基層檔案數字化建設淺議

高建波

（山東省莒縣中醫醫院，山東 日照 276500）

參照彭劍鋒教授對數字化思維的理解，可將數字化思維概括為四個特點：

一是斷點、非連續。二是破界、融合。三是突變、顛覆。四是分布式、多中心。以移動互聯網、云計算、大數據、人工智能、物聯網、區塊鏈等為代表的新一代數字化技術，正在顛覆著人類的生產和生活方式，正在重塑一切。這是一場發展與管理的革命，它需要有清晰的轉型變革思維，并能在各層面達成共識，形成堅定的數字化轉型信念，并能在戰略、組織、人才、文化、管理、流程等各個層面進行系統的變革創新，創造性并卓有成效地執行。

檔案工作和數字化，帶有天然的親近感。它們有許多共同點，都需要采集、存儲、歸納、提取，都需要互聯互通，條塊融合，才能發揮最大效益。可以說，數字化與檔案事業在精神實質上天然相通。但是由于歷史的惰性和許多單位尤其是基層一些單位對檔案工作的數字化發展不熱心，不積極，對檔案工作吝于投入，導致基層檔案的數字化進程緩慢，乃至受阻礙，嚴重影響著檔案信息的保護、傳播與開發利用。有的單位甚至對基本的檔案工作都重視不夠，更難談數字化。常言說“有為才有地位”。數字化時代落伍的檔案工作，反過來，又制約了檔案事業在新時代的發展，使得檔案事業本身在地方社會、單位整體事業布局中處于可有可無不受待見的尷尬地位。要改變一些單位輕視乃至忽視檔案數字化建設的局面，需要我們從這么幾方面努力：

1 健全保障機制，推動檔案數字化健康持續發展

數字化很“燒錢”。這幾乎是很多單位尤其是基層諸多單位拒絕檔案工作數字化的理由。添置新設備、購買新軟件需要錢，已有的設備、軟件永無休止的更新換代需要錢，日常維護運營需要錢……似乎只要綁上了“數字化”這輛車，就意味著永無休止的“燒錢”。這讓本來就沒拿檔案工作當回事的人難免退避三舍，而讓支持檔案工作者也不免畏懼躊躇，不敢堅持己見。多少雄心壯志的檔案數字化夢想，因為缺錢而灰飛煙滅。

其實，這僅是看到了“數字化”的一方面，而沒有看到“數字化”對檔案事業及其整個社會的發展所起的翻天覆地的革命性變化。傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網等檢索、調閱，提升了檔案原件的保護能力和檔案資源的開發利用，有效地提高了管理水平和效率，增強了檔案業務部門的服務水平。于己、于社會、于科研、于經濟等的發展效益是巨大的。

既然檔案事業發展數字化是潮流，是趨勢。那就不能讓其卡在“錢”上，需要建立保障機制，確保投入的持續，有效。

第一，進一步強化檔案數字化進程的法規建設。推動檔案事業數字化發展，加強法律法規建設是必不可少的關鍵基礎。沒有法律法規做支撐，僅靠行政命令，既難以奏效，也難以持久，換了個領導可能就偃旗息鼓，半途而廢了，更難以在全國、全省或者一個行業系統等統籌均衡發展。通過夯實法律法規規基礎，使檔案數字化成為各部門單位的法定義務，而不是可為可不為的工作，以進一步增強社會檔案數字化建設的責任意識，擔當意識，強化全域一盤棋發展思維，為保障數字化建設的人、財、物的投入和統籌持續發展提供強有力地法律支持。

第二，有條件的地方，統籌建立檔案數字化專項資金。可以采用政府出一點、社會捐一點、檔案主管部門及各單位出一點的措施籌措，給資金確有困難的單位以補貼支持，拉他們一把，推動基層檔案數字化工作的持續均衡發展。

第三，廣造輿論，形成積極發展檔案數字化的強烈氛圍。加強全域檔案數字化建設，全方位提升本區域整體檔案數字化水平，形成檔案數字化發展的強烈的輿論效應，引導效應，使本區域檔案數字化建設落后的少數單位因無法對接而影響業務開展，形成不使本單位檔案數字化就無法融入周邊融入時代的實景，造成發展數字化檔案的緊迫感，推動檔案數字化的落伍者、遲疑者們自覺強化責任，主動投入，跟上時代。

2 科學精準布局，條塊融合加快檔案數字化建設

數字化的一大特點就是多中心的網狀化，而非傳統的單一中心的直線條化。這就要求我們，面對一個區域的檔案數字化建設，要深入實際調研，仔細研究，根據實際，多中心布點，條塊結合，梯次推進，科學的部署檔案數字化的發展。

第一，立足實際，多中心科學布點，成熟一個發展一個。檔案數字化是一項投入大、牽涉面廣的事業。然而各單位、部門、企業有窮有富，條件有好有差，自然不能簡單地一刀切，畢其功于一役。應該在對本行政區域（本系統）內各單位、部門、企業充分調研和分類的基礎上，根據行政區劃、單位經濟條件、行業和系統等綜合劃分檔次，區別緩急，分類施策，多中心布局，多層次運作，既不急于求成，也不放任不管，成熟一個發展一個，以典型帶動后進，梯次推進，逐步完善。使之符合各單位實際，調動各單位自覺參與和推行數字化檔案的積極性，也便于檔案數字化主推部門充分利用資源和精力，確保各單位檔案數字化進程。

第二，積極推動條塊間互聯互通，促進檔案事業融合發展。數字化的特點就是互聯互通，各條塊融合。這恰巧也是檔案工作的特點。全國檔案事業發展一盤棋，每一個行政區域、行業系統也都是一盤棋。各單位、系統、區域、條塊都是全國檔案事業這盤棋和各自所在行政區域、行業系統里的一枚棋子，不能被系統、區域、條塊、單位等這些人為的屏障而割裂，從而影響檔案事業整體的健康持續發展。檔案主管部門從一開始既要依法依規推動各區域、系統、單位間數字化檔案的互聯互通，促進融合發展。沒有互聯互通的條塊融合，檔案數字化就失去了一大意義。當然，開放和融合不代表不顧及保密，可以根據國家相關法律法規及檔案相關利害單位的實際情況綜合評判，分級分層次開放。既要相關單位放心，又要確保這些單位保密的需要。

第三，積極開發和利用檔案資源。檔案存在的意義是為了利用，其數字化發展，是為了更方便、更科學、更好地利用檔案資源。因此，要結合數字化，積極開發和利用檔案資源，既可提高社會效益，增強自身的社會影響力，又可以進一步調動各單位參與和加快檔案數字化的積極性。

3 科學搭建平臺，深化檔案數字化發展

數字化，需要搭建平臺。建立一個全國統一、各級行政區域、各行各業共同參與的數字化檔案平臺，形成全國一張網，各中心協調互助共同發展的數字化格局。是不可缺少的一環。在這個平臺上，大家互聯互通，共同面向全社會提供檔案資源，供全社會使用，從而發揮檔案事業的社會、經濟效益。也是新時代檔案事業發展不可缺少的重要基礎。

第一，各中心平臺要互聯互通，共同推動檔案數字化的健康發展。數字化最重要的是共享。不能共享的數字化，就失去了很大一部分意義。在建設數字化檔案平臺的過程中，既要根據區域（行業）、單位實際梯次發展，適當拉開距離，積極培育先進，探索總結經驗，使先進帶后進，后進追先進，扎扎實實的推進，避免一哄而上又一哄而下，勞民傷財。又要有長遠規劃，先行者為后來者留有充足的接納空間，避免排擠遲到者，后來者要有趕超先行者的氣度。共同推動檔案數字化建設。

第二，巧借平臺，擴大社會覆蓋和社會影響力。檔案事業需要自己的平臺，但是僅有自己的平臺是遠遠不夠的。還需要胸懷開闊，善于打破條條框框，巧借別的數字平臺優勢，擴大自己的社會覆蓋面，方便不同層面的人使用和挖掘檔案資源，提升自身社會影響力。不同的數字平臺擁有不同層面的受眾，但無論怎樣層面的人，都會有檔案資源的潛在需求。巧借社會各行各業的數字平臺，抓住不同層面的社會受眾，激活他們檔案資源的潛在需求，無疑是壯大檔案事業發展的一條重要途徑。

第三，共同搭建平臺，加快數字化發展進程。有些地方或單位限于資金、人才、資源等的缺乏，短期一時難以搭建自己的平臺，那就不妨與別的平臺合作，如圖書館系統、政務系統等平臺，借助人家成熟的平臺，或者是幾家單位聯合共建檔案數字平臺，減輕自身的投入壓力，加快自己的檔案數字化進程，提高檔案社會效益。

我國自古就有重視檔案的優良傳統，如今，數字化又為這一古老的事業插上了騰飛的翅膀，相信數字化這一契機，必讓古老的檔案事業改換新顏，從而在新時代里，更好的為中華民族的復興做出新貢獻。