淺談疾病防制檔案室業務建設

韓衛衛

（濱州市疾病預防控制中心，山東 濱州 256600）

1 加強領導、落實各項制度

1）各級宣傳貫徹《檔案法》《科學技術事業單位檔案工作目標管理考核辦法》等文件精神，明確單位領導分管檔案工作任務，列入分管領導崗位職責，把檔案工作列入單位目標管理崗位責任制，列入單位發展規劃、計劃。避免由于領導不重視同，使檔案工作無法制度化，檔案工作者一廂情愿地制定檔案工作規劃和計劃無法得到保證。

2）把檔案工作列入各業務科室工作范圍，實行科室主任分管責任制，各科室設一名兼職檔案員，具體負責本科室檔案材料的收集、整理和歸檔工作。避免各科室由于不了解、不理解檔案工作，而得不到協助和支持。

3）把檔案工作列入各科室工作人員崗位職責范圍，每一位工作人員都應做好所分管工作檔案材料的形成、積累、整理、歸檔工作，將工作中產生的文件材料按工作完成順序，及時整理齊全，交科室兼職檔案人員整理后歸檔。

4）加強專（兼)職檔案人員的干部隊伍素質建設。通過參加有關檔案培訓，業務部門之間交流、學習等形式，培養即具有檔案管理技術，又具有專業知識的綜合人才，并保持相對的穩定性。

5）業務檔案管理的必要性。業務檔案是國家檔案的重要組成部分，是業務工作的材料積累，也是領導科學決策的重要基礎和依據。為了提高機關企事業單位檔案工作的科學管理水平，促進檔案管理系統化、標準化和規范化建設，使之更好地為機關和社會大眾服務，應在抓好文書檔案的同時，重點狠抓業務檔案的基礎建設。疾病預防控制中心是一個專業性比較強的單位，業務檔案是比較重要的檔案，是本單位所有檔案的主體，毫無疑問，必須加強業務檔案管理。

6）健全監督考核體系。在年末的考核辦法中應對把業務檔案的立卷歸檔列為各位主管副主任、科室和科員的考核指標，與獎懲掛鉤、與評先晉優掛鉤。對不按時完成的，要監督完成，同時取消獎勵資格。

2 提高認識，各方面要高度重視數字檔案室建設

1）在建設數字檔案室這個問題上，一些單位尚沒有認識到數字檔案室建設的重要性，認為是多余的，多此一舉，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力來開展這項工作。我們單位要加大對數字檔案室建設的宣傳力度，提高對數字化檔案室建設重要性的認識，爭取領導和相關人員重視數字檔案室建設，改變傳統的管理理念，為數字檔案室建設創造良好的發展環境。數字檔案室建設只有取得各個方面的理解和支持，才能將數字檔案室納入議事日程，為其發展提供必要的保障。要順應數字檔案室建設要求，爭取相關部門重視，創新工作體制機制，切實加強領導，統籌開展工作。集中各部門力量，有效地組織、實施數字檔案室建設，加快數字檔案室建設進程，全面提升數字檔案室水平，以推動數字檔案建設健康有序地開展。

2）各單位在建設數字檔案室的過程中面臨最大的問題是經費有限，導致檔案數字化建設軟硬件投入的資金不足，致使數字檔案室建設舉步維艱。應為數字檔案室建設軟硬件基礎設施予以經費保障，給予長期的經費支持。只有加大資金投入，才能不斷完善軟硬件基礎設施建設。數字檔案建設必須配備齊全的基礎設施，包括軟件系統和硬件設備開發。在軟件建設上，軟件是數字檔案室的核心，無論是檔案的整理、收集，還是存儲分享，軟件都是這些工作開展的動力，因此在配備軟件資源時，要選擇購置運行穩定、安全可靠、與硬件選擇相匹配的主流操作系統。在硬件設施上，要配置數字檔案建設所必需的設施設備，包括存儲器、檔案服務器、掃描儀、打印機、復印機、計算機等必要的輸入/輸出設備，以滿足少量的檔案信息處理需求。

3）數字檔案室的建設過程中一個重要的保障是相關的制度，制度建設是數字檔案室建設實現制度化的重要前提，要結合《數字檔案室建設指南》，制定既滿足規范要求又適合實際工作要求的制度或者辦法，使數字檔案室建設有章可循，有法可依。各個單位要不斷完善相關制度，不僅要求檔案基礎業務管理制度的健全，例如各門類檔案收集、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統計等制度，還要建立健全數字檔案室建設所需的各種制度，比如電子文件歸檔管理制度、檔案數據網上查詢利用制度、檔案數據網和信息設備維護使用制度、電子檔案鑒定銷毀制度......各檔案室在數字檔案室建設中，要切實貫徹實施嚴格執行這些規章制度、標準規范，保證數字檔案室建設在法制化的軌道上有序推進。

3 落實綜合檔案室“三納入”、“四通步”管理

“三納入”即納入本單位工作計劃、制度、崗位。

“四通步”即：

1）檔案工作與各項工作部署同步。各科室下達工作任務，同時提出文件材料的歸檔要求，根據本專業的特點和規律，確定本專業文件材料的歸檔范圍，保證前期材料的資料完整，避免以往在開展各項工作中，因沒有周密的計劃和督署而帶來工作的盲目性。

2）檔案與各項工作檢查同步。在每一項業務工作告一段落或者結束的同時，檔案室及時配合，檢查計劃的落實情況，資料形成、完成情況，保證完成一項工作，都要有一整套齊全、完整的檔案資料。

3）檔案工作與各項工作總結同步。各業務部門在總結工作中，檔案部門及時按照專業工作形成的自然規律，對文件資料的形成、收集、材料分類，規范立卷進行總結，保證各專業工作完成后形成檔案材料的連續性、完整性和成套性。

4）檔案與各項工作驗收同步。各專業工作告一段落或者完成后，業務、檔案部門共同進行驗收工作。首先，看其檔案資料的齊全、完整和具有邏輯性，在科技檔案中，嚴格保持文件材料之間的內在聯系，以時間先后順序或內容關系有序的排序。其次，歸檔材料文字清楚，紙質較好，采用碳素墨水書寫，以便檔案材料能夠長久保存。最后，裝訂立卷，及時與檔案室辦理移交手續，為豐富室藏和今后綜合檔案的信息開發利用創造良好的條件。

4 檔案為領導決策及專業人員提供可靠依據

決策是一個分析、解決問題的綜合過程，正確的決策來源首先或主要來自歷年疾病防治情報信息，通過歷年疾病防治檔案資料綜合分析，看出我市疾病防治工作實踐過程中的優劣和不足之處，從而利用檔案資料，統籌規劃，制定計劃，明確工作重點，提高辦事能力和工作效率。

在各項疾病防制和管理活動中，利用檔案資料，即達到各項工作計劃的落實，又保證了檔案前期材料歸檔完整和材料質量要求，避免以往在開展各項工作中，因沒有周密的計劃而帶來的工作的盲目性。

通過檔案編研把形成的科學結論，一方面可以為各級政府部門提供決策資料，當突發公共衛生事件發生后，通過科學論證所提供的有效的危機管理預案。把損失控制到最小的程度。另一方面，利用檔案所提供的史料，對民眾進行引導和心理輔導，幫助民眾在突發事件中從容應對。

5 檔案為撰寫論文、科研項目研究提供全部資料

疾病防治檔案涉及內容很豐實，它記錄了全市疾病防治工作的全過程，所有這些經歷經過整理、分析，均可作為撰寫論文、科普稿件的素材，一種疾病最終被消滅，對歷年形成的防治疾病成套檔案進行整理、分析，形成具有時代意義的研究成果。

總之，綜合檔案資料的形成是整個檔案管理工作中極為重要的一個環節，它是專業人員在防病工作實踐中形成的第一手資料，是開展各級工作的依據，是綜合檔案室管理工作的基礎。始終保持綜合檔案資料的連續性，完整性和成套性對今后防病治病工作，信息開發利用，對預防醫學檔案事業的發展是至關重要的。