大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化

冉 莉

（昆明市東川區(qū)精神病院，云南 昆明 654100）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)檔案管理工作的需要，以大數(shù)據(jù)為背景的新型檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生。這種新型的檔案管理模式并不僅僅是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，更是工作模式的轉(zhuǎn)換。鑒于此，本文將探究大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略，旨在為一線工作提供理論指導(dǎo)。

1 大數(shù)據(jù)概念

大數(shù)據(jù)是指很難在一定時(shí)間內(nèi)使用常規(guī)工具進(jìn)行管理和處理的海量數(shù)據(jù)集合，也可稱之為巨量資料。大數(shù)據(jù)不僅是一種數(shù)據(jù)集合，更是一種信息資源的集合，為社會(huì)發(fā)展、企事業(yè)單位進(jìn)步提供了海量、客觀的數(shù)據(jù)支持。大數(shù)據(jù)的容量非常大，大量的自動(dòng)或人工數(shù)據(jù)通過互聯(lián)網(wǎng)方式集合在一起，可以用數(shù)據(jù)海洋來形容。大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)來源廣泛，數(shù)據(jù)格式、內(nèi)容多樣化，不僅包含文本、圖片、視頻等信息，還包含模擬信號(hào)等信息。大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生速度非常快，對(duì)數(shù)據(jù)處理速度的要求也非常高。同時(shí)，大數(shù)據(jù)對(duì)信息真實(shí)性的要求比較高，只有數(shù)據(jù)質(zhì)量得到保證，才能更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)的決策支持作用。

2 大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1）意識(shí)觀念。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位檔案工作的社會(huì)性上升，政治性淡化，檔案管理逐步從政府部門向普通民眾過渡。而部分事業(yè)單位工作人員的自身意識(shí)尚未發(fā)生轉(zhuǎn)變，仍然停留在做好本職工作的層面，導(dǎo)致檔案管理工作難以得到高質(zhì)量開展。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，不管是普通員工還是單位領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念都受到挑戰(zhàn)，若不能及時(shí)轉(zhuǎn)變固有思想，將會(huì)直接影響檔案信息的安全性。由于事業(yè)單位自身的特殊性，其對(duì)檔案管理普遍缺乏重視，檔案管理理念較為陳舊，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展。

2）知識(shí)結(jié)構(gòu)。大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作人員的工作技能和知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了全新要求。在新的社會(huì)環(huán)境中，國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的工作方式發(fā)生了深刻變革，與之相應(yīng)的，檔案資料的產(chǎn)生、收集、價(jià)值鑒定等環(huán)節(jié)的工作也發(fā)生了深刻變革。然而，在事業(yè)單位中，大部分檔案管理人員的知識(shí)體系比較陳舊，工作技能無法做到與時(shí)俱進(jìn)，這就導(dǎo)致他們的檔案管理效率低下，且容易出現(xiàn)漏洞，嚴(yán)重影響對(duì)檔案管理工作的正常開展。

3）信息保密及保密技術(shù)。事業(yè)單位的檔案具有一定保密性要求，需要對(duì)個(gè)人、集體全面負(fù)責(zé)，這就要求事業(yè)單位建立健全檔案保密制度。但事業(yè)單位受制于自身的性質(zhì)，在檔案保密方面缺乏完善的制度支持，即便有保密制度也不完備，不僅如此，事業(yè)單位在執(zhí)行檔案保密制度方面存在諸多問題，導(dǎo)致制度落實(shí)不到位，多數(shù)制度流于形式。另外，互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，一方面提高了事業(yè)單位的工作效率，另一方面也給保密工作帶來了新挑戰(zhàn)。若不法分子對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部文件有所企圖，利用病毒、黑客攻擊等方式竊取內(nèi)部信息資料，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息的安全性。

3 大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化

1）完善檔案管理機(jī)制。首先，應(yīng)建立健全檔案管理制度，這是事業(yè)單位開展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位必須從檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，制定并不斷優(yōu)化新型檔案管理制度，促進(jìn)對(duì)檔案管理工作的順利開展。筆者建議，應(yīng)針對(duì)檔案的收集、整理、分類等環(huán)節(jié)制定明確的規(guī)章制度。在檔案借閱方面，也需要明確的規(guī)章制度作支持，通過設(shè)定科學(xué)合理的檔案借閱制度，更好地規(guī)范檔案管理人員的工作流程以及用戶查閱檔案的行為，讓檔案借閱工作有章可循，得到有序開展。同時(shí)，還需要制定完善的檔案安全管理制度，如檔案資料信息化安全保護(hù)制度、檔案保密制度等，前者主要針對(duì)社會(huì)外界人士制定，后者主要是約束事業(yè)單位內(nèi)部人員的行為。只有從內(nèi)部和外部?jī)煞矫嫒胧郑拍茏畲蠡l(fā)揮制度的保障性作用，促進(jìn)大數(shù)據(jù)背景下對(duì)檔案管理工作的有序開展。其次，進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案信息化管理機(jī)制。第一，建立事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這是開展檔案信息化建設(shè)、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的重要平臺(tái)，事業(yè)單位應(yīng)錄入所有的檔案資料信息并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之中。第二，優(yōu)化信息化檢索系統(tǒng)。在進(jìn)行信息化檢索的同時(shí)，還需要利用信息化方式對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、盤點(diǎn)和整理，全面提高信息化檔案管理工作水平。第三，完善檔案管理保密制度。與檔案安全管理制度有所不同，檔案管理保密制度是從微觀行為角度，詳細(xì)說明和指導(dǎo)檔案保密工作的開展與實(shí)施，從而全面提高檔案管理安全水平。

2）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。第一，事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到引進(jìn)專業(yè)人才的重要性，加大對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)力度，保證對(duì)新鮮血液的注入，積極打造老中青合理搭配的人才隊(duì)伍，構(gòu)建老年人參與、中年人為輔、年輕人為主的合理人才結(jié)構(gòu)。第二，事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，經(jīng)常性地開展在崗人員培訓(xùn)活動(dòng)、學(xué)習(xí)考察活動(dòng)，促使在崗人員及時(shí)接受先進(jìn)的工作理念和檔案管理知識(shí)，全面提升檔案管理人員的專業(yè)水平。與此同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)在崗人員的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)培訓(xùn)，全面提高在崗人員的計(jì)算機(jī)操作水平，更好地保證信息安全。此外，事業(yè)單位還應(yīng)積極鼓勵(lì)在崗工作人員“走出去”，多與同行交流溝通，共享資源和經(jīng)驗(yàn)，互通有無，全面提高自己的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。

3）提高保密技術(shù)水平。首先，合理應(yīng)用防火墻技術(shù)。設(shè)置優(yōu)質(zhì)防火墻，能為事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)體系營造一道防護(hù)網(wǎng)，從而預(yù)防計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息破壞、泄露等問題。在防火墻技術(shù)的支持下，事業(yè)單位可以根據(jù)不同的崗位設(shè)置不同的訪問權(quán)限，每一用戶均可在特定權(quán)限許可下訪問相應(yīng)的端口，進(jìn)而獲得所需信息。在設(shè)置訪問權(quán)限以后，事業(yè)單位還應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限期限、定期更新權(quán)限等，從而有效避免權(quán)限濫用或病毒入侵等情況。另外，病毒入侵具有隨機(jī)性、不預(yù)測(cè)性等特點(diǎn)，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)防火墻的監(jiān)控，全面關(guān)注防火墻動(dòng)態(tài)，充分利用該技術(shù)過濾有害信息，如果發(fā)現(xiàn)程序內(nèi)有病毒跡象，則直接發(fā)出預(yù)警并啟動(dòng)保護(hù)程度，及時(shí)攔截病毒。其次，需要建立健全完善的規(guī)章制度，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，制定網(wǎng)絡(luò)操作使用規(guī)程，以制度的形式更好地約束人們的行為。加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件的檢查與維護(hù)，定期對(duì)事業(yè)單位各種設(shè)備進(jìn)行檢查，特別是對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和中心機(jī)房進(jìn)行定期檢查，并為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器配備不間斷電源，全面排查安全隱患，確保機(jī)房環(huán)境的安全性和穩(wěn)定性。此外，應(yīng)做好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營及安全維護(hù)工作，建立健全應(yīng)急預(yù)案和日常巡檢制度，從自身發(fā)展實(shí)際出發(fā)，建立適合自己的網(wǎng)絡(luò)安全體系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以解決，切實(shí)將各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃之中。

4 結(jié)語

綜上所述，本文以大數(shù)據(jù)概念為切入點(diǎn)，分析了大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，并從檔案管理機(jī)制、人才隊(duì)伍建設(shè)、保密技術(shù)水平、拓寬利用途徑等角度，詳細(xì)論述了大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略，多角度入手，旨在全面提升事業(yè)單位檔案管理綜合水平。