開發圖檔管理應用系統。在信息化發展飛速的今天，利用CAD出圖，實現設計文件、設計圖紙的紙質檔案和電子版本一致的圖檔交接，自動歸檔的功能，做到利用計算機對設計檔案進行分類、編號、整理、編目等一系列工作，在此基礎上，實現在局域網內在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能，形成設計和檔案管理同步發展體系，開展檔案信息化建設工作，能夠有效提升檔案現代化管理水平，使設計檔案信息資源更好地為企業的發展和生產經營提供技術支撐和業務保障。