互聯網+時代，干部人事檔案管理信息化案例剖析

宋 樂

（中國電建市政建設集團有限公司，天津 300384）

1 干部人事檔案管理現狀

互聯網+時代，信息化建設是時代的要求，也是人事管理發展的方向之一。中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》明確增加了檔案信息化建設和信息資源開發的要求，為今后一個時期全國各級各類干部人事檔案工作提供了基本遵循[1]。

干部人事檔案管理信息化旨在通過信息化來促進檔案管理工作的全面更新，包括檔案管理的理念、管理方式及方法等。

目前，干部人事檔案管理信息化工作還存在一些問題。首先，有的單位對干部人事檔案信息化建設的重視程度不高。部分領導認為人事檔案工作就是抄寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應付外調、查檔即可，導致人事檔案工作長期處于被動應付狀態[2]。其次，干部檔案管理隊伍不健全。既熟悉人事檔案管理政策，又掌握相應信息系統應用技術的檔案管理人員少。目前，很多單位檔案管理人員與實際需求存在著不匹配的情況。再次，信息化系統建設不完備。沒有良好的硬件設施或檔案管理人員計算機操作水平不高。最后，檔案管理制度不健全。目前，很多單位沒有相對完整齊備的檔案管理制度，檔案材料的收集范圍、歸檔及轉遞流程沒有明確的標準。

2 干部人事檔案管理信息化的必要性

新形勢下，構建安全便捷的干部人事數字化檔案網絡，有利于實現業務部門與檔案部門的“雙贏”。通過干部人事檔案管理信息化來提高一個單位檔案管理的技術水平，進而全面提高單位整體的人事工作水平。

1）便于檔案查詢。將檔案內容數字化處理，形成完整的信息管理系統。這樣，訪問信息管理系統即可查詢相關人員的檔案信息，并可進行閱覽和存檔。對于存檔人員眾多的單位，可以大幅度提升管理人員的工作效率。2）規范檔案管理。干部人事檔案信息化后，對整份檔案按照一定規則統一處理，搜索關鍵字或代碼即可查閱。此外，還可以對相關檔案進行數據遷移或共享，提升檔案信息的利用率。3）檔案安全保存。紙質檔案受到紙張、酸堿性、潮濕度等因素的影響，容易字跡模糊，造成閱覽不便，甚至丟失重要信息。信息化后的檔案，還可以進行加密保護等工作，增加檔案的安全系數。

3 干部人事檔案管理信息化案例解剖

2013年以來，國網山東省電力公司構建了省、市、縣一體管理的人事檔案管理體系，建成了集檔案數字化建設、集約化管控、全生命周期管理于一體的人事檔案 管理信息系統，全面完成人事檔案信息化建設。

1）國網山東省電力公司的主要做法。（1）信息系統為先導，構建數字化建設系統平臺?；谌耸聶n案全生命周期管理理念，在檔案數字化采集基礎上，集成了庫房管理、審核整理、查借閱管理、轉遞接收、零散材料收集等功能，建成了覆蓋人事檔案管理全流程的省、市、縣三級集中部署的信息系統。通過系統應用，人事檔案管理機制變革為國網山東省電力公司集約管控的多維立體管理模式。（2）分步實施為途徑，完成人事檔案數字化建設。制定人事檔案三年規劃，按照本部先行、分步實施的原則，分三年完成了省、市、縣三級人事檔案數字化創建工作。國網山東省電力公司組織人員到各單位進行統一培訓、項目咨詢和過程管控，并按照行政區劃將市、縣公司劃分為五個片區，實行區域一體化管理，確保各單位標準統一、整體推進。（3）規章制度為保障，固化數字化建設長效機制。制定國網山東省電力公司《干部人事檔案數字化管理工作暫行規定》《檔案數字化工作安全保密管理辦法》，整理編制了《干部人事檔案審核整理規范》等實務操作指南。明確管理職責、明晰管理流程，為省、市、縣三級人事檔案數字化創建實施工作提供有力管理保障。（4）隊伍建設為支撐，形成信息化建設專家梯隊。將人事檔案管理培訓常態納入公司培訓計劃，分層級、分類別開展專業培訓和業務輪訓，形成檔案管理“明白人”培訓機制，打造一支業務素質強、作風能力優的人事檔案管理隊伍。建立遞承機制，構建并實時豐富管理知識庫，編制人事檔案專業培訓教材。通過項目實施鍛煉人員，有針對性地開展儲備人才培養，建設遞承有序的人事檔案管理人才梯隊。另外，國網山東省電力公司還首創了關鍵信息采集功能，建立“三齡一歷”“掛職掛崗”等八類關鍵信息字庫，破解了圖像檢索困難的難題，提高了人事檔案的利用水平[3]。2）工作成效。國網山東省電力公司的干部人事檔案管理信息化工作取得了顯著成效，具體如下：（1）構建了“大檔案”管理格局，實現人事檔案集約管控。通過該體系的信息平臺可實時在線監控和檢查市、縣公司的人事檔案歸集、轉遞、查詢、統計和庫房管理情況，可直接調閱各層各級人員人事檔案。（2）建立“全流程”管理模式，實現了人事檔案全生命周期管理。設置查借閱、檔案轉遞、材料轉遞和其他事項四類提醒，智能引導用戶進入操作界面進行任務處理，系統可以對未進行數字化制作的檔案、借閱超時未歸還、轉遞回執未反饋、提前進行退休審核等信息進行實時提醒。（3）建設“穿透式”業務體系，提高了人事檔案管理效率。注重系統功能模塊的業務關聯，根據流程節點關系和工作要求，開發各模塊間數據接口，實現人事檔案管理的“一鍵式”操作。（4）實行“規范化”數據采集，提高了人事檔案利用水平。統一檔案管理平臺可以實現全省檔案信息資源統一調度、多點利用、一鍵查詢、多維印證，最大限度地提高了人事檔案信息查閱利用效率和審核準確性[4]。

4 干部人事檔案管理信息化的措施

那么，干部人事檔案管理信息化有哪些可行性措施呢？

1）提高人事檔案管理的信息化意識。干部人事檔案管理人員要充分意識到人事檔案對個人發展的重要意義，用信息化的思維看待工作，用信息化的手段開展工作。用信息化手段推動傳統模式的人事檔案管理工作創新發展，保證人事檔案管理真實有效性、內容全面性、隨人流動性、隱私機密性和功能服務性等特點的充分發揮，實現人事檔案自身的實用價值最大化。2）注重檔案管理人員隊伍的培養。一方面，要重視人事檔案信息化管理工作人員專業化問題。在隊伍建設上，加大對檔案管理、計算機、信息技術等相關專業人員的傾斜力度，確保建立一支懂檔案管理、懂信息化技術的專業人才隊伍。另一方面，人事檔案管理人員也要不斷加強自身學習，主動適應信息化挑戰，不斷提升自身業務水平。3）加快人事檔案數據庫建設。建立人事檔案信息服務網絡，構建干部檔案信息化數據庫，設置人事管理信息中心，確保實現干部檔案網絡化管理，以實現單位內部管理部門、單位之間及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。4）加強人事檔案信息動態化管理?，F在人員流動性較大，檔案管理人員要及時錄入、隨時更新干部的動態信息，立體反映干部實際情況。注重檔案信息與其他資源的整合，實現統計功能與干部數據庫實時聯動，為做出科學合理的決策提供數據支持，實現檔案信息在干部選拔任用過程中的最大化利用。5）建立嚴格完整的檔案管理制度和管理程序。結合單位工作實際，制定行之有效的管理制度，對檔案材料的收集、分類、歸檔的范圍，查閱、共享的權限，檔案接收以及轉遞的具體流程作出明確規定。這些都有利于檔案資料的利用，促進檔案管理信息化的發展。要明確工作紀律、嚴設查閱權限、強化日常監督，構建全方位多維度立體化的監督體系，以科學、規范、嚴密的督查制度來保證系統的可靠運行[5]。

5 總結

干部人事檔案事業是一項崇高的事業，借助檔案能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。檔案管理的信息化對提升單位檔案管理水平，促進單位人事工作的開展具有重要的意義。要實現干部人事檔案信息化管理，應該樹立現代化的管理理念，構建完整的信息化系統，并以完善的檔案管理制度來規范檔案信息化管理的程序資源平衡分配的問題，以提高信息化建設對檔案管理的作用。