圖書資料檔案信息化管理優(yōu)勢與策略

俞 洋

（江蘇省新沂市市政府辦公室，江蘇 新沂 221400）

在大數(shù)據(jù)時代下，傳統(tǒng)檔案管理模式比較落后，技術(shù)手段也不先進，很難達到圖書資料檔案管理與利用要求。通過圖書資料檔案信息化建設(shè)，能夠發(fā)揮計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的作用，打造網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理體系，確保圖書資料檔案的價值真正得到體現(xiàn)。因此在辦公室圖書檔案管理過程中，我們要建立信息化管理制度，保證圖書資料檔案管理規(guī)范、有序開展，將信息技術(shù)的優(yōu)勢真正體現(xiàn)出來。

1 圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢

第一，實行信息化管理模式，有利于保護好圖書資料檔案原件，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺可以快速獲取所需圖書資料檔案，不僅能夠隨時隨地滿足查閱要求，也避免圖書資料檔案原件出現(xiàn)破損與丟失的問題。在互聯(lián)網(wǎng)中查閱辦公室圖書資料檔案，不用直接將檔案原件借閱出去，也防止出現(xiàn)人為胡亂涂鴉等現(xiàn)象，讓辦公室圖書資料檔案原件更加安全。同時圖書資料檔案的查閱過程也更加高效與便捷。第二，在傳統(tǒng)圖書資料檔案管理模式下，由于涉及事項較多，檔案數(shù)量龐大，投入的人力與物力也非常大，且大量的圖書檔案會占據(jù)較大空間，辦公室人員必須花費大量時間對圖書資料檔案分類。由于人為上的疏忽，在圖書資料檔案管理中容易出現(xiàn)錯誤操作，從而嚴重影響了檔案管理工作質(zhì)量?，F(xiàn)在引入信息化技術(shù)后，提升了圖書資料檔案管理工作水平，在計算機上能夠完成圖書資料檔案的登記與查詢工作，減輕了工作負擔(dān)，工作效率也顯著提升。第三，以前圖書資料檔案主要在辦公室專門的地方存儲，每次借閱都需要花費一定時間進行翻找，顯得非常麻煩，導(dǎo)致圖書檔案利用率不高。實行信息化管理方式，可以利用互聯(lián)網(wǎng)查詢圖書資料檔案，借助電子產(chǎn)品能夠隨時隨地查閱所需檔案，突破了時間與空間上的限制，讓圖書資料檔案的利用更加便捷。

2 圖書資料檔案信息化管理的策略

2.1 增強圖書檔案信息化管理意識

在很多單位與部門中，對一些領(lǐng)導(dǎo)與圖書資料檔案管理工作人員來說，經(jīng)常出現(xiàn)忽視圖書檔案信息化管理工作的情況[1]。因此任何一個單位或部門要想發(fā)揮圖書資料檔案的價值，需要領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都轉(zhuǎn)變思想認識，提高對圖書檔案管理工作的重視程度，不斷改進圖書檔案管理工作方式，提升管理能力，才能推動圖書資料檔案信息化建設(shè)的順利進行。在辦公室圖書檔案信息化建設(shè)中，需要通過先進的管理理念與具體管理工作相結(jié)合，在圖書檔案信息化管理制度上給予保障，確保檔案管理效率與質(zhì)量實現(xiàn)大幅度提升。以辦公室圖書資料檔案日常管理工為例，檔案管理工作人員需要了解具體的檔案管理工作流程，讓圖書檔案管理工作各操作程序更加規(guī)范。尤其是要發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用，讓所要管理的檔案能夠分門別類，貼上標(biāo)簽，在信息技術(shù)支持下推動圖書資料檔案管理高效進行。部分圖書資料檔案的級別較高，還必須關(guān)注加密工作，在計算機系統(tǒng)中將圖書檔案管理與使用權(quán)限確定下來。

2.2 優(yōu)化信息化檔案管理基礎(chǔ)

以前辦公室圖書資料檔案選用紙質(zhì)載體，長期儲存中容易引起紙張受潮、蟲蛀等現(xiàn)象，尤其是文字被光照氧化后，會讓字跡變得非常模糊。這要求辦公室人員主動優(yōu)化圖書資料檔案管理模式，發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用，增加資金投入，建立集信息輸入、存儲、分析、編輯和輸出等為一體的系統(tǒng)。通過制定完善的信息化管理制度，確保各種電子存儲介質(zhì)在適當(dāng)位置進行存放，如計算機硬盤、磁盤和光盤等。要從時間、種類、機密程度等出發(fā)，做到分類存放，儲存室溫度維持在17℃～20℃之間，濕度也處于35%～45%的范圍內(nèi)。同時還要落實防火防水措施，讓圖書資料檔案完整性得到保護。應(yīng)用數(shù)字處理技術(shù)，讓圖書資料檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源后儲存，打造完善的數(shù)據(jù)庫，為檔案信息異地儲存創(chuàng)造條件，保證圖書資料檔案得到充分利用。

2.3 配置信息化檔案管理設(shè)備

通過辦公室圖書資料檔案信息化建設(shè)，是提高檔案管理質(zhì)量的有效手段。辦公室工作人員要結(jié)合日常業(yè)務(wù)需求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)圖書資料檔案管理模式，優(yōu)化檔案信息采集、存儲、調(diào)閱以及輸出方式[2]。要將辦公室圖書資料管理工作流程進行規(guī)范，將信息技術(shù)的作用體現(xiàn)出來，尤其是要配置先進的軟硬件設(shè)備，為信息化建設(shè)的順利推進打牢基礎(chǔ)，這樣才能保證圖書資料檔案管理更加高效，滿足安全性與科學(xué)性要求。因此我們要提高對辦公室圖書資料檔案信息化建設(shè)的重視程度，盡快購置計算機、掃描儀、除濕柜、打印機等先進設(shè)備，夯實硬件基礎(chǔ)。同時還要采用先進的檔案管理軟件，保證圖書資料檔案信息儲存更加安全，能夠為今后檔案充分利用創(chuàng)造條件。

2.4 加強圖書資料檔案安全管理

圖書資料檔案管理應(yīng)該體現(xiàn)安全性，這是因為信息化優(yōu)勢較多，然而處在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，容易引起重要信息泄露的風(fēng)險，需要采取有效措施保證圖書資料檔案的完整性與可靠性。第一，應(yīng)該結(jié)合辦公室圖書資料檔案利用需求，及時確定開放利用程序，實行差異化等級權(quán)限制度，并將責(zé)任追究制度履行到位[3]。尤其是對于個人隱私與組織機密的內(nèi)容，只能向需知情的合法利用者提供。第二，要發(fā)揮科技手段與技術(shù)設(shè)備的作用，為圖書資料檔案安全提供可靠保障，這樣能夠讓原始檔案唯一性得到維護。對當(dāng)事人親筆手稿、簽名以及公章來說，需要發(fā)揮出法律效用憑證的作用。第三，針對重要的圖書資料檔案，還應(yīng)該及時進行電子檔案備份，設(shè)置計算機防火墻，防止計算機發(fā)生故障。這樣在遇到電腦黑客、病毒入侵等現(xiàn)象后，電子檔案也不會發(fā)生泄密與丟失問題。

2.5 培養(yǎng)檔案人員信息化技術(shù)水平

為提高辦公室圖書資料檔案管理信息化建設(shè)效果，需要培養(yǎng)足夠的專業(yè)人才，對此要積極引進專業(yè)人才，并對在崗管理人員提供更多培訓(xùn)的機會。要采取引導(dǎo)自學(xué)、現(xiàn)場指導(dǎo)和專業(yè)培訓(xùn)等模式，促使檔案管理人員能力、素養(yǎng)等都實現(xiàn)提升。對培訓(xùn)內(nèi)容來說，也要盡量做到有針對性，與圖書資料檔案信息化管理工作要求相符，保證實現(xiàn)全面覆蓋的目標(biāo)[4]。既要包括辦公室檔案管理信息化知識，也涉及計算機網(wǎng)絡(luò)知識、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，讓檔案管理員在培訓(xùn)中轉(zhuǎn)變思想理念，充分認識到圖書資料管理的重要性，也能認真學(xué)習(xí)新知識和新技能，不斷提高自身管理水平，為圖書資料檔案信息化管理打牢人才基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

總之，進入信息化時代后，在辦公室圖書資料管理中也開始應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)。對此檔案管理人員也要跟上時代發(fā)展腳步，積極應(yīng)用先進的信息技術(shù)，能夠熟練操作各種技術(shù)設(shè)施。同時還要構(gòu)建辦公室圖書資料信息化管理平臺，逐步增加資金投入發(fā)揮信息技術(shù)的作用，優(yōu)化軟硬件設(shè)施，并培養(yǎng)更多懂信息技術(shù)的檔案管理人才，確保圖書資料檔案信息化管理水平實現(xiàn)提升。