基于大數據視角的城鄉居民養老保險檔案管理電子化的思考

邵畢慧

（云南省巧家縣人力資源和社會保障局城鄉居民養老保險中心，云南 昭通 654600）

由于我國城市發展水平顯著提高，人們的社保關系復雜度也在隨之提升。城中村和失地農民的數量呈顯著上升趨勢，很多農村的勞動力紛紛到城市務工，勞動力流動的頻率明顯上升。在這樣的情況下社保業務量更為繁重。此外，新型的養老保險和醫療保險也將更多的群體納入社保范疇，參保人數顯著增加，這也給社保工作帶來了較大的影響。傳統的社保經辦模式已經出現了明顯的不足，因此，必須積極發展電子化的檔案管理模式，同時還要不斷提高檔案管理的效率和水平。但是人們對社保檔案并不十分重視，因此財政投入力度較小，此外在硬件設施建設上，也存在著較為明顯的不足，若不能建立完善的管理制度或無法落實有效的措施，就會對一體化建設產生十分不利的影響。

1 檔案管理中存在的主要問題

1）職工人事檔案無法實現電子化。職工的人事檔案是辦理退休以及調整退休人員養老金的重要依據，同時其也是社保檔案當中的關鍵內容，其對員工的退休時間、工齡年限和養老金金額都有著十分顯著的影響。由于職工人事檔案形成的時間較長，且涉及的單位較多，檔案自身的復雜性顯著提高，且具有非常明顯的流動性，所以在管理上還存在一定的難度，例如，紙質檔案管理不科學或資料缺失現象十分明顯，上述問題也影響到了職工自身的利益。此外，相關部門也沒有對檔案進行科學的整理和裝訂，而這類影像化的基礎數據缺乏規范性，檔案查詢的索引目錄建立不完善，加之其在檔案管理軟件方面也存在著較為明顯的不足。

2）人事檔案掃描不科學，不能實現數據庫信息共享。當前，社保一體化系統運行中，雖然做出了人事檔案掃描的要求，但是從基本情況來看，還存在著漏掃和不掃的問題，因此這也給檔案電子化管理造成了較大的阻礙。再加上錄入的職工人事檔案信息完整度不高，查找過程中只能對紙質檔案進行查找，不但影響了查找的效率，而且也容易出現工作失誤的情況。再者，業務辦理平臺沒有建立專業的職工人事檔案共享模塊，這也影響了資源的共享。或者經辦平臺不具備掃描傳輸檔案的功能，導致企業不得不對檔案進行現場審核，且檔案辦理的過程中也會出現排長隊辦理的現象。

3）檔案備份和問責制度不完善，影響了數據的安全性。若不能對檔案數據進行及時備份和保存，則可能會造成重要檔案文件的丟失，且檔案管理問責制度還停留在批評的階段，并沒有建立一個科學的獎懲機制。相關規定對數據的查詢，以及網絡服務過程中的信息安全問題都提出了十分詳細的要求，但是依然存在信息泄露的問題，這也加大了電子檔案信息的安全風險。

2 完善城鄉居民養老保險檔案管理電子化問題的有效措施

1）加大檔案管理力度，積極開發具有分享功能的數據庫

采取分類管理的手段，創建電子檢索系統以及借閱使用系統，從而有效改善管理質量，提高管理效率。管理人員應結合業務檔案影像化管理的具體方法，指派專業的管理人員完成檔案的集中掃描，同時，建立一個全面的完善的數據庫，完善后期管理工作。職工發生工作調動時應做好相關的工作，應定期對檔案進行重新的整理，檢查是否有遺漏問題。此外還要創建人事檔案信息網絡建設系統，積極發展智能檢索模式，從而更好地推進檔案系統和社保經辦平臺數據之間的有效共享。

2）改進經辦平臺軟件模塊，提高服務質量及水平

要想全面實現社保一體化管理，重要的材料就務必按照相關規范的要求完成掃描，不能出現漏掃的問題。實現社保檔案影像化的前提下，還應積極研發電子檔案系統和社保經辦系統兼容軟件。在辦理社保時，可從數據庫當中直接調取社保材料，攝像掃描的過程也是實現信息共享的過程。這一方面提高了工作效率，另一方面也減少了工作失誤。參保人員還可積極上傳電子檔案，社保機構在受理后進行審理，從而降低了信息采集的工作強度，縮短了審核的時間，同時員工還可隨時掌握辦理的進程。

3）開展檔案信息化服務。養老保險檔案管理信息化建設要統一管理養老保險數據，建立起檔案信息化標準，按照上級統一部署，推進檔案信息在網絡平臺上的共享。城鄉居民養老保險檔案管理信息化建設要發揮出檔案服務作用，轉變過去只管不用的狀態，提高檔案利用價值和服務水平。在信息化建設中，應構建起集區、鄉鎮、村各級于一體的養老保險檔案服務網絡，實現檔案信息資源共享，提高養老保險業務辦理效率。同時，檔案管理信息化建設還要將“死檔案” 轉變為“活信息”，將檔案信息作為檔案服務創新的突破口，為參保人提供信息化的檔案查詢服務，讓參保人登錄到相關網站、手機應用軟件就能夠查詢到自己的養老保險檔案基本信息，從而提高城鄉居民養老保險檔案服務水平。此外，城鄉居民養老保險檔案管理門戶網站還要拓展服務項目，為居民提供線上業務咨詢服務，并征求居民對養老保險檔案管理的建議，進一步完善養老保險檔案工作。

4）加強檔案信息安全管理。在開放的信息化環境下，對養老保險檔案信息的安全性、完整性構成了一定程度威脅，為消除安全隱患，城鄉居民養老保險經辦機構應將檔案信息安全建設作為信息化建設的重要內容，確保安全管理技術措施能夠保障檔案管理信息化系統的穩定運行。檔案信息安全管理措施如下：首先，引入先進的安全防范技術。

養老保險檔案信息管理系統可采用安全密鑰技術、電子證書數據簽名技術、身份校驗技術等，對登錄系統的人員進行身份驗證，只有通過驗證的人員才能在系統中進行操作。其次，實施分類安全管理。養老保險經辦機構要針對不同權限的人員實施不同的安全管理措施，如對權限較高的管理人員，要采用多重身份認證方式，包括密碼驗證、指紋認證、視網膜驗證等認證方式，在驗證通過后，管理人員可進行檔案信息修改、轉移等操作。對普通的信息瀏覽者，只需讓瀏覽者進行密碼驗證，僅開放信息只讀權限，不能進行其他高級別操作。

3 結語

綜上所述，如今時代快發展，科技不斷進步，人們更多的是開始處于一個多領域數字化和網絡化的時代，而與此同時，城鄉居民養老保險檔案管理也逐漸受到了大數據時代的影響，加之傳統的檔案管理模式已經無法滿足社會的發展需求，所以我們必須積極發展檔案電子化管理模式，借助大數據技術的優勢完善檔案管理工作，從而保證鄉居民養老保險檔案管理工作質量的提升。