事業單位人事檔案管理的特點與問題思考

唐 輝

（通榆縣政協辦公室綜合保障中心，吉林 白城 137200）

近年來，隨著時代的進步和經濟的發展，我國的事業單位的工作受到了相關部門的重視，其中事業單位的檔案管理問題格外突出，并引出了一系列的問題。事業單位人員是其中的決定因素和生產的主力軍，要想提高事業單位的工作效率，便必須盤活事業單位的工作人員，激發他們的工作活力，使得他們能夠發揮自己的力量為社會上提出更多更好的政策，并積極開展。因此，事業單位必須提出相關的政策，以更好地管理事業單位的人事檔案和資源。

1 基層事業單位檔案管理的特點

1）機密性。事業單位進行檔案管理時需要遵守一些原則，首當其沖的便是嚴格執行保密制度。由于事業單位的特殊性，一旦當事業單位的檔案出現泄漏，造成的后果難以設想。因此必須加強對事業單位的檔案管理的機密性。

2）真實性。檔案管理的另一特點便是真實性。在事業單位的檔案管理過程中，必須保證真實性，由其真實地展現事業單位的發展現狀。同時，在對檔案進行管理時，工作人員也必須確保各項資料的真實，避免出現任何的造假和違法行為。

3）動態性。在對檔案進行管理時，還有一個特點便是動態性。由于事業單位的人員是流動的，因而事業單位的檔案管理是處于不斷更新與變化的過程中，并需要隨著時代的變化而進步，積極應用一些先進技術，提高檔案管理的效率[1]。

2 基層事業單位檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理制度較不完善。我國的事業單位隸屬于國家單位，由直屬的上級部門進行負責。從社會角度來看，事業單位屬于面向社會的公益性事業，但是在具體的工作過程中，有些事業單位面臨的問題和任務與企業無異，同樣較為繁雜，事業單位需要花費大量的資金進行任務的完成。從事業單位的角度看，以往的單位盡管人數眾多，對于人力資源的管理也并不是引用的現在的事業單位的制度，而隨著時代的進步，有些事業單位在轉型過程中仍然沿用以往的管理體制，這便導致員工內部的獎金和福利得不到應有的保障?；谝陨系挠懻?，事業單位人才管理出現問題有一部分是歷史遺留問題，人才體制的不明確在一定程度上阻礙了事業單位的人事檔案的管理工作[2]。

2）人事檔案管理方式陳舊。傳統的人事檔案管理方式多是采用最原始的整理歸檔方式，這樣的形式耗費了巨大的人力物力，這樣的管理方式不僅耗時長且容易出現錯誤。因此，在融媒體時代背景下，管理者們應該挖掘新技術，引進先進的科學技術人才進入管理隊伍，將管理體系與信息技術相結合，構建完整、健康的人事檔案管理體系，為高校的管理工作提供技術手段，以此創新人事檔案管理形式，使得人事檔案管理工作向著多元化、體系化的方向發展。由于人事檔案的管理工作內容龐雜，所以在管理過程中會碰到許多問題。

3）人事檔案管理的專業人才匱乏。人事檔案的管理工作由于其工作的特殊性需要由專業度較高的人員執行，但是目前事業單位的檔案管理人員的專業素質和實際操作水平良莠不齊，且檔案管理人員的流動性較大、檔案管理人員很多都是從別的普通崗位調過來的。由于這些人員的學歷水平較低，因而在知識結構和思想觀念上都較為落后，不利于檔案的收集和整理。

3 基層事業單位檔案管理工作的優化建議

1）建立健全完善的檔案管理制度。要想進一步促進人才的工作活力，首先便是需要建立起符合當代發展的人事檔案管理體制。在管理體制的改革過程中，事業單位可以適當地引進企業的人才管理制度，并將該制度應用于事業單位，如果在應用過程中出現問題，也可以及時進行修正?？偠灾?，需要在原有的基礎上，將管理制度進行不斷的創新，來激發事業單位員工的工作積極性，管理制度需要秉持公平公正公開的原則[3]。

2）構建檔案信息管理網絡平臺，加強資金投入。傳統的人事檔案管理方式多是采用最原始的整理歸檔方式，這樣的形式耗費了巨大的人力物力，這樣的管理方式不僅耗時長且容易出現錯誤。因此，在融媒體時代背景下，管理者們應該挖掘新技術，引進先進的科學技術人才進入管理隊伍，將管理體系與信息技術相結合，構建完整、健康的人事檔案管理體系，以此創新人事檔案管理形式，使得人事檔案管理工作向著多元化、體系化的方向發展。由于人事檔案的檔案管理工作內容龐雜，所以在管理過程中會碰到許多問題。因此，需要創新人事檔案的管理內容。首先，管理人員可以將信息登錄系統進行簡化，只需要通過自己的手機號和密碼便能進入人事檔案查詢系統，對自己的人事檔案信息進行查閱。此外，對于人事檔案總結和的工作學習情況都有很大的作用。傳統的人事檔案管理工作還存在沒有做好人事檔案的開發利用工作。在人事檔案管理工作的開展過程中，不能簡單地只是對人事檔案進行整理和保存，而應該對檔案工作展開積極的研究。運用信息技術將其中的一些信息進行篩選和提煉，最終形成電子檔案，以便于事業單位進行管理查詢。此外，建立起科學的人事檔案查詢系統也是很有必要的，能夠有效提高事業單位的服務質量。

3）提高安全保護意識，防止檔案信息外漏。人事檔案工作是事業單位管理工作中十分重要的部分，但是由于人事檔案的管理形式長期以來沒有創新，導致工作枯燥無味。管理人員也沒有具備較強的管理意識和相應的法律意識，導致管理工作頻頻出現問題，例如人事信息泄露、檔案時間填寫不準確等情況出現，這都是管理人員安全意識不強導致的不良后果。為了有效改善這一現在，作為事業單位的管理者，應該打破陳舊的管理理念，樹立“以人為本”的人事檔案管理觀念，通過現代化信息技術，重塑管理網絡，將紙質的人事檔案電子化，提高檔案管理的效率。

4）加強人才隊伍建設。對于復雜且單一的檔案管理工作，每天的工作量較大，導致檔案管理人員的隊伍不穩定，管理人員調度頻繁。這種情況也使得檔案管理過程中出現一些不規范的問題，例如人員在交接過程中對于檔案的遺漏情況。隨著時代的發展，事業單位也應該對于檔案管理人員進行嚴格的篩選和培訓。首先可以定期開展培訓活動，組織檔案管理工作人員進行相關檔案管理政策的學習，以提高管理人員的綜合素質。此外，事業單位還應該營造積極、健康的管理環境，尊重管理人員個性發展，使得管理人員能夠在和諧的氛圍中展開工作，也能有效促進事業單位的各項管理工作效率的提升。

4 結束語

綜上所述，事業單位的檔案管理是事業單位工作進程中重要的一步，通過對于檔案資源的利用，能夠幫助事業單位有效工作，但是在傳統的檔案管理中存在諸多問題，例如單位領導對于檔案管理的意識不強、檔案管理制度不完善以及檔案管理人員素質參差不齊等問題。因此事業單位需要展開相應的措施積極應對以上的問題，保障人事檔案的高效管理和高利用率，促進事業單位的現代化變革。