縣級醫(yī)院人事檔案管理的現狀分析

翟 路

（金鄉(xiāng)縣人民醫(yī)院，山東 濟寧 272200）

人事檔案是職工工作經歷的具體體現，是職工個人經歷、學歷水平、技術職稱、社會關系、業(yè)務能力、工作獎懲等方面的原始記錄，同時還是職稱評審、干部選拔、人員流動、社會保險辦理、工資調整、退休手續(xù)辦理、政治審查等工作的重要參考依據。當前縣級醫(yī)院人事檔案水平嚴重滯后于醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略，所以如何讓醫(yī)院人事檔案工作更加規(guī)范化、科學化，以此更好地服務于醫(yī)院發(fā)展顯得尤為重要。

1 縣級醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1）人事檔案管理意識不足。在當前縣級醫(yī)院發(fā)展過程中，單位領導更注重醫(yī)療水平的提升、醫(yī)保資金管理、藥品經營、大型設備采購等方面，人事檔案無法直接為醫(yī)院發(fā)展產生經濟效益和社會效益，因此醫(yī)院不愿投入較多的人力物力在人事檔案管理工作上。很多縣級醫(yī)院缺乏專門的人事檔案室或檔案室環(huán)境遠達不到檔案存放標準，目前在檔案保管工作中的許多問題亟待解決。比如：紙張老化、字跡褪色模糊，有相當數量的檔案，紙張變黃發(fā)脆，老化變質，到了不能再用的程序。檔案蟲害也影響檔案的保存，檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護標準，需要復制的檔案數量大，復制檔案的手段也比較落后。

2）人事檔案管理制度不健全。許多縣級醫(yī)院沒有相應的人事檔案管理制度或相關制度只是對《檔案法》、相關條例照抄照搬，沒有結合醫(yī)院實際，導致無法推行、實施，最終使人事檔案管理流于形式，沒有真正發(fā)揮人事檔案對醫(yī)院發(fā)展應有的作用。具體到實際工作中，由于缺乏健全的制度和工作流程，使得人事檔案管理中把關不嚴，導致檔案材料內容不完整、質量不高，缺少有價值資料，甚至存在人事檔案造假、涂改、筆記潦草等現象，無法全面、真實反映職工個人經歷和品德情況，嚴重影響了檔案使用價值。

3）人事檔案管理方式落后。信息技術的應用極大地解放了勞動力和生產力，在醫(yī)院工作中，更多應用到了醫(yī)療診斷、藥品管理、財務管理的方面，唯獨人事檔案管理系統是一片空白。人事檔案管理手段還相對落后，大多采取手工編輯、檢索或簡單地使用了電子檔案，但人事檔案材料仍不能及時歸檔整理，檔案存放混亂、使用效率低、內容不完整，信息化保密軟硬件質量偏低，尚未完全實現檔案管理信息化建設。

4）人事檔案管理人員素質不高。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，大多檔案管理工作都是人事科人員兼職管理，檔案管理精力不足，導致工作積極性不高，把檔案管理簡單地認為是資料存放。縣級醫(yī)院檔案管理中，人事檔案管理缺少必要的專業(yè)知識培訓，缺乏檔案管理創(chuàng)新精神，“重藏輕用”現象普遍，忽視了人事檔案資源的開發(fā)利用，對檔案潛在的發(fā)展價值缺乏科學、全面的認知。

2 縣級醫(yī)院人事檔案管理的相應對策

1）強化人事檔案管理意識。人事檔案工作的好壞關系到職工提拔、晉升、調動等切身利益，同時對醫(yī)院重大決策和發(fā)展起著深遠影響。人事部門要將人事檔案的作用向相關領導及時陳述，強化單位領導人事檔案管理意識，一方面按照檔案室建設標準，加大人事檔案室資金投入、完善檔案管理設施、定期檢查指導檔案管理工作；另一方面，要提高檔案管理人員責任感、積極性，認真按照檔案管理規(guī)定，及時、完善收集歸檔材料，把好人事檔案質量。

2）完善人事檔案管理制度。醫(yī)院人事部門應根據國家《檔案法》、中央組織部《人事檔案管理條例》等法律法規(guī)要求，結合醫(yī)院實際情況，制定符合自身特色的人事檔案管理制度，包括檔案內容鑒別、分類歸檔、材料排序與編目、復制與技術加工、裝訂與驗收入庫、保密制度、借閱制度、管理人員職責和科學獎懲機制等一系列的規(guī)章制度，依照規(guī)章制度開展工作，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化、靈活化。人事檔 案管理制度重在實施，僅僅制定出來并沒有用，關鍵是如何有效利用，并在實踐的過程中不斷補充和完善，使其發(fā)揮最大作用。醫(yī)院應將人事檔案管理納入醫(yī)院的績效考核體系，建立科學的指標評價標準，定期對人事檔案管理工作人員進行考核。

3）改善人事檔案硬件、軟件設施。（1）醫(yī)院應增加對人事檔案管理的資金投入，引入現代化技術和設備實現檔案現代化管理。將現代先進的存儲技術、防護技術、復制技術和裝訂技術等應用到檔案管理工作中。根據需要購買電腦、掃描儀、復印機、打孔機、碎紙機等設備，為檔案存儲室配備空調器、除濕機、吸塵器等，以改善檔案室環(huán)境，延長人事檔案壽命。（2）充分享受信息化人事檔案管理系統帶來的紅利。引進現代化技術和設備建立醫(yī)院人事檔案數據庫，對醫(yī)院的上千名職工進行統一管理，通過系統可以方便的檢索、查閱、審核每一個職工的人事信息，并能對人員的素質狀況、人才結構等進行及時準確的分析，為人才引進、培養(yǎng)，職務晉升，職稱評審，津貼發(fā)放和調整提供各種科學的依據，為醫(yī)院管理提供便利的服務，有效地保障職工和醫(yī)院利益，使檔案管理工作科學規(guī)范化。及時更新，動態(tài)化管理人事檔案信息，保障檔案信息的時效性、真實性和準確性。人事檔案管理信息系統的運用減輕了人事檔案管理工作的負擔，提高了工作效率，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務。（3）基于人事檔案管理信息系統，實現財務系統、醫(yī)療質量管理系統、pacs管理系統等系統的無縫對接，同時應注意職工檔案保密性與安全性，將重要資料權限設在人事檔案部門，將通用數據、信息實現共享共用，使醫(yī)務科、護理部、黨辦、財務科、經濟運營管理科、工會、計劃生育、后勤等部門可直接從相應系統獲取有效人事數據，真正提高醫(yī)院工作效率，減少不必要成本。（4）人事檔案管理系統應考慮到網絡環(huán)境下的信息安全、檔案的長期保存、日后的軟硬件升級、信息查閱的便利性和效率等 方面。

4）不斷提升人事檔案管理人員專業(yè)技術水平。當前形勢下，要提高檔案管理水平，就要提高檔案管理人員專業(yè)技術水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協作型”多素質人才。醫(yī)院應為檔案管理人員提供更多專業(yè)知識培訓機會，更加積極主動去學習一些好的經驗和做法，不斷提升工作人員服務意識和創(chuàng)新精神，采取科學管理方法開展工作，提升人事檔案管理有效度、效率、準確度。此外，引入競爭機制，通過擇優(yōu)錄用、競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。

3 結束語

時代在進步、社會在發(fā)展，人事檔案管理工作應當與時俱進。未來醫(yī)院競爭歸根結底是醫(yī)療人才的競爭，人事檔案作為考察醫(yī)院人才的一面鏡子和窗口，對如何建立健全科學人才培訓使用機制，進而全面提升醫(yī)院核心競爭力至關重要。

下一步縣級醫(yī)院人事檔案管理工作中，人事檔案管理專員應從自身醫(yī)院實際情況出發(fā)，建立健全醫(yī)院工作制度，不斷改善檔案工作設施，科學運用信息化手段，不斷提升個人業(yè)務能力和素質，對本單位人事檔案進行一次全面的查缺補漏，實現醫(yī)院人事檔案管理的科學化、社會化、規(guī)范化、專業(yè)化，從而為實現醫(yī)院經濟價值和社會效益奠定堅實的基礎。