信息化背景下會計檔案管理工作創新

陳曉宇

（天津市紅橋區公共就業（人才）服務中心，天津 300132）

隨著大數據等信息技術廣泛運用，信息化趨勢明顯，會計電算化工作被會計信息化取代，會計檔案傳統管理說明被無紙化電子檔案管理模式取代。企業實行會計檔案電子化管理可以減少資源浪費，目前會計檔案電子化實行時間較短，很多企業缺乏管理經驗，在會計電子化檔案管理中存在許多問題，對會計檔案電子化管理創新研究具有重要意義。

1 會計檔案信息化管理的作用

會計檔案是會計核算中形成記錄反映單位經濟業務事項的圖文等形式會計資料，包括電子設備形成存儲的電子會計檔案。企業內部形成會計檔案包括會計憑證，財務報告等，外部接收會計資料包括原始憑證等。會計檔案電子化是將傳統紙質會計檔案為電子介質存儲應用的電子資料，包括電子記賬憑證，電子文檔等。

會計檔案電子化是整合會計檔案電子會計檔案，目前涉及會計檔案電子化內容規定較少，會計檔案管理辦法規定滿足單位生成的電子會計資料可以電子形式保存。會計檔案電子化發展經過多個階段，隨著管理辦法實施，很多企業開始借鑒會計檔案電子化管理經驗，逐步實行會計檔案電子化管理。會計檔案電子化可以降低管理成本，提升財務管理效率，實現信息共享，其優點體現在有利于財務自動化處理，有利于提高檔案管理水平。計算機具有高效信息處理能力，快速輸入儲存信息，通過前提對系統功能進行設置，計算機可自動生成會計憑證，自動判斷會計數據湖區規則，自動對會計檔案信息資源分類加工收集利用，大大提高了財務處理效率。通過電子會計檔案管理系統歸檔接口，與其他業務系統接口對接，實現獲得原始憑證，會計賬簿，出入庫單等電子會計資料系統自動化歸檔，無需人工分揀匹配，可節約成本費用，幫助會計人員節省時間用于財務核算工作。實施會計檔案電子化管理，將會計核算系統電子會計數據集中收集，實現會計檔案數據集中管理。

2 企業會計檔案電子化管理中的問題

2014年，中國人保企業會計檔案電子化管理試點成功，得到檔案局等機關肯定，隨著新管理辦法實施，會計檔案電子化管理得到法律認可，部分小企業嘗試采用會計檔案電子化管理代替紙質檔案保存，企業如何創新會計檔案電子化管理尤為重要。目前企業實施會計檔案信息化管理中存在缺乏重視，存在安全隱患，管理人員素質較低等問題。

會計檔案管理利用方面缺乏重視，目前很多企業管理層觀念保守，領導層大多認為會計檔案為總部審計監察，未意識到會計信息化對單位的重要性，未意識到電子會計檔案可減少資源浪費，未認識到會計信息資源網絡共享的優越性。

企業會計檔案電子化依賴信息化建設，計算機網絡，電子會計檔案管理系統等要素是會計檔案電子化管理的前提，由于軟硬件，網絡造成會計檔案處于不安全環境。會計檔案信息化管理安全隱患是電子化管理面臨的重要問題。

由于缺乏會計檔案電子化管理經驗，很多企業會計檔案電子化處于起步階段，擔心電子會計檔案管理系統設置，組織機構配置等方面對會計檔案真實性完整性把握不夠準確，會計檔案管理系統功能不全，系統歸檔接口功能設置不齊全，業務系統轉交或電子會計檔案管理系統接收文件時，無法檢測接收數據的真實性可靠性。無法保證電子會計檔案的真實性。會計人員由于人為工作疏忽等造成會計數據失真，存儲介質采用磁性介質，數據信息在不同載體轉換存儲被隨意復制，易造成電子會計檔案數據失真。

檔案管理人員是檔案部門的核心力量，檔案管理工作需要專業的管理能力，很多單位由于領導不重視對檔案管理，會計檔案管理工作兼職現象普遍，檔案管理人員由于在會計知識，信息技術等方面缺乏專業知識技能，信息化條件下，檔案管理人員應懂得會計專業知識，企業檔案管理人員未經電子化檔案專業知識培訓，缺乏管理工作經驗，電子檔案管理工作無法保證質量。如會計人員對計算機信息安全缺乏常識，對安裝計算機防病毒軟件私自卸載導致會計信息系統安全。

3 企業會計檔案信息化管理對策

企業會計檔案信息化管理有利于提高檔案管理工作效率，提升企業管理水平，促進企業健康高效運行。當前企業會計檔案信息化管理由于實施時間較短，缺乏相關管理經驗，對檔案信息化管理重視不足等原因，在會計檔案信息化管理中存在許多問題，影響企業會計檔案電子化管理的成效，應加強領導管理層的重視，完善會計信息系統，培養復合型人才，提升會計檔案電子化管理效果。

領導重視是做好會計檔案管理工作的關鍵，單位要提高領導對會計檔案電子化管理工作的重視，確保對人力財力的投入，使會計檔案管理工作走向科學化，依法管理是做好檔案管理工作的基礎。會計檔案是會計活動的歷史信息，保證檔案真實性非常重要。可以通過建立防篡改機制，完善電子會計檔案管理系統功能，保證電子會計檔案真實性。應制定相應風險防控策略，防止電子會計檔案管理系統運行中發生危害信息完整性的變化。電子會計文件收集中保證防篡改，保證管理系統銜接會計核算可靠性，通過多人監督方式保證歸檔移交中電子會計文件不被更改。

會計軟件系統具有會計核算與財務管理功能，應能輸出通過電子數據會計憑證等會計資料。會計軟件系統歸檔接口應能將歸檔電子文件及數據可靠性進行檢測，防止存瑕疵文件。將待歸檔電子文件按照指定格式封裝為歸檔數據包，保證信息不丟失，能接收方成功的反饋信息，對貴方成功電子文件進行歸檔標記。對會計軟件系統數據接口，應根據檔案部門電子文件歸檔要求設計，應組織系統開發商進行二次開發實現。

電子會計檔案管理系統具有管理會計檔案功能，應在系統中引入傳輸加密技術，系統歸檔接口必須與核算系統實現對接。歸檔接口應向核算系統發送歸檔數據包存放位置信息，將電子文件存在指定位置，在歸檔數據包接收存儲中保證信息不丟失。電子會計檔案管理系統應確保電子檔案保存完整，維持系統電子檔案的完整性。能根據用戶角色限定系統功能使用權限。能對電子管理中元數據有效管理，企業電子管理軟件功能不齊全，可以向公司信息技術部門提出功能需求。

如何保證會計檔案準確性安全性尤為重要，需從硬件安全，環境安全等方面做好會計檔案安全性保障。會計檔案電子化管理依賴電子檔案管理系統建設，企業應根據核算軟件要求，IT平臺構建模式等決定配置計算機防火墻等。服務器包括數據庫服務器，web服務器，處理能力，穩定性等方面要求較高，存有電子會計檔案的計算機要配置高，穩定性好，加強安全防護功能，避免因穩定性差等原因導致會計檔案丟失。杜絕因系統癱瘓導致數據丟失。

信息化條件下對會計檔案人員素質提出更高的要求，要懂得檔案專業知識，運用信息化管理軟件系統，企業應對檔案管理人員，信息化人員進行宣教，培訓《企業會計信息化工作規范》《電子文件歸檔管理規范》等法律知識，如何運用電子檔案管理系統，推動企業會計檔案電子化管理科學化發展。信息技術發展需要提高檔案管理人員的綜合素質，企業可以通過定期宣教，業務進修等方式培養合格的會計檔案管理人員。

4 結語

隨著互聯網，云計算等信息技術應用，信息化成為時代發展趨勢，會計檔案電子化實施改善了信息管理水平，如何推動會計檔案信息化進程，保證電子會計檔案真實性安全性尤為重要。本文介紹了會計檔案的概念，以會計檔案電子化管理方式為構架，分析會計檔案電子化管理實施進程，對會計檔案電子化注意問題進行分析，為會計檔案電子化管理企業提供參考。