機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑探討

吳月霞

（牡丹江市西安區(qū)檔案館，黑龍江 牡丹江 157000）

1 引言

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理發(fā)揮著不容忽視的重要作用。現(xiàn)代技術(shù)的飛速進(jìn)步，將我們帶到了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也開始逐漸匯集檔案管理領(lǐng)域，檔案管理的信息化發(fā)展儼然已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。但就當(dāng)前階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展的實(shí)際情況來看，仍然存在著諸多有待解決的問題。本文主要結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的開展現(xiàn)狀，探索機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展路徑，旨在為提高事業(yè)單位檔案管理工作的開展水平、促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供有效建議。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）未能予以檔案管理信息化足夠重視。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中日常工作的種類多樣，內(nèi)容繁雜，而檔案信息中承載的內(nèi)容能夠?yàn)楦黜?xiàng)決策以及決策的落實(shí)提供有效參考依據(jù)。但就目前情況來看，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的檔案管理思想，面對(duì)大量的檔案信息，卻仍然采取傳統(tǒng)的管理方式，不僅降低了檔案資源的利用率，同時(shí)也為檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型創(chuàng)設(shè)了嚴(yán)重的阻礙。許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的深入認(rèn)識(shí)，一味的通過增加檔案管理人員數(shù)量?jī)?yōu)化檔案管理水平，導(dǎo)致檔案管理效率明顯降低。

2）檔案管理信息化缺乏足夠資金支持。為了充分保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展，在促進(jìn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的同時(shí)，還需購(gòu)入大量的硬件設(shè)備，并對(duì)于軟件進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，在這一過程當(dāng)中必然會(huì)消耗大量資金。而事業(yè)單位能夠提供給檔案管理信息化建設(shè)的資金是有限的，這使得許多重要的設(shè)備無法引入，已有的軟件基礎(chǔ)也較為薄弱，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)仍然依賴于人工管理。

3）檔案管理信息化缺乏充足人才支撐。結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，我們可以發(fā)現(xiàn)，大部分的事業(yè)單位都已經(jīng)構(gòu)建起了專門的檔案管理部門，但從事檔案管理工作的工作人員普遍年齡較大，雖具備著一定的管理經(jīng)驗(yàn)，但普遍為參加過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)于新的檔案管理理念和新的檔案管理技術(shù)知之甚少。管理人員的信息化意識(shí)較差一定程度上阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的進(jìn)程，管理人員匱乏的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)也難以充分滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化轉(zhuǎn)型的要求。

4）檔案管理信息化軟件基礎(chǔ)有待優(yōu)化。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)離不開優(yōu)質(zhì)的軟件基礎(chǔ)的支持，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需投入更多的時(shí)間和精力打造更適宜檔案管理工作開展的管理軟件，才能夠降低因常規(guī)人工管理所出現(xiàn)的誤差，提高檔案管理工作的開展效率。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位為了滿足信息化發(fā)展的要求，雖然引入了相應(yīng)管理軟件，但由于管理人員對(duì)于軟件內(nèi)容缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致軟件難以發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值。除此之外受到資金條件方面的限制，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理軟件的更新頻率也普遍較為滯后。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

1）給予檔案管理信息化建設(shè)足夠重視。機(jī)關(guān)事業(yè)單位已有的檔案信息中包含許多有價(jià)值的內(nèi)容，隨著檔案管理難度的加大，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)顯得極為重要。這就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及負(fù)責(zé)檔案管理工作的管理人員能夠給予檔案管理信息化足夠的重視，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，加快檔案信息化轉(zhuǎn)型進(jìn)程，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作短期與長(zhǎng)期的開展目標(biāo)，明確檔案管理信息化的流程，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)。

2）給予檔案管理信息化建設(shè)充足資金。無論是硬件設(shè)備的購(gòu)入、軟件設(shè)備的升級(jí)還是專業(yè)人才的引入都離不開資金的支持，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在應(yīng)適當(dāng)增加對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供更加充足的資金保障。結(jié)合當(dāng)前階段部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位因資金不足而導(dǎo)致檔案管理效率和管理質(zhì)量降低的現(xiàn)狀，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予以足夠重視，通過節(jié)約單位的日常開支或優(yōu)化資金調(diào)配等方式，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)設(shè)有利條件。

3）重視培養(yǎng)管理人員的信息技術(shù)能力。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理工作由專門的管理人員負(fù)責(zé)，管理人員的綜合素養(yǎng)將直接決定檔案管理信息化建設(shè)水平。結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門所存在的人口老齡化嚴(yán)重、信息化管理水平滯后等問題，建議事業(yè)單位能夠面向社會(huì)各界招收具備突出信息技術(shù)能力的優(yōu)秀人才，在人才入職前，開展信息技能培訓(xùn)，同時(shí)，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位中已有的檔案管理人員，也可定期開展信息技術(shù)培訓(xùn)，幫助他們充分了解檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展現(xiàn)狀，明確檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，使其積極主動(dòng)的參與到促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中。對(duì)于新引入的管理軟件，可以由專業(yè)的技術(shù)人員提前面向檔案管理人員予以講解，加深檔案管理人員對(duì)于信息化軟件的了解程度，使現(xiàn)代技術(shù)軟件能夠真正在檔案管理工作開展的過程中發(fā)揮作用。

4）定期對(duì)于管理軟件進(jìn)行優(yōu)化與升級(jí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的本質(zhì)即通過引入相應(yīng)的管理軟件，加快檔案的收集與整合效率，挖掘檔案信息的內(nèi)在價(jià)值。因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)引入相應(yīng)的檔案管理軟件，結(jié)合自身發(fā)展的情況以及檔案管理工作的開展需求定期對(duì)優(yōu)管理軟件進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，有效提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化水平。值得注意的是，不同于傳統(tǒng)的管理方式，檔案的信息化建設(shè)在為檔案管理工作提供了諸多便捷的同時(shí)，也降低了檔案信息的安全性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理人員在將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成為數(shù)字檔案統(tǒng)一存儲(chǔ)的同時(shí)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理。而機(jī)關(guān)事業(yè)單位方面還應(yīng)當(dāng)積極引入安全防護(hù)軟件，避免檔案在存儲(chǔ)的過程中受到他人的惡意攻擊，導(dǎo)致檔案遺失、檔案篡改等問題的出現(xiàn)。

4 總結(jié)

綜上所述，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的開展指明了新的發(fā)展方向，但就目前情況來看，仍然有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位未能予以檔案管理信息化建設(shè)足夠的重視，還有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位已有的軟件、資金和人才都不夠充足，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)舉步維艱。在未來的發(fā)展過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以通過給予檔案管理信息化建設(shè)足夠重視、給予檔案管理信息化建設(shè)充足資金、重視培養(yǎng)管理人員的信息技術(shù)能力、定期對(duì)于管理軟件進(jìn)行優(yōu)化與升級(jí)等有效方式，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，在提高已有檔案資源利用率的同時(shí)，減輕檔案管理人員承擔(dān)的工作壓力，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)決策的落實(shí)提供可靠的參考依據(jù)。