信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新研究

劉 波

（婁底市國(guó)有資本投資運(yùn)營(yíng)有限公司，湖南 婁底 417000）

在過(guò)去，我國(guó)企業(yè)所擁有的檔案管理技術(shù)大多比較落后，常見(jiàn)的檔案管理形式大多是通過(guò)文字、音像、實(shí)物的形式來(lái)保存檔案，這種檔案管理形式雖然也可以在一定意義上實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效保管，但隨著企業(yè)的不斷擴(kuò)大，檔案管理部門(mén)的壓力將會(huì)越來(lái)越大，檔案信息的數(shù)據(jù)增多將給以企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)較大的工作量，且實(shí)物形式下的檔案很容易在后期檔案交接過(guò)程中出現(xiàn)損壞或丟失，這都不利于企業(yè)日后檔案信息的正常查找。為此，在信息化時(shí)代背景下，我們提出了關(guān)于企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新這一舉措，力在將信息技術(shù)與檔案管理工作融合起來(lái)，構(gòu)建信息化企業(yè)檔案管理制度，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的完善，真正發(fā)揮出企業(yè)檔案管理的潛在作用。

1 企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的重要性

1.1 能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供保障

當(dāng)今社會(huì)正處于一個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平也在逐年提升，數(shù)據(jù)調(diào)查顯示近幾年來(lái)國(guó)有企業(yè)的數(shù)量在較短的時(shí)間內(nèi)在國(guó)內(nèi)得到了迅速地?cái)U(kuò)大，一大批國(guó)有企業(yè)涌入了市場(chǎng)，這些企業(yè)為了在市場(chǎng)中占據(jù)主導(dǎo)地位，不斷運(yùn)營(yíng)企業(yè)，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)量也在與日俱增，存在企業(yè)的檔案數(shù)量也在急劇上升，這在無(wú)形中加劇了企業(yè)檔案管理部門(mén)的壓力。而信息技術(shù)的來(lái)臨，給以企業(yè)檔案管理部門(mén)的改革創(chuàng)建了有利的條件。為減輕企業(yè)檔案管理部門(mén)的壓力，為企業(yè)的發(fā)展提供有效地保障，企業(yè)在致力于創(chuàng)新企業(yè)檔案管理和服務(wù)模式的過(guò)程總可以將企業(yè)的檔案管理工作作用到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理效果中去。

1.2 有利于促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)工作的開(kāi)展

檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新于企業(yè)而言至關(guān)重要，因?yàn)檫@一舉措的實(shí)現(xiàn)能夠在很大程度上促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)工作的開(kāi)展。現(xiàn)階段，一個(gè)企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展，必須找準(zhǔn)發(fā)展方向，而企業(yè)文化則被規(guī)劃為企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力，通過(guò)開(kāi)展企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新能夠在企業(yè)原有發(fā)展水平的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化的保存和延續(xù)。而信息化技術(shù)的出現(xiàn)更是加速了企業(yè)檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的速度，讓我國(guó)企業(yè)能夠?qū)⒁恍﹥?yōu)質(zhì)的企業(yè)文化傳承下來(lái)，作用在企業(yè)未來(lái)的發(fā)展之中。這更是深層次地證明了信息化社會(huì)背景下在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)展檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新有著深遠(yuǎn)意義的說(shuō)法。

2 企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新策略探討

2.1 加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)

信息化環(huán)境下，企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展就必須緊抓這一發(fā)展機(jī)遇，在推進(jìn)企業(yè)檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新項(xiàng)目的過(guò)程中要嚴(yán)格做好各個(gè)創(chuàng)新環(huán)節(jié)的把控工作。爭(zhēng)取讓檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新工作能夠得到有序開(kāi)展。首先，企業(yè)需要在內(nèi)部建立起一套全新的檔案管理制度，在原有制度的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門(mén)檔案管理制度的一個(gè)完善，完善的依據(jù)要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，新興的檔案管理制度要符合企業(yè)檔案管理部門(mén)的實(shí)際需求。其次，檔案管理制度中必須涉及詳細(xì)的工作環(huán)節(jié)的規(guī)劃，要求工作人員做好企業(yè)檔案信息的建立和保存的基礎(chǔ)工作，以便后續(xù)其他人員可以正常使用檔案。盡可能地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理制度的規(guī)范化，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理制度的約束力度，讓每個(gè)檔案管理人員能夠嚴(yán)格遵守職業(yè)守則。為規(guī)范檔案管理部門(mén)工作人員的行為，使得檔案管理工作的開(kāi)展能夠更為有序，在檔案管理制度中還需要加入監(jiān)督和懲罰制度，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2.2 建立起檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)的建立是為了更好地幫助企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作，一旦成功地建立起信息化檔案管理系統(tǒng)，就能夠解決傳統(tǒng)檔案管理方式存在的不足，提高我國(guó)企業(yè)檔案管理工作效率的同時(shí)保障企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展。需要注意的是在建立檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，企業(yè)必須在原有紙質(zhì)版檔案材料的基礎(chǔ)上在信息化檔案系統(tǒng)中做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)錄入，并及時(shí)做好保存和備份以及檔案信息的分類工作，在完成上述工作后將信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。為保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全性，技術(shù)人員還需要做好權(quán)限設(shè)置，定期還要對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢測(cè)，這于企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新而言是一次有利的技術(shù)支持。

2.3 對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新

適當(dāng)創(chuàng)新檔案管理機(jī)制也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的一項(xiàng)有利舉措。基于檔案管理部門(mén)工作的特殊性，基本上每個(gè)企業(yè)都會(huì)設(shè)立檔案管理部門(mén)，這種情況下大多數(shù)企業(yè)會(huì)將檔案管理工作全權(quán)交托給檔案管理部門(mén)，企業(yè)的其他相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理工作基本上是零涉及。而檔案信息中往往會(huì)記錄企業(yè)各個(gè)部門(mén)的實(shí)際發(fā)生信息，于各個(gè)部門(mén)的發(fā)展而言有著較高的參考價(jià)值。利用信息技術(shù)，我們可以實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間檔案信息的資源共享，這種全新的檔案管理機(jī)制有助于促使企業(yè)的各個(gè)部門(mén)都能夠加入到企業(yè)檔案管理工作中去。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作與各個(gè)部門(mén)之間的密切聯(lián)系，真正發(fā)揮了檔案管理工作的服務(wù)與指導(dǎo)作用。

2.4 加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

在建立現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍時(shí)，企業(yè)首要做的就是規(guī)范企業(yè)檔案管理部門(mén)的招聘工作，提高招聘門(mén)檻，增設(shè)招聘考核環(huán)節(jié)，在明確了企業(yè)所需檔案管理信息工作人員數(shù)量和所需人才專業(yè)水平的基礎(chǔ)上，利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將招聘信息發(fā)放，應(yīng)聘者在企業(yè)規(guī)定時(shí)間內(nèi)向企業(yè)投遞簡(jiǎn)歷且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)初試后可以參與企業(yè)面試。在面試過(guò)程，必須考核參與選拔的人員的各方面綜合素養(yǎng)，為企業(yè)檔案管理部門(mén)擇出一批優(yōu)質(zhì)的新人，用以充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。在辦理入職后，企業(yè)還需要制定合理的管理機(jī)制，激發(fā)員工的工作熱情，通過(guò)獎(jiǎng)懲的方式讓員工能夠更好地為企業(yè)所服務(wù)。于企業(yè)檔案管理部門(mén)的發(fā)展而言，一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍將會(huì)從整體上帶動(dòng)企業(yè)檔案管理部門(mén)的發(fā)展水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上，我國(guó)企業(yè)必須加大對(duì)信息化社會(huì)環(huán)境的認(rèn)知，及時(shí)重視起企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新，積極將現(xiàn)代化和信息化理念融入到企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新中去，只有不斷創(chuàng)新，才能不斷完善企業(yè)檔案管理部門(mén)的服務(wù)模式，才能使得企業(yè)的檔案管理部門(mén)能夠有效地服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中。