淺談紙質檔案和電子檔案的差別

侯 悅

（山西辛安泉供水工程有限公司，山西 太原 030002）

隨著科學技術的進步，信息技術慢慢趨向網絡化、智能化，辦公系統也逐步向著自動化發展，計算機在檔案工作中的應用范圍也越來越廣。電子文件應運而生。如今，檔案的歸檔，除了紙質文件的收集、整理、歸檔工作外，還增加了電子文件的歸檔工作。

但是，電子文件的產生、形成、歸檔、保存的管理方法都與紙質文件有所不同。所以在工作中，為了確保檔案收集工作的齊全、完整，我們就必須實行電子檔案和紙質檔案相結合的管理辦法，我們就必須跟上時代的步伐，熟練掌握電子文件的檔案管理辦法。

本文將簡述電子檔案和紙質檔案的不同之處，以及電子檔案和紙質檔案各自的優勢。

1 電子檔案和紙質檔案的定義

電子檔案和紙質檔案都是在社會活動中，直接形成的用來記錄檔案真實活動的具有參考、利用、保存價值的原始記錄，并作為存檔備查的歷史憑證。

不同之處在于：紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案。比如：公文、圖紙、會議記錄、書稿等。電子檔案是由電子文件轉換而來的。是指通過計算機、磁盤、磁帶或者光盤、硬盤等設備進行存儲的，具有保存價值的已歸檔的電子文件。

2 電子檔案和紙質檔案的特點

1）電子檔案具有系統依賴性，電子檔案依賴于計算機軟件、硬件、數據庫和網絡系統而存在。而紙質檔案則是以紙張為記錄載體。

2）電子檔案具有信息的非人工識讀性，電子檔案多存儲于磁帶、光盤、硬盤等磁介質載體中，是以數字代碼方式加以存儲的，并通過計算機及相應的軟件或者網絡，使這些數字代碼加以轉換，變成可被人理解、識別的文字、數字、圖像、圖表、符號等的真實信息記錄。而紙質檔案是記錄于紙張之上，采用人工可識讀的記錄符號，不需要通過任何介質，人是可以一目了然，識別讀出的。

3）電子檔案具有信息存儲的高密度性，這些磁介質載體檔案，如：磁帶、磁盤、光盤等，其存儲空間遠遠大于傳統的紙質載體檔案，這些信息存儲的高密度性的電子檔案比起紙質檔案更便于存放，更節省檔案的存儲空間。

4）電子檔案具有信息和載體的可分離性，也就是說電子檔案易于更改，易于復制，便于傳輸，便于異地調閱，電子檔案沒有固定物理位置的局限。而紙質檔案有使用地域局限性。但是，電子檔案相比紙質檔案雖然利用變得方便快捷了許多，實現了異地遠程查閱，提高了利用效率。但是它也存在一些新的問題亟待解決：比如：數據的易消失性；信息易于改動的不安全性等，都還需要我們檔案管理的進一步優化。

5）電子檔案具有載體的多樣性，比如光盤、磁盤、磁帶、硬盤等。而傳統的紙質檔案，記錄信息的載體只局限于紙張，并有固定的紙張規格大小。

6）電子檔案具有信息的共享性，在同一時間可以多人不受空間限制同時共享同一信息。

而紙質檔案由于只有一份原件，在同一時間只能供一人使用，還要到檔案室通過借閱手續借閱，而且一人借走只能等其還回來，才能借給另一個人使用，使其利用效率大打折扣。

2 電子檔案與紙質檔案管理方法不同

紙質檔案的收集是文書處理部門分揀已經處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價值的文件收集齊全，按照文件之間的來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系進行分類、組卷后移交檔案部門歸檔。

電子檔案雖然不受來源、內容、時間、形式等方面的限制，但是接收方式比紙質檔案更為復雜，接收方式上采用向檔案部門移交磁盤、光盤、磁帶等，在接收的過程中，需要配備必要的設備設施，技術條件。檔案部門需要配備專門的電子文件格式轉換設備，對接收檔案進行統一轉換，以解決對不同格式電子文件的識讀問題。

紙質檔案的整理是對已經立卷歸檔的案卷進行分類、排列、編號等系統地整理，并將其結果用編制案卷目錄的方式排序固定。紙質檔案整理后形成的實體分類系統能夠為查找檔案提供便利。

電子檔案的整理，在歸檔前就將雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件形成有序的狀態，再對電子文件進行分類和編號，組織建立數據庫。對于脫機保存的電子文件，按一定規律，將相關文件通過拷貝組合到同一磁盤，光盤或硬盤等載體上。

由于電子文件檔案可以利用自動化系統對電子文件進行自由組合、分類，并根據不同用戶的需要，通過計算機系統進行快速查閱。

3 電子檔案和紙質檔案的鑒定方法不同

電子檔案需要對電子文件進行必要的價值鑒定，對于電子檔案來說，文件的真實性、完整性和可讀性對保存價值有直接的影響。電子檔案的鑒定分為內容鑒定和技術鑒定。電子檔案內容的鑒定和紙質檔案基本相同，都是看是否有參考價值和保存價值。而技術鑒定包括存儲于何種介質、有沒有可讀性、有沒有病毒侵襲等。

紙質檔案的價值鑒定要通過逐件逐頁地審查，來確定文件是否有保存價值。

4 紙質檔案和電子檔案的庫房管理方法不同

一般來說，檔案的保管是對整理好的檔案有序地排列在檔案架上，并進行日常的維護管理，使檔案在存放使用中少受人為因素的影響，盡量延長檔案的使用壽命。

傳統檔案的載體是紙張，紙質檔案信息量少、占用空間大，對于紙質檔案的保管，對庫房溫濕度（溫度14-24度，相對濕度45%-60%）有嚴格的要求。并且要實施有效的防護措施，如防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防措施。

而電子檔案多為磁性材料，其防護設備、存放環境和紙質檔案相比，有明顯的差別，電子檔案存儲載體信息容量大，占用空間小，便于檔案庫房的管理。但需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，對防磁性的要求高，需要配備除塵、防紫外線、防高磁場的設施設備，還要嚴防計算機病毒的侵襲，因而保管條件更復雜，保管難度較大。

5 紙質檔案和電子檔案的編目與檢索方法不同

傳統檔案的編目是對案卷按類別逐卷進行卷內文件目錄地編寫，再編寫案卷目錄，形成檢索目錄。

電子檔案的每一件軟盤、磁帶、光盤都按庫房中的排序編號，并編寫說明，標注時間、地點、人物、事件、背景五要素。

6 電子檔案和紙質檔案的利用方法不同

紙質檔案是對檔案文本的利用，具有相對穩定性，紙質檔案必須手寫簽字，不易造假，并只能通過提供檔案原件或檔案復制件進行登記借閱。

而電子檔案的運用不受時間、空間的限制，可以通過網絡進行查詢利用，電子檔案的全文數字化可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據利用者的需要對其中信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等，滿足利用者的各種需要。檔案人員還可以按照一定專題對電子檔案進行編輯，形成檔案專題匯編。

我們必須充分意識到檔案的重要性，充分認識到電子檔案和紙質檔案的區別，更好地做好電子檔案的管理利用工作，維護好電子檔案的安全，充分發揮電子檔案的利用價值。