信息技術在圖書館檔案管理中的應用解析

李俊霞

（定襄縣圖書館，山西 忻州 035400）

對于圖書館工作而言，只有各項工作全部做到有序展開，才能保證效果。這其中，檔案管理是一項基礎類活動，涉及的內容有很多，早期單純依靠人工的方式，效率非常低，而且容易出錯。為此，圖書館就可以嘗試應用信息化技術，以此解決相關問題。

1 信息技術和圖書館檔案管理的概念

1）信息技術的概念。所謂信息技術，主要是指利用信息收集、信息處理以及信息管理等技術種類。總體而言，該技術主要依靠互聯網這一渠道，通過電腦和服務器等設備完成技術應用，具體可以劃分為三個類型，分別是傳感技術、智能技術以及控制技術。在當前社會中，信息技術有著非常高的應用率，而且已經在多個領域得到滲透，促使人們的生活和工作變得更為便利，同時還能保證效率和質量。

2）圖書館檔案管理的分析。在圖書館里，檔案管理一直都是非常重要的基礎工作。通過有序的管理，能為其他各項工作的進行提供幫助。總體來說，其工作內容主要包括信息登記、整理、收集、保管以及統計，同時還能對相關資源進行分享。

檔案信息的種類有很多，極為復雜，主要包括讀者信息、財產檔案、人事檔案以及借閱信息等。同時，在資源中又包括音頻、視頻、圖像以及實物等。每一個細分的類型，都要單獨存放，與其他種類分開，因此使得管理工作的難度變得非常高。早期在處理的時候，幾乎都是依靠工作人員自己。這種陳舊的模式，不但效率非常低，而且難免會出現一些疏漏。正是這一因素，當前就需要采用信息技術的方式進行處理，有效克服難關。

2 圖書館檔案管理應用信息技術存在的問題

對于圖書館來說，為了提升檔案管理工作的信息化水平，自然需要加強信息技術的實際應用。然而從當前狀況來看，仍然有諸多問題存在。

1）配套設施不完善。為了保證信息技術得到有效應用，自然需要電腦、服務器以及存儲器等基礎設備，從而在內部單獨創設一個網絡系統。然而從目前來看，不少圖書館并不具備這一條件，即便工作人員具備信息化能力，也很難開展相關工作。

2）建設不夠明確。信息化建設不明確一直都是非常普遍的問題，圖書館管理者理應對于自身的實際需求予以明確，以此制定相應的規劃，從而能夠更好地進行技術應用。依靠信息技術，打造一套全新的工作模式，促使系統設計的效率得到提高，從而滿足檔案管理的基本需求。但是目前來看，多數圖書館不具備這一條件，使得各項問題頻繁出現，影響了實際效率。

3）人才水平有限。從目前來看，許多圖書館員工的工作能力并未做到與時俱進，盡管工作態度十分認真，但是對于互聯網技術的了解非常少，自然不懂得如何利用互聯網的方式進行檔案管理。如此一來，各項工作的開展效果必然無法令人滿意。

3 圖書館檔案管理應用信息技術的方法

1）創設網絡設施。在圖書館檔案管理的時候，為了保證信息技術的應用效果得到體現，首要工作便是引入相關配套設施。諸如，購買一些工作時需要用的電腦、服務器、掃描儀以及采集器等。在購買的時候，理應按照相同的標準，從而能夠更好地應用，減少工作量。此外，還要安排專業人員在內部單獨建立數字系統，搜集相關信息資料，逐步完成歸檔，為后期的調度和使用提供幫助。此外，技術人員還需要打造一個高安全度和高可靠性的存儲系統，以此保證檔案管理變得更具動態化特點，同時還能分類存儲，之后再依靠技術操作，對所有資料予以保護。只有所有設備能夠配齊，才能促使各項工作順利進行，進而提升工作效率。

2）提升工作效率。在圖書館檔案管理的過程中，工作人員可以利用信息技術在內部創建一個獨立的操作系統，以此保證管理效率有所提高，促使各類資源都能全面共享。在早期工作的時候，由于檔案資料的數量非常多，而且包括多個不同的種類，使得管理難度變得非常高。不僅需要占用大量的公共空間，而且還需要投入許多人力資源。而在應用信息技術之后，這些問題都能得到處理，工作人員只需要使用電腦進行手動操作，就能完成所有工作任務，保證各項活動都能正常進行，提升了實際效率。不僅如此，在信息共享方面，信息技術可以有效突破時空條件的限制，促使檔案的利用率有所提高。早期在工作的時候，工作人員需要將所有資料存儲在特定的位置，而一些高價值的文獻還需要進行館藏。但是在使用信息技術之后，信息的存儲效率就會提高，做到合理分類，無論任何類型的內容，都能得到有效挖掘。讀者依靠手機閱讀，就能了解各類電子信息，節省了時間成本，從而能夠滿足不同讀者的閱讀需求。

3）提升資源容量。在檔案管理過程中應用信息技術之后，工作人員就能利用內部服務器進行資源資料存儲，從而在讀者資源之間構建了一個無形的橋梁。在服務器中，每日都會進行信息更新，不斷擴充容量，讀者們也能按照自己的想法，自由提取相關信息。對圖書館來說，公共服務一直都是非常重要的基本功能。通過對檔案資源展開管理，可以促使圖書館更好地創設檔案系統，提升資源的利用效率，結合現有的狀況，制定相關管理目標，實現預期的規劃。由于信息資源的數量非常多，能夠依靠信息技術的方式展開分類檢索，逐步完成歸納，甚至還能做到深入分析，為未來的管理工作開展奠定基礎。

4）打造管理體系。伴隨信息技術的發展，當前和圖書館檔案管理的融合效果也有所提高，使得整個工作體系也變得更為科學和規范。在當前社會中，只有少數地區的圖書館因為條件原因未能建立信息系統，全國絕大多數圖書館都做到了全面信息化，而且伴隨時間的推移，信息水平也在持續提升。信息技術本身屬于應用技術的一種，對于圖書館檔案管理有著非常大的幫助，可以更好地在內部創設相關管理體系。

通過應用信息技術，基本上所有工作活動都能依靠互聯網進行操作，并從中找到相關問題，采取有效措施進行處理，以防出現失誤。同時，信息技術還能給工作人員在決策層面提供支持，讓其參照系統本身，對報告內容予以分析。事實而言，在信息技術得到應用后，圖書館檔案管理也變得更具智能化特色。在未來，普遍圖書館也都能搭建相應的智能化平臺，促使各項工作的效果得到進一步提升。

4 結束語

綜上所述，信息化技術將代表未來發展的主要方向，無論任何行業，都需要積極應用信息技術。而對于圖書館來說，為了做到全面發展，持續進步，自然也要提高對信息技術的重視度。在開展相關工作的時候，檔案管理人員就要結合自身狀況，對信息技術予以利用，提升工作的整體效率，以防會有錯誤或者遺漏產生。如此一來，圖書館的運營模式將會得到全面審計，變得更具智能化，管理效果也會有所提高，進而能夠給廣大用戶提供更為優質的服務。