計算機網絡技術在檔案管理工作中的融入分析

陳 軍

（山東省單縣低收入家庭經濟狀況核對中心，山東 菏澤 274300）

檔案管理工作，主要是對各種信息數據的收集、整理與保存。信息技術的運用，提升信息收集效果，提高整理工作的有效性。那么如何將計算機網絡技術與檔案管理工作充分融合呢？本文就此進行 分析。

1 計算機網絡技術檔案管理中存在的問題

1）管理理念落后。隨著網絡技術的發展，對各行各業工作開展提供了便利。通過對信息化檔案管理工作的分析，發現檔案管理理念上存在一些問題。雖然工作人員已經運用計算機網絡技術進行相關的管理工作，但是并沒有真正的提高檔案管理工作效果，無法實現對各種信息的收集與管理。在實際工作中，有部分工作人員認為信息技術的運用，增加了管理難度，無法提升檔案管理工作質量，因此忽略了對信息技術的運用。由于工作人員思想觀念問題，導致計算機網絡技術并沒有發揮其真正的價值，影響了檔案管理工作的開展與實施。

2）工作人員的專業能力有待提升。目前，在檔案管理工作中，工作人員對計算機網絡技術的掌握并不理想，具體表現在以下兩個方面：第一，檔案管理工作中，工作人員無法靈活運用信息技術，進行檔案數據管理與保存。部分工作人員僅僅會簡單的計算機操作，無法熟練運用信息技術，影響了對信息技術與檔案管理的結合[1]。第二，檔案管理人員的培訓工作不到位。在檔案管理培訓中，不僅要對工作人員進行管理方面的培訓，同時也要進行計算機知識培訓，使其掌握信息化檔案管理操作方法。但是在實際管理中，大部分的檔案管理單位都忽略了對員工的培訓，致使其對信息技術運用不到位，無法將信息技術運用在檔案管理中。

3）計算機設備有待更新。通過對檔案管理工作的分析，發現計算機設備比較落后，部分功能無法檔案管理中體現出來。這一問題出現的原因，就是管理者過分的重視圖書資源的管理，將大部分的資金都放在數據資源收集與整理上，忽略了信息技術設備的投入與更新。科學技術是與時俱進的技術，需要不斷的更新與優化，才能實現與時俱進，更好地實現自身的價值。但是計算機網絡技術的落后，無法為檔案管理工作提供更多的支持與動力。

2 計算機網絡技術在檔案管理運用對策

1）完善管理制度，優化管理理念。在檔案管理工作中，為了提升計算機網絡技術的運用價值，提高人力資源管理效果，需要轉變傳統的工作理念，意識到信息技術與檔案管理工作結合的重要性，并積極引入信息技術，利用信息化管理方式提高檔案管理工作效果，減少檔案信息丟失的問題。通過信息技術的引入，為檔案的管理保存、用戶的檢索使用提供便利，提高服務效率與水平，解決后續存在的問題。同時還應制定科學的管理制度，規范計算機網絡技術使用流程，要求工作人員根據流程操作，保證操作的規范性[2]。同時，制定責任制度，明確各個崗位工作人員的責任與內容。以此保證檔案管理工作的科學性與合理性。通過不同管理制度的實施，提升工作人員對信息技術運用的重視，將此與檔案管理充分融合，推動檔案管理工作的順利實施。

2）加強設備的引入，提升信息化管理效果。計算機網絡技術與檔案管理融合的過程中，需要加強對技術與設備的更新與維護，為信息化檔案管理工作開展提供基礎保證。檔案管理工作中設置專項資金，作為計算機設備與網絡技術更新的保障，做到專款專用[3]。此外，還應成立專門的設備維護小組，定期對計算機設備與技術進行更新與維護。通過對計算機設備定期的維修與檢驗，發現計算機設備中的不足，并完善信息技術，以此優化檔案管理質量，為信息化檔案管理提供技術保障。通過信息設備的完善與定期的維護維修，可以解決以往設備落后技術、功能差的問題，能夠促使檔案管理工作有效的進行。

3）組織培訓教育，提升工作人員素質。在檔案管理工作中，需要組織相關的培訓教育活動，提升工作人員的管理素質、服務、素質、網絡技術操作能力。在實際工作中可以通過以下方面入手：第一，加強對檔案信息管理人員計算機網絡技術的培訓[4]。這一技術培訓活動開展的目的，就是提升管理人員計算機操作水平，使其可以利用網絡技術利用此進行相關的工作，保證計算機信息化檔案管理工作的順利開展。在實際工作中，需要根據工作人員的實際情況進行相關的培訓，培養其信息化管理理念，使其學會利用信息技術為用戶提供服務，降低自身工作的壓力。第二，加強對工作人員服務意識與自我發展意識的培養。信息化檔案管理工作開展的目的就是解決以往檔案管理中的不足，提升工作人員的素質與能力。在實際工作中，需加強工作人員服務意識與能力的培養，使其學會利用網絡技術進行檔案管理，以此提升管理工作質量與效率，促使檔案管理工作的實施。第三，培養專業技術隊伍，對信息化管理工作開展提供強有力的支撐。網絡技術隊伍的建設非常重要，是推動信息化檔案建設的關鍵因素。檔案管理部門需要提升對技術人員的培養，組織針對性的技能培訓活動，將信息化管理系統的使用方法、流程體現在培訓活動中，提升技術人員的專業能力。第四，拓展招聘途徑，吸引更多的人才。這一工作需要具備專業性、職業能力的人參與，只有這樣才能實現信息技術與檔案管理的融合。因此，需要拓展招聘途徑，選擇更多優秀的人才，豐富原有的檔案管理人員隊伍，促使檔案更好的進行。

4）建立檔案資源庫，提升工作質量。在檔案管理工作中，計算機網絡技術的運用，實現各種資源的整合利用，促使檔案管理工作的實施。在實際工作中，加強對檔案資源庫的建立，充分發揮信息技術的優勢，將各種資源整合在一起，保證信息收集與應用的全面性與科學性[5]。實際工作中，可以通過信息技術的運用，建立網絡資源庫，將紙質檔案材料轉化成電子文件，并分類進行管理，以此保證信息的安全性與有效性。信息資源庫建立的目標，就是提升資源的利用率，做好檔案資源的保存與管理。計算機網絡技術的運用，可以提升檔案數據收集效果，且能夠保證信息資源的合理性，為后續其他活動開展提供便利。在實際工作，加強對信息技術的運用，采用紙質檔案管理與數字檔案管理結合的方式，提升檔案管理工作水平，為信息收集、運用與管理提供便利，促使檔案管理工作的順利進行。

3 結語

總而言之，在檔案管理中，網絡技術的運用，實現信息化檔案管理工作，提升檔案信息收集、整理、保存的效率，促使檔案管理工作價值提升。由于管理理念、員工素質方面的問題，導致計算機網絡技術與檔案管理融合效果差。但是通過理念的更新、員工素質的提升，檔案信息資源庫的建設及設備的投入更新，提升檔案管理工作效果，促使檔案管理工作更好的發展。