淺析醫院財務檔案管理面臨的困境及解決辦法

孫 博

（壽光市口腔醫院，山東 濰坊 262700）

隨著社會經濟的不斷發展，醫院內日益增多的財務檔案管理方式也在發生變化，同時，也出現了一些影響檔案管理的問題。為了將財務檔案管理得井井有條，醫院應重視并改正目前的問題，加強財務檔案管理，將其價值發揮到最大化。

1 醫院財務檔案管理面臨的問題

1）管理流程不完整。財務檔案是醫院中最重要的數據庫，不僅記錄了醫院的發展進程，還彰顯了相應時間下社會與人類發展的特征。但由于醫院沒有設立獨立的管理部門、沒有建立基本的管理流程，導致管理人員分工不明確，很可能出現多個人反復處理相同的信息而降低工作效率，錄入無用信息。即使在財務信息成功地被收集輸入并上傳下載后，也會因為管理流程不完整，沒有對財務信息的儲存整理等后續操作，導致財務檔案無法長期保存或者檔案遺失不全，影響財務檔案的綜合利用，極大地降低了對未來醫學研究工作的參考價值和借鑒意義。

2）管理制度不完善。醫院本著“治病救人，救死扶傷”的原則，把全部精力放在提高醫療技術、加強科室管理、優化醫院環境、配備醫療機器等方面，這一點很好地體現出醫院對病人的責任心與專業性。但是，醫院卻忽略了對財務檔案管理方面的規整，沒有起完整的管理制度。很容易出現管理工作混亂不條理、管理人員工作懶散不積極，從而造成財務檔案核對不及時、整合不徹底等問題，同樣是不利于醫院的進一步發展，產生負面影響。

3）管理人員不專業。隨著信息化時代的不斷發展，利用網絡進行檔案管理很明顯是方便快捷的首要選擇。但由于大多數醫院里的財務管理人員已接近中年，他們更加熟悉以前利用紙張進行人工管理檔案的模式，而由于學習能力相對下降，短時間內無法學會熟練利用計算機網絡進行檔案管理，出現工作效率低、工作專業度不夠等情況，甚至有的醫院需要招進臨時的工作人員，無論是專業度還是責任心，都達不到合格的要求。再加上沒有完善的管理制度，管理人員不具備良好的職業素質，不利于醫院財務檔案的進一步管理。

4）管理設施不齊全。由于醫院部門沒有足夠重視醫院的財務檔案管理情況，也就沒有投入充足的資金進行規整，造成檔案管理的基礎設施更新不及時、計算機內存不足、硬件老化等問題，檔案輸入速度自然降低。再加上檔案工作室條件簡陋、基礎設施老化嚴重，嚴重影響管理人員的工作，目前還有一些醫院仍然采用傳統低效的人工方式進行檔案管理，使檔案的檢索環節不斷被延誤，影響了檔案的進一步核對和利用。

2 如何做好醫院財務檔案管理

1）規范管理流程。醫院財務檔案管理是一項內容復雜但過程很明晰的工作，如果想有條不紊地管理檔案，首先要做的就是規范管理流程，分配管理任務，使每位管理人員各司其職，提高工作的效率和精準度。比如，每兩位管理人員分別負責財務檔案的收錄、分類、整合上傳、儲存，每一個過程都由一人操作、一人審核，以免隨后調取財務檔案時出現檔案錯誤雜亂的情況，可以極大地降低財務檔案的出錯率和重復率，增加了檔案信息的參考價值。并且，由于管理檔案需要管理人員細心、耐心、有責任感，所以在分配任務時也要根據不同工作人員的特質進行分配，細化工作流程，保證檔案信息的真實度與準確性。

2）完善管理制度。每一個行業都有屬于自己的制度。國家的制度是法律，以約束公民行為，樹立價值目標。因此，作為醫院發展的重要憑證，財務檔案管理也應成立一個部門，并完善管理規章制度。“沒有規矩，不成方圓”。一套完善的制度不僅使部門管理規范化，避免管理人員行為的隨意性，提高他們的綜合素質和業務能力，端正工作態度，還能最大化地保護工作人員的合法權益，對醫院和工作人員雙方都是一項保障。比如，工作時間不能處理私人事務，每人每天負責錄入、核對、儲存、上傳等相關任務，既能避免人員懶散的情況，提高工作效率，還能降低財務檔案的出錯率和遺失率，為后續工作提供了極大的便利。同時，醫院還可以建立相應的獎懲制度，做到獎懲分明，提高管理人員工作時的活躍度，使管理人員更加注意規范自己的工作行為，增強責任意識和職業道德觀念。最重要的是，制度的關鍵在于執行，管理制度完善后，就必須嚴格根據醫院單位的財務管理制度執行。醫院可以進一步細化工作人員的職責，安排專門的人員負責監督、記錄、綜合評價執行情況，提高管理人員的執行力，盡量做到“立刻錄入財務檔案”，而不是把工作任務堆在一起最后處理。

3）培養管理人才。“學如逆水行舟，不進則退”，在我們所處的數字化網絡社會，學習的重要性更是不言而喻。為了提高財務檔案管理人員的工作效率，醫院應該主動安排他們學習計算機基本技能，提高專業水平，對于醫院里年齡稍長的信息管理人員，醫院可以專門組織一個培訓小組，對工作人員進行針對性地教學，順應新時代發展的要求，熟練掌握計算機使用的基本操作，還可以定期進行技能考核，提高工作人員學習的積極性與重視度，為下一步工作做好準備。除此之外，醫院還應重視年輕人才的招聘引進，培養管理人才，為檔案管理工作注入新鮮血液。身邊有了優秀的技術人才作為榜樣，老員工也會更有斗志學習掌握新技能。管理人員對工作充滿熱情，是財務檔案管理工作能夠順利進行的關鍵。

4）更新管理設施。隨著大數據時代的到來，醫院要與時俱進，順應新時代發展的潮流，掌握使用網絡技術管理信息檔案的技能，最大化地實現檔案信息數字化管理，提高管理人員的工作效率。“巧婦難為無米炊”，醫院應該盡快淘汰檔案工作室的陳舊設備，購置性能更優秀的設施為管理工作服務。除了更新相應設備外，還可以利用計算機網絡方便快捷準確的特點，編寫信息自動分類程序、建立信息多層查詢系統，建立起一個完整、準確、真實的數據庫，為之后進行疾病研究調取相關信息時奠定堅實的基礎。

5）加強管理學習。除了加強醫院自身的檔案管理能力，為了更好地利用財務檔案包含的信息，醫院還應加強與其他醫院的學習交流，在財務檔案管理方面各取所長、共同進步，深究互聯網隱藏的功能，探討如何不斷完善檔案管理系統。同時，由于不同地區、不同環境的醫院財務檔案信息不同，其他醫院可以根據相關信息采取預防措施，為居民的健康加上一項保障，真正意義上實現了財務檔案的價值最大化。

3 結束語

綜上所述，財務檔案是醫院成長進步過程中最重要的見證者與參與者，面對目前所出現的問題，醫院領導應重視財務檔案管理，及時采取措施，做好檔案管理工作，為醫院以后的發展做好鋪墊。