醫院人事檔案管理的完善策略

陳淑艷

（福建省立醫院人力資源處，福建 福州 350000）

1 前言

無論任何機構在組織開展各種形式的實踐性活動時，均會產生一系列的相關數據或文件資料，其中的人事類文件資料則是機構檔案資料建設與人事檔案管理的主要構成部分，切實提升數據與資料的真實性、可靠性，才能最大程度促進機構人力資源的科學配置與合理利用，推動人力管理質量與水平的持續有效提升。對此，負責具體人事檔案管理工作的相關人員，需要對人事檔案管理工作的內涵、實質與要求等有全方位地了解及認知。值得注意的是，人事檔案管理工作與其他管理模式不同，其所涉及范圍比較廣泛且紛繁復雜，如管理體系、管理模式、管理策略與管理隊伍等等，且結合當前醫院的實際發展狀況發現，醫院的人事檔案管理工作在具體運作過程中，還存在諸多的瓶頸與問題。對此，我國醫院需要從宏觀視角，積極探索突破人事檔案管理的瓶頸與存在的不足之處，借助于現代化管理手段與信息化技術促進醫院人事檔案管理工作取得新進展。

2 當前醫院人事檔案管理工作存在的主要問題

1）對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視。對于醫院而言，不斷提高其醫療、保健與防疫等技術方面的水平是工作的重中之重，即通過優化醫療設備和改善診療環境，為廣大患者提供安全、高質、高效的醫療服務。從這個角度來講，醫院的領導層更為重視醫療的質量提升與業務推進，往往將更多的精力與時間投放于臨床一線，大多數行政后勤工作，也主要是為臨床一線而服務。在這種背景下，人事檔案管理工作通常處于被忽視的狀態，針對人事檔案管理的意識相對缺乏，且多數人事檔案管理人員也僅滿足于一般任務的完成，片面認為只要保證醫院人事檔案的完整性，并不出現較大的遺漏就行，極少積極主動地參與人事檔案管理的現代化建設中[1]。與此同時，醫院的領導、各科室以及醫務工作者對有關崗位業績、培訓進修、科研成果等一系列資料的檔案歸檔，也沒有充足的認識，導致這些信息資料無法及時、全面地儲存到人事檔案中，而人事檔案也難以將醫療人員的業務表現與能力水平等動態性信息予以表現，造成醫院的人力資源真實狀況無法在人事檔案中進行全面反映與展現。

2）人事檔案管理模式相對陳舊與落后。醫院人事檔案管理工作的專業性、機密性與政治性特征十分突出，對于新世紀的醫院人事檔案管理工作而言，只有與大數據信息技術相接軌，才能保障其與時俱進。然而，根據當前大多數醫院的實際情況來看，醫療設備是醫院資金投放的重點方向，而人事檔案管理設備的資金投入則少之又少，這就導致人事檔案管理工作的基礎設施相對落后[2]。相當一部分醫院的人事檔案還停留在紙質文件資料層面，檔案管理模式也是以傳統的人工收集資料、整理資料與保存資料為主，信息化水平偏低，缺乏必要的信息化技術設備，人事檔案管理工作的科學化、系統化與標準化建設相對緩慢。

3）人事檔案管理人員力量較為薄弱。人事檔案管理人員作為醫院人事檔案管理工作的直接作用者，其管理能力與管理水平的高低，對醫院人事檔案管理工作的成效有著重要影響。但是，目前諸多醫院對于醫務人員的素質與能力更為重視，對人事檔案管理人員的業務能力并未予以足夠重視，且相當一部分醫院人事檔案管理人員都是兼職，極少接受過專業的、正規的人事檔案管理教育，醫院也鮮有組織相關的人事檔案管理培訓活動。人事檔案管理人員在專業知識方面的匱乏，以及薄弱的檔案管理法律意識等，導致現有醫院人事檔案管理人員的知識結構較為陳舊，檔案管理效率也相對低下，一定程度上阻礙了醫院人事檔案管理工作的穩步有序推進。

3 醫院人事檔案管理的完善策略

1）充分認識檔案管理工作的重要性。只有對人事檔案管理工作的重要意義有著充足的認識，才能最大程度確保醫院人事檔案管理工作的積極有序運行，才能為醫院的科學決策與可持續健康發展提供強有力的信息支撐[3]。對此，無論是醫院管理人員，還是醫務人員與從事人事檔案管理工作人員等，都需要對醫院人事檔案管理工作予以充分的了解與重視，并將人事檔案管理工作納入醫院重要發展戰略當中，積極借助于醫院內部網絡、日常會議、醫院報刊等渠道，加大對人事檔案管理常識的宣傳力度，讓廣大醫院工作人員對人事檔案管理工作有著正確的認知與了解，使其充分意識到人事檔案管理工作的重要價值與意義，進而樹立正確的人事檔案管理思想，以此積極主動地參與到醫院人事檔案管理工作之中，為人事檔案的完整性、全面性以及及時性貢獻自己應有的力量，齊心協力提升醫院人事檔案管理 水平。

2）改善與優化人事檔案管理模式。將網絡信息技術作為新時代醫院人事檔案管理工作的重要載體是大勢所趨，實施現代化的人事檔案信息管理模式也逐漸成為各醫院人事檔案管理模式優化的重要舉措之一。這就需要醫院，一方面做好人事檔案管理的信息數字化工作，積極建立信息化人事檔案管理平臺，通過信息化的電腦儲存方式解決傳統的紙質性文件存儲，電腦存儲量大且便于檢索查閱，尤其是節約辦公用地，且綠色又環保，大大提升了醫院人事檔案管理的整體質量與效率[4]。另一方面醫院要做好人事檔案信息管理的安全性工作，創建存檔、查詢、調閱、登記等操作方法，實現人事檔案信息化管理的高安全、高效率工作目標。堅持信息化管理模式的實施與優化，不僅是人事檔案管理工作自身發展的要求，也是醫院實現更好更快發展的基本保障。

3）強化人事檔案管理人員力量。提升醫院人事檔案管理人才隊伍的整體質量，是當前醫院亟待解決的重要任務之一。這就需要醫院，一方面增強人事管理工作者的專業素養，即從計算機技能操作、檔案信息安全意識、職業道德等方面進行強化；另一方面提高人事檔案管理工作者的專業知識與技能水平，如鞏固相關人員的檔案管理專業知識、必備的醫療基礎知識與較強的檔案管理技能等[5]。同時，醫院也需要不斷建立健全人事檔案管理人員培訓體系，定期對人事檔案管理人員進行專業知識與技能培訓，不斷更新其知識結構，進而滿足現代化人事檔案管理工作需要。

總而言之，隨著我國社會變革的持續推進與深入，醫療衛生行業的改革也隨之進入攻堅克難階段，現代群眾的新需求與市場的新發展，也對醫院人事檔案管理工作的傳統運作模式產生了嚴重沖擊與挑戰。因此，只有突破傳統的醫院人事檔案管理方式與滯后的管理手段，才能真正構建起系統化、科學化與市場化的檔案管理觀念與管理模式。所以，大力創新醫院人事檔案管理工作的新體系與新方式，緊緊圍繞運作過程中出現的缺點與不足進行意識、模式、人才隊伍等方面的建設工作，著力促進醫院人事檔案管理工作的不斷優化與革新，進而為人事檔案管理工作的高質量發展與高效率運作提供堅強的基礎與前提。