信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新

徐 剛

（中國平煤神馬集團設備租賃分公司，河南 平頂山 467000）

當前，我國已經步入信息化時代，給企業辦公室文書檔案管理工作帶來巨大變革，人們對文書檔案管理質量要求越來越高，需要相關工作人員優化管理模式，創新管理方法，不斷提升文書檔案管理水平，以便促進企業健康發展。

1 信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作存在的問題

1.1 重視程度不足，制約企業發展

當前世界形勢多變，尤其是全球經濟一體化的快速推進，使得企業所面臨的壓力劇增，企業將大部分精力、時間及資源都投入到業務拓展方面，以期保障企業能夠在激烈競爭中贏得一席之地。在企業領導層及其他員工心目中，企業辦公室文書檔案管理工作只是后勤保障的一部分，與企業業務關聯性較少，尤其在企業生產經營面臨重壓的背景下，文書檔案管理信息化建設難以得到應用的關注和重視，企業領導層往往將其束之高閣，使得文書檔案與信息化技術應用脫節，無法充分發揮應有的作用[1]。

1.2 人員素質不高，管理水平不夠

文書檔案管理人員的水平決定檔案管理的上限。進入信息化管理后，對于檔案管理人員的計算機操作水平有了較高的要求，當前企業文書檔案管理一個主要問題就是管理人員水平不高，部分人員綜合素養較低，缺乏過硬的業務能力，尤其在計算機應用方面，知識架構老舊，對于新知識學習意愿不強，在管理過程中往往出現書到用時方恨少的尷尬局面。

1.3 發展規劃不明，信息建設不力

信息化時代，企業逐漸認識到要將企業管理與信息技術機密聯系起來。但在企業文書檔案管理時，一些企業雖然也在推進檔案信息化建設，但是整體發展規劃不明確，沒有一個統一戰略思路。各個部門之間歸類不夠統一，協調性不足，給文書檔案管理工作帶來諸多 不便。

2 信息時代創新辦公室文書檔案管理工作的對策

2.1 秉承信息理念，進行全面改革

信息化視角下，要想做好企業辦公室文書檔案管理工作，就一定要順應時代發展潮流，進行全面改革，推進“三全式”管理改革。一是做好全過程管理。要制定相應管理方案，將檔案收集、整理、歸檔工作流程具體化。在收集資料時，要確保資料信息準確性，切忌使用虛假信息濫竽充數；在進行檔案整理歸檔時，要嚴格按照統一歸檔的標準進行，比如卷內目錄使用何種字體、幾號字、如何編號等等，確保文書檔案規范化。二是做好全員式管理。對企業所有員工進行建檔備案工作，每一份檔案都需要具體標明工作性質、崗位、職責。通過員工文書檔案的完善，大力推行崗位責任制，有效提升員工工作積極性，轉變員工工作態度，促進企業發展進步。三是做好全方位管理。文書檔案全方位管理首先要確保檔案資料安全，設立專用文書檔案室和檔案柜，做好檔案防盜、防破壞、防火、防水、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防霉、防光工作。其次要建立嚴格借閱制度，做好檔案轉入、接收、借出、查閱、借閱管理并記好工作臺賬。最后要重視文書檔案隱秘性，避免因信息泄漏引發無法挽回的后果。

2.2 提升人員素質，加強檔案管理

要不斷提升員工文化素質、業務能力和職業道德。一是文化素質方面。要建立起終身學習理念，加強檔案理論學習。企業要定期組織學習教育培訓，采取請進來、走出去的學習方式，激發檔案管理人員學習熱情，養成良好學習習慣，強化其知識儲備。二是業務能力方面。要開展技能比武，通過比試促進相互學習、相互溝通、相互切磋。同時，采取獎優罰劣模式，鼓勵員工不斷進行工作創新。三是職業道德方面。要求檔案管理人員堅持誠實守信原則，做好廉潔自律，做到秉公辦事，嚴格恪守檔案管理制度以及公司制度，絕不泄漏企業機密[2]。

2.3 完善信息體系，加強監督管理

一是建立信息管理平臺。信息時代，一個完善的信息管理平臺必不可少。要建立起檔案信息加工系統，對文書進行高效分類整理，確保分類準確，為后續歸檔夯實基礎。還要建立文書存儲系統，將完整文書信息輸入檔案庫，與紙質檔案形成雙保險，并建立起嚴格的查詢制度，保障文書查詢快捷性及隱秘性。二是完善文書檢索系統。傳統文書檢索完全依靠人工，效率低、易出錯。運用信息化技術，能夠建立健全完善的檢索系統，將所有文檔分門別類建檔，利用計算機強大的搜索能力，能夠非常快捷的完成檢索。對于重要文書檔案，要實行檢索權限設定，需要擁有相應權限人員方可查閱。三是定期清理過期文檔。企業文書檔案眾多，有一些文檔具有一定時限性，雖然在收集當時有著一定作用，但是過期后就會喪失使用價值，如果不對這些文檔進行定期清理，將會占用大量空間，造成企業資源浪費。因此，檔案管理人員要對文書檔案進行及時清理，對過期的文書資料實行合理清楚、銷毀，保障文書檔案工作順暢運行。要對普通電子檔案進行壓縮、轉移或刪除，為新的文書檔案留出空間。最后要加強監管，企業管理層要不定期進行抽查，加強監督，促進文書檔案管理提檔升級。

文書檔案信息化建設涉及多個方面的工作，對于企業發展有著積極作用。企業文書檔案管理記載著企業發展的歷史軌跡，是企業成長的最佳見證。企業文書檔案為企業發展提供充足的信息服務，如實反映企業生產經營情況，推動企業進步。企業領導層一定要充分認識到文書檔案信息化的重要意義，不斷加大文書檔案信息化建設投入，提升文書檔案管理質量、效率，為企業發展奠定堅實基礎。