檔案數(shù)字化管理的風險與防控

何麗娟

（柳州市自然資源和規(guī)劃檔案館，廣西 柳州 545000）

檔案數(shù)字化是指把檔案在規(guī)范整理之后通過掃描、攝影等手段形成電子信息，最終匯總成為檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而達到檔案無紙化、信息精準化以及檔案信息分析統(tǒng)計自動化等目的。檔案數(shù)字化不僅有利于保存檔案原始紙質(zhì)非紙質(zhì)資料，更是提高檔案查閱效率、加大檔案信息利用率，便于檔案管理工作推進精細化、有效化的有力手段。近年來，隨著無紙化辦公在政府單位的推進，檔案數(shù)字化已經(jīng)漸漸走進各大檔案館。但是風險與收益并存，在使用高新技術(shù)信息手段提高我們工作效率的同時，我們也要注意檔案數(shù)字化所面臨的種種風險。

1 檔案數(shù)字化管理是時代趨勢

目前我國信息化技術(shù)的高速發(fā)展帶動了各種辦公軟件在工作中的應用。檔案作為一種真實有效、數(shù)據(jù)巨大的信息源，是我們獲取信息、調(diào)閱資料并分析采用的重要數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化可以把檔案管理從原始的紙質(zhì)整理、手抄、謄寫等落后手段中解放出來，實現(xiàn)電子檢索、信息共享、大數(shù)據(jù)利用等現(xiàn)代化檔案管理模式。同時，檔案實現(xiàn)數(shù)字化之后，紙質(zhì)原件避免了頻繁的利用接觸，可以有效避免損毀和篡改等損壞情況的發(fā)生，有利于原始紙質(zhì)檔案材料的保存。

2 檔案數(shù)字化管理面臨的各種風險

2.1 信息完整性風險

1）檔案信息錄入過程影響完整性。檔案管理是一個長期累積性的工作，因而在現(xiàn)階段的檔案室、檔案館都存儲了大量歷史資料。在把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案過程中，因為設(shè)計掃描、格式轉(zhuǎn)化、資料翻拍等技術(shù)手段的介入，很可能造成工作人員在信息錄入、打印等過程中因疏忽或電子產(chǎn)品的機械性錯誤形成信息缺失和失真。差之毫厘謬以千里，不夠完整、真實的數(shù)字化檔案很難反映真實情況，不僅利用價值不高，還有可能給其他工作帶來嚴重的不良后果。

2）檔案信息遷移失誤影響完整性。檔案工作的嚴肅性要求相關(guān)從業(yè)工作者具有認真仔細的工作態(tài)度，但是在長期的檔案管理中，經(jīng)常需要將舊的信息在新的讀寫技術(shù)中展現(xiàn)，因而不免出現(xiàn)檔案信息遷移的情況。這個過程不僅容易發(fā)生檔案信息缺失的情況，有時候因為存儲傳遞信息的介質(zhì)發(fā)生損壞，還會造成大量檔案信息損壞的情況。有的時候，這種失誤造成的損失還無法挽救，給我們后續(xù)的工作造成困難。

3）檔案信息未更新影響完整性。數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)仍然是實體檔案。實體檔案的特性是每年會根據(jù)入檔要求連年增加，同時由于各項工作需要很可能補錄信息或者更正錯誤信息。這就需要檔案管理者根據(jù)紙質(zhì)檔案信息的變更、補錄等具體情況，及時地同步更新數(shù)字化檔案信息。如因管理人員的疏忽造成入庫檔案信息未跟進或者更改的信息未同步，有可能造成檔案信息的不完整。

2.2 信息安全性風險

1）檔案數(shù)字化過程中的信息安全

在檔案數(shù)字化過程中，由于相關(guān)技術(shù)需求，往往需要尋找具有專業(yè)資質(zhì)的社會團隊、外包公司等團體來進行檔案信息數(shù)字化的具體工作。在這個過程中，雖然簽訂了保密協(xié)議，但是外包公司工作人員能力、素質(zhì)等方面良莠不齊，甚至很多項目團隊是臨時組建的，造成部分成員對于檔案管理方面基礎(chǔ)薄弱。而公司片面地追求利潤、追求效率與速度，對人員培訓要求方面有所放松，因而參與人員很可能造成檔案信息篡改、外泄流傳等后果。

2）檔案數(shù)字化管理中的信息安全。在檔案數(shù)字化之后更重視的是檔案信息的日常管護。數(shù)字化檔案日常護理過程中，除信息的補錄和糾錯之外，我們更注重檔案信息的保密工作。保密工作的不到位將直接造成檔案信息的泄露，引起嚴重后果。一般檔案信息泄露主要有兩個渠道：（1）檔案管理人員不當操作造成信息泄露。由于現(xiàn)階段檔案管理者能力良莠不齊，檔案管理人員缺乏對檔案管理專業(yè)知識的理解和滲透，同時安全意識較為淡薄，滿足于應付工作，因而有時候是管檔者自身為了工作方便而造成檔案信息泄露的。包括信息傳遞、U盤丟失、意外對接網(wǎng)絡(luò)，或者毫無保密意識主動傳播檔案信息等種種情況。這些情況都加劇了數(shù)字化檔案的信息泄露的風險。（2）網(wǎng)絡(luò)風險造成信息泄露。英特網(wǎng)信息傳輸?shù)膹V域性和網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的開放性，使因特網(wǎng)面臨嚴重的不安全因素[1]。據(jù)統(tǒng)計，目前全球每20秒鐘就會發(fā)生一起計算機網(wǎng)絡(luò)入侵事件。數(shù)字化檔案形成的數(shù)據(jù)不可避免的使用計算機等電子設(shè)備，目前常使用的訪問權(quán)限、加密等防范手段都過于單一，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)在已經(jīng)無法有效防止檔案信息被竊取。

2.3 信息準確性風險

檔案信息數(shù)字化的不準確性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案整理過程中的不規(guī)范造成的信息錯誤，比如編碼錯誤、分類不規(guī)范、未按照要求蓋章入冊、整理標注字跡潦草、檔案完整性不夠等；第二，掃描拍照質(zhì)量差，如掃描紙質(zhì)檔案過程中出現(xiàn)漏掃、成像模糊、字跡不清、糾偏不夠等，影響最終形成的數(shù)字化檔案成像效果；第三，信息對接不準確，如信息與實物檔案不對應、圖像和實物順序不一、多頁、少頁等情況。

3 檔案數(shù)字化管理的風險防控措施

1）提高檔案管理人員的風險意識。意識決定了檔案管理人員工作的態(tài)度，并且能夠深度影響以后的工作習慣。首先在挑選適崗人員時要注重個人品質(zhì)，一定要是講原則、守規(guī)矩、責任心強的工作人員；其次要通過多種角度的培訓以及案例展示警示教育、檔案安全知識學習、相關(guān)法律條例的制度講解、講座科普等有效手段來提升檔案工作相關(guān)管理人員的風險意識，做到把安全管理檔案手段熟記、安全管理檔案理念牢記，從而大幅度的降低后續(xù)檔案數(shù)字化管理帶來的風險。

2）制定高效留痕的工作制度。從加強風險管理的角度完善數(shù)字化檔案的管理制度，讓管理工作有底線、有依循。一是在檔案加工上，要明確加工公司資質(zhì)要求，簽訂服務協(xié)議、保密協(xié)議來約束加工過程，確保檔案數(shù)字化過程的準確性、完整性和安全性；二是在檔案交接過程中，制定嚴密的交接程序，明確交接清單和簽字要求，確保責任到人，保證電子檔案信息在移交和接收過程中的真實性、完整性；三是在檔案日常管理中，完善檔案信息調(diào)閱流程，形成檔案電子檔案借閱日志，同時借助監(jiān)控等手段，確保電子文件在調(diào)閱、下載、打印等相關(guān)程序上的安全性。

3）加強網(wǎng)絡(luò)防范技術(shù)。一是通過及時引進數(shù)字化檔案方向最新網(wǎng)絡(luò)安全的技術(shù)和新型設(shè)備來保證檔案信息免于被泄露、篡改或者破壞；采用預警機制，安裝防盜軟件，并設(shè)置提醒警報或者與報警渠道相連接；通過數(shù)據(jù)加密，檢驗檔案信息傳遞的完整性，密碼技術(shù)還可以進一步應用于數(shù)字簽名、身份識別和信息鑒別[2]。二是將數(shù)字化檔案信息存儲設(shè)備與開放性網(wǎng)絡(luò)隔離開，使用局域網(wǎng)或者避免網(wǎng)絡(luò)連接；同時嚴格審查插入性存儲介質(zhì)（如U盤、移動硬盤等）是否為保密設(shè)備，杜絕攜帶病毒的設(shè)備連接檔案室的PC機，確保檔案信息萬無一失。三是做好信息備份數(shù)據(jù)工作，避免檔案信息數(shù)據(jù)庫面臨數(shù)據(jù)丟失風險，采取備份存儲介質(zhì)異地分離的方式，防止系統(tǒng)受損等災難性的數(shù)據(jù)丟失情況。

4 結(jié)束語

檔案數(shù)字化管理在現(xiàn)階段是充滿風險和挑戰(zhàn)的，因為目前各種技術(shù)和管理模式都還未成熟，處于摸索和經(jīng)驗積累階段。但是檔案數(shù)字化又是時代所趨，因為信息時代的到來要求我們對于信息資源的利用和管理達到更加高效準確便捷的新階段。希望通過本篇文章的拋磚引玉，見證檔案信息化管理方面的理論和技術(shù)手段的日趨成熟，使檔案數(shù)字化管理走上新臺階。