淺議電子檔案單套制管理實施策略

劉 瑩

（秦皇島市海港區(qū)人力資源和社會保障局，河北 秦皇島 066000）

我國電子文件單套制管理模式在實踐過程面臨著諸多問題，使這一檔案管理模式的發(fā)展一再受挫，影響了電子檔案單套制管理模式在全國的推廣進程。為了推動檔案管理模式的變革，實現(xiàn)電子檔案單套制管理模式在全國范圍內的運用，本文針對電子檔案單套制管理面臨的困難提出幾點改進策略。

1 構建“單套制”管理相關法規(guī)規(guī)范

完善的法律法規(guī)的制定是確立電子檔案的法律效力、確保電子檔案單套制管理模式有效運行的根本支撐。

1.1 強化法律法規(guī)學習

首先，組織各部門領導、相關負責人進行電子檔案單套制管理的學習，幫助他們正確認識“單套制”管理和“雙套制”管理的區(qū)別以及“單套制”管理的優(yōu)越性，意識到“單套制”管理是大勢所趨。其次，學習相關法律、規(guī)范，幫助他們分析規(guī)范體系在管理過程中的作用以及過往電子檔案管理中法律法規(guī)、規(guī)范體系所起到的作用和意義，正確認識西方國家配套法律法規(guī)體系對電子檔案管理的推動作用從而意識到建立健全法律法規(guī)、規(guī)范體系迫在眉睫。最后，認識到我國電子檔案單套制管理還處于起步和探索階段，相關法律法規(guī)、規(guī)范體系也未健全，所以必須盡快完成法律法規(guī)、規(guī)范的制定和出臺，實現(xiàn)國際接軌和國內電子檔案管理模式統(tǒng)一規(guī)范體系的建設。

1.2 修訂檔案法

通過立法的方式將電子檔案管理模式的改革提供有力保障，修訂《檔案法》，在檔案法中對電子檔案的法律效力進行明確的認定，明確指出電子檔案與紙質版文件具備相同的法律效力，從法律層面給予電子檔案相應的認可，針對電子檔案中圖片、視頻等內容與視聽文件存在爭議的地方，通過法律條文進行明確的界定；同時，針對電子檔案證據(jù)證明力認定的問題，可以采取聽證、專家討論等形式，對電子檔案的取證、鑒定、審查等程序進行明確的法律規(guī)定，通過制定明確的法律法規(guī)，確定電子檔案的證據(jù)證明力認定制度，確保電子檔案在使用過程中有法可依、有章可循，明確電子檔案的法律效力，保障電子檔案內容的合法性。

2 利用技術手段優(yōu)化電子檔案單套制管理系統(tǒng)

由于電子檔案高度依賴外儲存設備，易受到技術的影響而導致電子檔案受損，再加之電子檔案管理系統(tǒng)的安全性以及穩(wěn)定性尚且存在問題，因此需要加強技術管理。

2.1 加強人才建設以提供技術保障

技術人才是電子檔案單套制管理中的主要支撐，要實現(xiàn)電子檔案單套制管理系統(tǒng)的優(yōu)化和穩(wěn)定，必須保證人才隊伍的穩(wěn)定和充足，所以加強人才建設成為該管理模式發(fā)展道路上不可或缺的一部分。

首先，相關部門應該提高技術人才的入職門檻，提高技術人才的比例和質量。其次，建立人才培養(yǎng)機制。開設檔案學專業(yè)的高校注重對學生信息系統(tǒng)開發(fā)、設計等相關課程的學習，確保檔案學專業(yè)的學生基本掌握相關技能；與此同時，各單位和部門開設技術培訓，對技術人才定期進行技術培訓和考核，確保技術人員及時掌握前沿技術以及個人技能過關，保證技術人員能夠適應管理工作的開展進程。最后，拓寬技術人才引進渠道，政府部門可與相關高校建立合作辦學，由高校提供專項人才，再通過職業(yè)技能考試進入崗位，既能提高人才的質量，又能提高人才的比例。

2.2 成立技術部門以保證系統(tǒng)更新

第一，成立專門的技術部門，致力于文件管理系統(tǒng)的維護和開發(fā)。在使用電子檔案單套制管理模式的單位應該成立專門的技術部門或者組建專門的技術團隊，為電子檔案管理系統(tǒng)提供針對性的服務，對于電子檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題給予及時解決，其次是進行系統(tǒng)的升級研發(fā)，確保電子檔案管理系統(tǒng)不會因為設備系統(tǒng)升級而出現(xiàn)文件無法打開或者是丟失的情況出現(xiàn)。技術人員應該及時掌握技術的更新和升級情況，保證團隊能夠及時進行管理系統(tǒng)的升級和更新，保障管理系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全。

第二，開發(fā)穩(wěn)定的電子檔案管理系統(tǒng)。在得到技術支持的前提之下，致力于穩(wěn)定的電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，開發(fā)出穩(wěn)定、連續(xù)以及完整的電子檔案管理系統(tǒng)。技術人員應該通過技術手段為電子檔案的接收和管理提供安全的電子環(huán)境，確保電子檔案在歸檔、傳遞、管理等流程中的原始性、完整性以及可靠性。

電子檔案單套制管理對于系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性要求較高，而這需要過硬的技術支持才能得以保持，因此，我們應該通過對技術人員的培養(yǎng)和引進，保障電子檔案管理系統(tǒng)能夠得到技術支持，進而完成電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級。

3 建立多元主體協(xié)同體系

電子檔案單套制管理需要多個部門協(xié)同完成，在現(xiàn)有的電子檔案單套制管理模式中，我國單套制管理中對于不同部門之間的責任劃分不明確，部門之間遇事互相推諉，檔案管理的效率由此降低。因此，為了保證電子檔案單套制管理模式的推廣，應該為其提供管理保障，確保這一管理模式的正常運行，建立多元主體協(xié)同體系。

3.1 搭建協(xié)同管理平臺

實現(xiàn)各主體協(xié)同管理的必要途徑是搭建協(xié)同管理平臺，方便各主體在網(wǎng)絡系統(tǒng)中開展協(xié)同工作。

首先，由技術部門搭建以協(xié)同管理為基礎的電子檔案管理系統(tǒng)，確保各相關主體可通過統(tǒng)一的管理平臺對電子檔案進行錄入、管理以及查看。其次，技術部門對協(xié)同管理平臺進行智能升級，將不同的主體功能有效結合。最后，技術部門需要根據(jù)電子檔案單套制管理模式發(fā)展的需求，對協(xié)同管理平臺及時進行系統(tǒng)的更新和完善，將有關聯(lián)的管理主體及時鏈接至協(xié)同管理平臺，實現(xiàn)資源共享和管理協(xié)同。

3.2 明確協(xié)同主體職責

首先，對文件形成機構，其高級管理層需要為數(shù)字轉型政策的實施提供必要支持，由政府部門對該機構是否能夠對信息實現(xiàn)有效管理進行評估，進而實現(xiàn)物質上的節(jié)約和對信息的有效管理。此外，針對管理主體和業(yè)務主體之間職責模糊、重疊的現(xiàn)象，對二者之間的關系進行明確的劃分。第一要求管理主體和業(yè)務主體之間做好充分的溝通，二者之間就職責、任務進行溝通分配，避免業(yè)務主體和管理主體之間職責重疊等現(xiàn)象的再次發(fā)生。第二，管理主體應該加強對業(yè)務主體工作的驗收，保證業(yè)務主體工作的完成度和完成效果。最后，通過建立激勵機制、協(xié)同分工以及利益分配等方式推動各主體之間的協(xié)同，以此為動力，促使各主體之間主動堿性多元協(xié)同體系的建立。

3.3 成立協(xié)同監(jiān)管部門

電子檔案的單套制管理需要各部門之間相互協(xié)作共同實現(xiàn)，所以需要成立專門的監(jiān)管部門，對各主體部門的工作和其協(xié)同管理進行實時監(jiān)管和考核，以保證各主體之間能夠自覺合作。

各單位或者企業(yè)成立專門的監(jiān)管部門，監(jiān)管部門的工作人員需要進行嚴格的審查和考核，監(jiān)管部門的工作人員在以往的工作過程中并未發(fā)生任何違法亂紀的行為，且采用避親原則，確保監(jiān)管部門工作的公平、公開以及公正。其次，對監(jiān)管部門的工作職責進行明確規(guī)定：一、監(jiān)管部門需要對各主體單位的職責執(zhí)行情況進行審查，對有失責行為的主體進行相應的懲處，即通報批評以及對責任人進行處罰；二、對各主體協(xié)同工作情況進行監(jiān)管，保證各主體之間相互合作，溝通通暢，對影響協(xié)同的主體進行懲處；三、對主體協(xié)同的效果進行監(jiān)管和審核。