淺議人事電子文件歸檔工作的原則與策略

王 磊

（內蒙古自治區阿拉善盟阿拉善高新技術產業開發區人力資源和醫療保障局，內蒙古 阿拉善盟 750306）

信息化產業時代背景下，數字設備的廣泛應用在增加電子文件生成量的同時，如何對其進行有效管理，對于企業發展而言具有重要影響。目前來講在企業規?；ㄔO過程中，電子文件及時歸檔和有效利用，是行業穩定性發展目標達成的重要前提，其中由于人事調動的頻繁化，人事電子文件具有易修改和復制性的顯著特點，在管理中往往存在一定難度，因此在秉承著“預先控制”、“歸檔管理統一化”以及“隨時移交為主、定期移交為輔”的原則開展管理工作，是提升人事電子文件歸檔工作質量和效率的重要渠道。

1 人事電子文件歸檔工作問題的基本概述

所謂“電子文件”是指由電子數碼設備產生的，以代碼形式存儲于設備中并借由設備進行查閱、修改和存取的文件。相比傳統紙質文字資料，人事電子文件在企業發展雖然具有信息儲存量大、信息存儲查詢便捷、可實現遠距離瞬時傳輸、便于檢索、便于管理的優勢，但與此同時由于人事變動的頻繁化，卻也存在諸如易被修改、易被刪除、易被復制、過于依賴系統硬件以及檔案維護工作量大等不足，久而久之阻礙了企業可持續發展目標的實現。作為電子文件的重要組成部分，人事電子文件在企業發展中具有不可或缺的重要作用，經調查在當前文件歸檔工作成效與預期作業目標之間尚且存在一定差距，造成這種局面形成的主要原因有：

1.1 企業忽視了對人事電子文件歸檔管理的重視

在電子文件歸檔中，企業對人事電子文件歸檔工作重視度孱弱化，是影響歸檔工作質量和效率的重要因素，對于企業發展而言也是極其不利的。目前雖然企業辦公自動化水平在不斷提高，但經數字媒體設備產生的電子文件歸檔工作卻未得到高度重視，產生的文件沒有及時進行整理、鑒定和歸檔，只是將其存儲于硬盤中，在增加后期檢索難度的同時也不利于企業的可持續發展。

1.2 人事電子文件歸檔缺乏統一化的標準要求

人事電子文件歸檔工作制度作為歸檔工作的參照，制度缺失問題的嚴重化在無法有效約束電子文件歸檔環境的同時，也影響了歸檔工作質量和效率，再加之人事電子文件易被修改、易被復制的特點，導致人們對其真實性存在一定的質疑。除此之外由于不同企業采取了不同歸檔方式，在增加后期文件管理工作難度的同時也不利于企業的穩定性發展。

2 人事電子文件歸檔工作原則剖析

2.1 預先控制原則

相比其它電子文件，人事電子文件在歸檔管理中存在一定的特殊性（易被修改、易被復制）。因此為保證歸檔內容的真實有效，在歸檔時工作人員需提前做好事前控制，即通過系統化分析歸檔要求和規則，確保電子文件在形成前人事電子文件管理功能得以充分發揮，以此來有效防止數據丟失。

2.2 歸檔管理的統一化原則

由于目前我國尚未建立統一化的人事電子文件歸檔工作標準，因此不同企業由于采取不同軟件和系統，在增加后期人事電子文件信息查詢難度的同時，也不利于企業的穩定性發展。因此在進行歸檔時，工作人員還要秉承著“文件歸檔管理統一化”的原則，通過采用同一種操作系統以及控制軟件，由此來降低后期信息的查詢難度。

2.3 隨時移交為主、定期移交為輔原則

由于人事調動的頻繁化，再加之人事電子文件修改后不會留有任何痕跡的特點，在進行歸檔管理時為保證電子文檔的真實性、可靠性，歸檔管理工作人員還需秉承著“隨時移交為主、定期移交為輔”的原則，由此在盡可能保護文件原始性不受破壞的同時保障文件的完整度。

3 人事電子文件歸檔工作優化策略剖析

3.1 提高對人事電子文件歸檔工作的重視

企業對人事電子文件歸檔工作重視度不足，是影響歸檔管理工作質量的重要因素，因此要想改善當前歸檔工作現狀，企業有關部門需加強對人事電子文件歸檔工作規范化開展意義的宣傳力度，由此在不斷提高對人事電子文件歸檔工作重視程度的同時確保歸檔工作落實到位。除此之外為促使企業形成一種規范管理下的電子文件等同紙質文件有效的觀念，在企業運營過程中企業還需從黨政機關著手將人事電子文件進行整理，并通過將其擺上議事日程來保證預期歸檔作業目標的達成。

3.2 建立健全完善的人事電子文件歸檔制度

人事電子文件歸檔制度規范化建立，從某方面來講可在保證人事電子文件歸檔工作有章可依、有法可循的同時，促使文件管理趨向制度化、規范化。就目前來看在人事電子文件歸檔工作制度制定過程中，企業還需加強與國家信息管理部門的溝通，在明確掌握當前最新檔案信息管理規定的同時確保后期文件收集工作的規范化、標準化，與此同時企業還需將人事電子文件納入企業的執法檢查項目，由此保證后期管理工作的制度化。

4 結語

綜合而言，在信息化產業時代背景下，人事電子文件歸檔規范化管理工作從某方面來講，對推動企業可持續發展而言具有重要意義，但由于文件的易被修改、易被復制等特點，在進行歸檔時工作人員除了要秉承著“預先控制”、“歸檔管理統一化”以及“隨時移交為主、定期移交為輔”等原則外，還要做好如下工作，即——提高對人事電子文件歸檔工作的重視、建立健全完善的人事電子文件歸檔制度、加強相關檔案管理人員的技術培訓，由此保障企業預期可持續發展目標的實現。