談國有企業中檔案信息化出現的問題及對策實踐探究

楊惠萍 余 陽

（1.國家電投集團江西電力有限公司新昌發電分公司，江西 南昌 330000；2.國家電投集團江西能源銷售公司，江西 南昌 330000）

隨著市場經濟的高速發展，企業間的競爭十分激烈，國有企業為在激烈的市場競爭中占據有力地位，應當積極進行創新與發展。從國有企業角度闡述，檔案管理工作十分重要。傳統檔案管理工作十分繁瑣，檔案保存難度大，無法充分發揮檔案管理優勢。將高速發展的信息技術與檔案管理工作相結合，推動檔案信息化，能夠充分發揮檔案管理作用，提升國有企業競爭力。國有企業在檔案信息化過程中存在諸多制約性因素，只有明確問題，采取針對性措施，才能夠推動國有企業檔案信息化進程，實現國有企業可持續發展。

1 國有企業檔案管理的意義

檔案在國有企業中占據重要作用，同時在國有企業各項管理工作中也發揮了重要作用。國有企業重視檔案管理工作開展，將高速發展的信息技術運用在檔案管理中，推動檔案信息化建設，在這一過程中，使得檔案借閱逐漸由傳統面對面服務轉變為網絡服務，這也是檔案信息利用方式的重大革新。檔案信息化建設，使得檔案借閱方式發生較大轉變，借閱者在需要檔案時，只需要在網絡上與檔案管理員取得聯系，提交借閱申請，在申請通過后便能夠獲得相關檔案，大大節約了時間，同時辦事效率也有了顯著提升，在這一過程中，檔案使用率也在不斷提升。

2 國有企業檔案管理中存在的問題

1）信息化重視不足。國有企業在檔案信息化建設中，缺少投入，制約了檔案信息化建設，造成這一現象的主要原因是由于企業對檔案信息化缺乏重視。在部分國有企業中，仍采用傳統紙質檔案管理模式，還存在部分國有企業，將盈利作為重點，忽視檔案信息化建設。國有企業在運營中，不明確檔案管理工作對國有企業發展的促進作用，未加大檔案信息化建設投入，同時也并未結合企業發展戰略目標，構建完善的檔案管理體系，導致檔案管理工作效率低下。

2）檔案管理模式落后。在國有企業中，存在檔案管理模式落后問題，國有企業仍采用傳統檔案管理模式，導致檔案運行工作效率低下。雖然國有企業認識到檔案信息化建設的重要性，也在朝著這一方向發展，但發展速度較慢，為構建出完善的檔案信息化工作體系。但部分國有企業中，檔案信息化工作重點為數據的存儲與核對，對檔案信息共享不重視。國有企業缺乏檔案數據開發與運用能力，未將檔案信息資源與重大建設項目相融合，在引入大數據技術時，忽視挖掘檔案數據資源的價值，制約檔案信息化進程。最后企業在申報預算以及發展規劃制定中，對歷史檔案數據利用不充分，檔案部門未圍繞信息化檔案管理，建立健全檔案供給模式，制度檔案信息化發展。

3）檔案缺乏安全性。國有企業在檔案信息化建設中，需要面對互聯網風險。國有企業檔案管理設備較為落后，在企業內部，未形成完善的檔案管理工作體系。在信息化時代下，對檔案管理工作提出了較高要求，需要實現檔案資源的開放與共享。但在國有企業中，內部管理機制不完善，未強化安全控制體系，導致檔案管理工作缺乏安全性，不能滿足信息時代檔案資源安全使用需求。在國有企業檔案信息化建設過程中，其應用人員缺乏安全責任意識，檔案安全管理系統不完善，因而導致現有檔案存在泄露風險。

3 國有企業檔案信息化的優化措施

1）構建符合檔案信息化要求的檔案管理系統。在國有企業中，應當積極構建與企業內部系統相關的檔案管理系統，這也是國有企業未來發展方向。良好的檔案信息管理系統應當具備多種存儲格式，同時還需要支持市面上較為常見的辦公軟件以及查閱軟件。同時符合檔案信息化要求的檔案管理系統，還應當充分銜接紙質化檔案管理與管理流程。國有企業各部門需要收錄電子檔案，保證信息化檔案管理系統中，各項檔案資料的安全性，推動國有企業檔案信息化進程。

2）重視檔案信息化人才培養。管理人員的專業素質對檔案信息化產生了重要影響，國有企業在推動檔案信息化時，應當明確人才的重要性，通過多種方式，加強檔案信息化人才培養，提升人才素質，提高檔案管理質量。首先在國有企業中，應當針對檔案管理員工開展特定的技能培訓工作，引導檔案管理人員參與到培訓中，在培訓中不僅會傳授檔案信息化的專業知識，還會教授系統以及軟件的操作方式，不斷提升其綜合素質與專業技能。檔案管理人員不僅需要掌握理論知識，還需要具備將所學知識運用在工作中的能力，進一步提升專業操作水平，推動檔案信息化進程。由于國有企業的不同，對檔案管理人才的要求也存在差異性，因此在人才培養中，應當結合企業特點以及崗位需求等多種因素，推動培訓工作開展。其次還需要不斷提升招聘要求與門檻，重視員工綜合素質以及操作技能，在人才選拔環節便保證其素質，推動國有企業檔案信息化建設，實現國有企業全面發展。

3）加強檔案信息化基礎建設以及安全防護。在國有企業中，為推動檔案信息化建設，應當重視基礎建設，同時還需要做好安全防護工作。需要明確的是，不論是紙質檔案還是電子檔案，其存儲方式具有相似性。為推動檔案信息化管理，國有企業應當用配套的軟件與硬件設施，實現對檔案信息化的規范管理，主要包含三方面內容，分別為硬件環境、計算機網絡環境以及系統軟件。例如在實現雙網物理隔離時，可選擇具有較強擴展性的系統軟件。在對檔案信息進行安全防護時，可選擇發展較為成熟的DB數據庫。數據庫是檔案信息管理工作的核心內容，選擇發展成熟的數據庫，是保證檔案信息安全的重要因素。

4）深化檔案管理，實現檔案管理信息化。深化檔案管理，主要指的是需要深刻認識到檔案管理的重要性，并加強檔案管理工作，這也是檔案信息化建設的重要目標。檔案信息化建設，在規定的標準下，充分利用計算機網絡、多媒體技術以及數據從儲存開發軟件，實現對檔案數據庫以及檔案管理軟件進行升級，對檔案基礎工作起到保障作用。其次需要加強并不斷完善檔案管理軟件技術，實施統一規劃以及管理。國有企業在檔案信息化建設過程中，可結合檔案管理實際工作情況與企業需求，構建完善且便捷的電子檔案管理系統，實現檔案管理各個環節的信息化以及自動化檔案管理，將檔案管理工作與企業經營活動相關聯，促進國有企業可持續發展。

4 總結

檔案信息化建設，是國有企業發展的必然趨勢。國有企業開展檔案管理工作，對實現企業發展具有重要推動作用，但由于在國有企業中，其檔案管理工作還存在諸多問題，因此需要充分利用高速發展的信息技術，實現檔案信息化建設。構建符合檔案信息化要求的檔案管理系統、重視檔案信息化人才培養、加強檔案信息化基礎建設以及安全防護以及深化檔案管理，實現檔案管理信息化，提高國有企業檔案利用效率，實現發展。