鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)路徑探討

王寶坤

（吉林省梨樹縣泉眼嶺鄉(xiāng)綜合服務(wù)中心，吉林 四平 136500）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作主要是對(duì)各類檔案資源進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管等，目前在多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位中都已落實(shí)了信息化建設(shè)的內(nèi)容，其在實(shí)際中有效地轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案工作的開展形式，能夠應(yīng)對(duì)事業(yè)單位在發(fā)展中不斷增多的數(shù)據(jù)資源。為此在檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)重視對(duì)信息化技術(shù)的優(yōu)化及創(chuàng)新，以此來提升管理效率并進(jìn)一步的挖掘檔案資源的價(jià)值，利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行高速分析、篩選、處理，使檔案工作的開展速率得到提升，減少在檔案工作中的疏漏問題。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的作用分析

1.1 適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)

信息時(shí)代使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作需要充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)改進(jìn)其傳統(tǒng)的辦公模式，為此要想加強(qiáng)檔案管理整體的信息化水平，應(yīng)對(duì)檔案管理的工作體系進(jìn)行優(yōu)化及創(chuàng)新，使信息技術(shù)可以深入到檔案的收集、保管、整理、傳遞、利用等過程中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化發(fā)展。

1.2 提高管理質(zhì)量及效率

對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理來說，信息化建設(shè)是提高其工作水平的主要路徑，在檔案管理中所應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等可以改變檔案管理方式來減少人工操作，應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案處理在提高管理工作實(shí)行效率的同時(shí)減少人工失誤，也就是數(shù)字化、電子化的檔案處理方式可以減少人工操作，使檔案的存取、篩選、分析、處理等環(huán)節(jié)都程序化執(zhí)行，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理自動(dòng)化、現(xiàn)代化水平得到 提高。

1.3 提高檔案資源利用率

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)范圍中許多檔案資源都具有一定的使用價(jià)值，但是在以往的檔案管理工作中大量的紙質(zhì)檔案資源增加了檔案的查找及使用難度，人工操作效率較低，這也導(dǎo)致檔案資源的整體利用率不高。而在檔案管理信息化建設(shè)的過程中通過信息技術(shù)的應(yīng)用可以將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，使檔案的查詢、檢索、收集、歸檔等工作更為高效的執(zhí)行，并且在檔案信息化管理中可以有效的簡化檔案利用流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速查找及傳遞，其對(duì)檔案資源的開發(fā)及利用有著極為重要的作用。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的路徑分析

2.1 健全檔案信息化管理制度

信息時(shí)代下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理所需面對(duì)的工作內(nèi)容更為繁雜，再起情況下對(duì)于其信息化建設(shè)需要有完善的制度作為支持，通過對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行明確能夠使信息化建設(shè)在執(zhí)行的過程中其各個(gè)環(huán)節(jié)得到有效的規(guī)范及約束，從而減少在檔案管理中的失誤問題。并且考慮到檔案信息化管理模式所帶來的改變，對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度內(nèi)容還需結(jié)合實(shí)際來進(jìn)行調(diào)整及細(xì)化，這樣可以防止在檔案管理工作中出現(xiàn)職責(zé)混淆的問題，并在制度規(guī)范下利用信息化管理模式簡化檔案工作流程。

2.2 建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

完善的檔案信息資源是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理順利開展的基礎(chǔ)條件，目前在信息時(shí)代下檔案形式由紙質(zhì)向著電子化、數(shù)據(jù)化的方向轉(zhuǎn)變，因此需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行補(bǔ)充及完善來避免出現(xiàn)疏漏情況。尤其是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)范圍中由于檔案的信息化建設(shè)要求對(duì)以往檔案資料進(jìn)行電子化處理，因此對(duì)于檔案信息資源的收集、處理、歸檔，需要在計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建立，達(dá)到對(duì)檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一整合及管理的目的，并針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作內(nèi)容及要求來制定管理標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的透明化。

2.3 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)方法

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中通過技術(shù)創(chuàng)新的方式能夠加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，從而更為高效的對(duì)檔案資源進(jìn)行收集及處理，使檔案管理可以達(dá)到高效率的執(zhí)行目標(biāo)。為此在技術(shù)創(chuàng)新中需要根據(jù)信息時(shí)代下檔案資源快速增長的特征來對(duì)不同技術(shù)進(jìn)行合理利用，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的信息化建設(shè)水平能夠得到進(jìn)一步的優(yōu)化。例如，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效收集、分析、存儲(chǔ)、處理及利用，并且能夠利用數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性來實(shí)現(xiàn)檔案的智能化檢索，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)還可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來完成檔案管理的各項(xiàng)流程，并對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行云存儲(chǔ)，這種依托于云環(huán)境的檔案管理技術(shù)能夠降低鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作對(duì)硬件設(shè)備的要求，并在一定程度上提高管理工作的執(zhí)行 效率。

2.4 完善信息化建設(shè)配套設(shè)施

在檔案信息化管理中需要有完善的配套設(shè)施來為相關(guān)工作的開展提供基礎(chǔ)條件，因此應(yīng)考慮到鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的實(shí)際條件來考慮如何合理投入來完善檔案信息化管理所需的配套設(shè)施。在硬件上主要是計(jì)算機(jī)、硬盤、掃描儀、復(fù)印機(jī)等的購入，對(duì)于軟件配套設(shè)施需要升級(jí)檔案信息化管理系統(tǒng)，然后將所有紙質(zhì)檔案全部進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化與歸檔，并將相關(guān)類型的檔案進(jìn)行分類處理，以提升檔案資料的價(jià)值和管理水平，為政府部門的資料查閱和分析需求工作提供更加到位的檔案信息服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)要盡快建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，建立內(nèi)部檔案管理局域網(wǎng)，提高檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案信息共享，同時(shí)在上級(jí)檔案部門幫助下，做好檔案信息擴(kuò)建和補(bǔ)充工作，開發(fā)更高效的檔案信息檢索工具，以提高檔案信息利用率。

2.5 加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)及培養(yǎng)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位要加大檔案管理信息化專業(yè)人才引進(jìn)，引進(jìn)一批既有檔案管理經(jīng)驗(yàn)又懂信息管理的人才，以滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位檔案管理信息化需求。在此基礎(chǔ)上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位要重視檔案管理工作隊(duì)伍培訓(xùn)與管理，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍開展信息技術(shù)培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)教育，要求檔案管理人員做好自我管理，積極開展自主學(xué)習(xí)，加強(qiáng)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)積累，牢固樹立服務(wù)意識(shí)，不斷提高檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量。為了避免人才流失，檔案管理部門還要用加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍日常管理，積極利用在職培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、薪酬提升、崗位晉升等激勵(lì)手段進(jìn)行隊(duì)伍管理，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和責(zé)任意識(shí)，營造積極向上的檔案信息化管理環(huán)境。

3 結(jié)語

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中需要根據(jù)相關(guān)工作實(shí)際情況及發(fā)展需求來進(jìn)行改進(jìn)及優(yōu)化，并完善檔案管理體系來推動(dòng)其向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，創(chuàng)新在檔案工作中所采用的技術(shù)及辦法，使檔案管理的各項(xiàng)工作能夠得到高效的執(zhí)行。在實(shí)際中應(yīng)用加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)、信息化技術(shù)的應(yīng)用來建立起適用的檔案管理體系，以科學(xué)文化發(fā)展為目的融入創(chuàng)新的管理理念、管理方法、管理技術(shù)，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的順利開展提供良好基礎(chǔ)條件。