企業檔案資源利用價值提升探討

蔣 敏 蘇 婉 陳 明

（中車資陽機車有限公司，四川 資陽 641300）

企業檔案資源是其自身經營發展中各項業務活動的重要記錄材料，準確記錄了企業的發展經歷，這對于企業未來戰略規劃制定也具有十分重要的參考價值。在新形勢下，企業需充分重視檔案管理工作，認識到檔案資源利用價值提升的重要意義，讓檔案管理工作真正助力企業的持續健康發展，充分發揮出檔案資源的價值和作用。

1 企業檔案資源利用工作的重要性

企業檔案資源的實際價值需要通過開發利用來予以體現，唯有對檔案資源進行深入挖掘和充分開發，才可以真正反映出其價值與作用。然而，部分企業管理者對此項工作并不關注，這是由于很多企業檔案管理部門一直處于被動的工作狀態下，這樣的工作模式難以做出效益和成果。一般來說，資源利用頻率與其價值通常是成正比的關系，利率頻率越高，其價值就越凸顯，所以對于企業檔案管理工作來說，應當重視對檔案資源的挖掘與開發，這樣才有助于促進其利用價值的提升。總體而言，企業檔案資源利用工作的重要意義表現在以下幾個方面：

第一，對于企業管理者決策而言，促進企業檔案資源利用價值的提升能夠幫助管理者作出更加科學準確的決策。企業在參與各項業務活動的過程中，管理者需要參考大量數據信息才能夠做出決策，檔案資源便屬于其中非常關鍵的內容之一。管理者借助于查閱過去的檔案資源，熟悉掌握企業各項業務的實施情況和發展動向，依靠回溯過去來準確把握未來的經營目標。科學利用檔案資源，能夠讓管理者制定出更加符合企業自身發展需求的經營管理規劃。

第二，企業檔案資源的開發利用可以為企業文化建設工作提供助力。在企業經營管理過程中，所參與從事的各項業務活動都被真實客觀地記錄在檔案材料內，是企業非常重要的知識體系，它對于企業內部文化建設工作意義重大。企業要獲得持續穩健的發展需要依靠先進且正確的企業文化作為支撐，檔案資源的開發利用可以幫助企業文化的逐漸形成，幫助企業正確塑造自身形象，促進企業市場競爭力的提升[1]。

第三，企業檔案資源利用能夠促進其經濟效益的不斷提升。檔案資源的高效開發利用可以為企業各項經營業務活動提供正確的指引，促進企業內部經營管理制度不斷完善。通過對過去企業檔案材料的分析研究，找出企業在發展過程中的突出問題，幫助管理者制定有針對性的制度規定，有效解決阻礙企業發展的問題，讓企業朝著正確的方向前進，這樣也就能夠獲得更好的經濟效益。

2 影響企業檔案資源開發利用的因素

企業檔案資源利用價值的提升關鍵在于開發利用，而檔案管理工作的價值也是在檔案服務中予以實現。現階段依舊還有很多企業沿用傳統的檔案管理工作模式，不重視檔案開發利用工作，檔案管理部門處于被動的工作狀態，檔案服務方式陳舊，開發利用效率不高。影響企業檔案資源利用價值提升的因素集中在以下幾點：

首先是企業檔案管理制度不完善。近年來檔案管理工作逐漸向著信息化和規范化的方向邁進，很多企業都紛紛制定了相應的檔案管理制度，然而在實際的落實過程中，很多檔案管理制度流于形式，執行力不足，難以真正貫徹執行。還有部分企業檔案管理制度不完善，管理過程不規范，難以達到既定效果，在很大程度上影響到檔案資源的開發利用[2]。其次是企業檔案管理工作人員專業素質能力不足。很多企業的檔案管理人員隊伍普遍存在老齡化的趨勢，而且部分企業中負責檔案資源管理的人員并未接受系統化的專業知識學習，甚至一些檔案管理崗位是從其他部門抽調來臨時兼任的。由于檔案管理人員專業能力不足，在實際工作中難以應用新技術和新理念，進而阻礙了檔案資源開發利用進程。再次是企業檔案服務、開發、利用和管理意識有待加強。由于傳統管理觀念的制約，企業檔案管理人員思想沒有更新，覺得只需要做好檔案收集保管即可完成工作任務，同時檔案人員沒有樹立較強的服務意識，檔案資源開發利用工作處于被動消極狀態，甚至一些檔案管理人員對檔案資源實施封閉策略，一般不允許外借，導致檔案開發利用實際效果受到影響，重要的檔案材料無法發揮出實際價值。最后是企業檔案信息化建設滯后，使得檔案資源利用價值難以提升，一些企業依舊采用傳統的人工管理模式，不重視檔案數字化處理和信息化管理，檔案的開發利用也僅僅保持在初級階段，檔案借閱、瀏覽、檢索服務效率不高，現代信息技術并未真正應用到檔案管理工作中來。

3 企業檔案資源利用價值提升對策

3.1 提升檔案資源的管理與整合能力

檔案資源屬于企業中非常重要的核心資源之一，應對其實施科學高效的開發利用管理，促使檔案管理工作人員提升開發利用意識，開展好企業檔案資源的科學整合、統一管理、合理規劃等工作，貫徹執行檔案管理制度，對檔案資源予以實時跟蹤收集，保證檔案資源在進行調取、查閱等相關工作中的規范性，努力保障檔案材料的準確、完整、客觀、系統，從而促進企業檔案管理、利用工作水平的不斷提升。與此同時，還需要不斷強化崗位責任制，落實好檔案材料的篩選、審核、歸檔和挖掘利用工作，特別是針對部分珍貴且重要的檔案材料，應當提升其權限等級，保證重要檔案的安全完整，這是促進企業檔案資源利用價值提升的重要基礎。

3.2 提升信息技術在檔案資源管理中的應用

近年來，現代信息技術的發展應用推動了檔案管理工作的創新與轉型，企業檔案管理也應積極利用信息技術和計算機技術推動檔案資源庫的構建。企業管理者需要充分注重檔案信息化建設工作，盡快建立符合企業檔案管理需求的信息平臺，借助于大數據、云計算等計算來提升檔案采集、查詢、檢索的效率，提供更多個性化和有針對性的檔案利用服務。另外還需要積極應用信息技術對已有檔案資源進行數字化轉換，推動檔案日常管理利用的信息化建設工作，通過信息管理平臺來提供多元化的諸如在線檢索、在線傳輸等實用性功能，促進企業提升檔案資源利用效率和利用價值，同時降低人力成本，確保企業檔案管理工作有序開展[3]。

3.3 樹立企業檔案資源開發利用意識

對于現階段很多檔案管理工作人員開發利用意識薄弱的現象，企業方面應當采取有效措施幫助其樹立檔案資源開發利用意識，不斷提升其服務意識，讓檔案管理人員真正認識到檔案資源利用價值提升對于推動企業持續健康發展的重要意義，讓其能夠真正對本崗位工作負責，履行好自身職責。新時期下，要落實好對檔案管理人員開發利用意識的培養和提升，構建更加完善的規章制度，確保檔案管理利用的公開性與及時性。這里所說的公開性即是在做好部分重要珍貴檔案材料保密工作的同時，對其他更多有利用價值的檔案資源應在企業內部員工進行公開，讓他們能夠隨時檢索查閱自己所需要的檔案材料；及時性即需要檔案工作人員提升服務意識，充分了解到檔案資源開發利用是為企業經營發展而服務，積極開展好本職工作，深入挖掘檔案資源的利用價值。綜合來說，促進企業檔案資源利用價值的提升，就需要檔案管理工作人員樹立檔案資源開發利用意識，增強服務意識。

3.4 重視檔案資源管理工作人員專業培養

檔案管理工作人員屬于企業檔案管理和開發利用工作的重要主體，重視并做好檔案管理工作人員綜合素質能力的培養，這有助于促進檔案資源利用價值的提升。首先，應當引導檔案管理人員堅持與時俱進，樹立創新的檔案管理和開發利用理念，在實際工作中敢于打破常規，不斷創新改革；其次，應當促進檔案管理人員的思想認識逐步向前發展，引領檔案資源開發利用熱潮，深入挖掘可利用的檔案材料，提升檔案資源的利用價值；再次，引導檔案管理工作人員在實際工作中努力進取，積極進行自我學習充電，主動學習現代化信息技術，善于利用新的開發管理手段來達成工作目標，充分發揮出檔案資源的價值，為企業帶來更好的檔案資源服務；最后，應當定期組織開展檔案培訓教育活動，通過構建完善的獎懲激勵機制，充分調動檔案管理人員的參與積極性，督促其不斷提升自己，完善專業知識結構，對具備較強工作能力且績效較好的人員應當及時給予獎勵，避免優秀檔案管理人員的流失[4]。

3.5 創新服務理念以及服務模式

企業應當不斷優化與完善檔案資源開發利用工作，不斷創新服務理念和服務模式，檔案管理工作人員也要轉變過去那種被動等待工作上門的思想態度，主動出擊和各部門建立聯系，充分掌握不同部門的檔案利用需求，從而制定出系統化、個性化的檔案服務方案。提供檔案利用服務后還應當建立反饋機制，進行持續跟蹤，了解檔案利用者對自身服務的滿意程度，借助于對反饋信息的綜合梳理與分析研究，了解檔案利用者的偏好需求，促進檔案資源利用價值和服務水平的不斷提升。與此同時，還需要盡快促進檔案管理服務模式從過去的索取型朝著推送型轉變，靈活高效地向檔案利用者推送相關檔案資源，讓他們能夠第一時間獲取到自己想要的檔案信息材料，提高檔案服務質量。

4 結語

綜上所述，對于現代企業檔案管理活動來說，與過去那種僅僅開展好檔案收集歸檔的模式比起來，深入挖掘并開發檔案資源的利用價值更加關鍵。要確保企業檔案管理工作朝著更加科學化、規范化、智能化的方向邁進，真正發揮出檔案資源的重要價值和作用，需要企業不斷強化開發利用意識，積極應用現代信息技術，主動更新檔案管理理念和工作模式，讓檔案資源能夠真正為企業經營發展提供更多助力，為企業的持續健康發展作出更多貢獻。