淺談數字化時代檔案信息資源的開發與利用

林 玲

（中國電子科技集團公司第十研究所，四川 成都 610036）

檔案，作為人類歷史記錄的其中一個載體，對后人研讀歷史，思考未來發展方向有著重要的意義。隨著經濟的快速發展，5G時代的全面來臨，如何在數字化時代下充分做好檔案信息資源的開發與利用，也就成為學者們經常討論的話題。

1 數字化時代下檔案信息資源的重要意義

現階段，雖然學術界對于檔案仍未有一個統一的定義，但是，檔案記錄的是人們在社會活動中形成的具有保存和研究價值的各種文獻。古語亦有云：“以史為鑒，可以知興替。”由此可見，檔案的本質屬性是具有一定的歷史再現性的。

國家也先后出臺了一系列的標準文件，比如，《電子文件歸檔與管理規范》等，更是從宏觀層面，給檔案信息資源的開發與利用指明了行動方向。

在日新月異的新時代，人們的工作生活也已基本實現了數字化。在堅持“互聯網+檔案”的理念下，對檔案進行深度的開發和利用，并將其視為一種資源加以管理、運用和調控，才能全面體現檔案的信息價值。通過平臺的搭建，資源的整合，最終實現信息的互聯互 通[1]，有效提升了工作與服務的效率。

2 數字化時代檔案信息資源的開發與利用過程中存在的問題

2.1 檔案信息資源管理人員服務意識不足，綜合能力有待提高

傳統的檔案管理采用的是紙質版的文獻記錄，在整理和保管等工作上都需要花費很大的時間與精力。而在利用數字化進行檔案信息資源的整理過程中，部分人員服務意識不足，認為這只是單純地把檔案信息從紙質版的資料轉化成為電子版的資料，面對著繁多的紙質檔案，存在著畏難的情緒。

檔案管理有著強大的功能，將紙質版檔案掃描成電子版檔案，也僅僅只是其中一種表現形式。從檢索方式的改進，數據整理的分析，形成龐大的數據庫，再到部門立卷跟蹤，用戶權限分配與設定等 等[2]，這些都要求管理人員具備一定的綜合能力。而在實際工作中，部分檔案管理人員從事檔案管理工作年限較長，已經習慣了紙質版的檔案管理模式，對新時代數字化工作方式仍未適應。此外，在檔案信息資源管理人員培養方面，還存在比如專業技能培訓較為缺乏，專項人才隊伍建設工作較為薄弱等一系列問題。

2.2 檔案信息資源的開發與利用所需的硬件和軟件較為缺乏

由于檔案藏量大，數據處理復雜，安全性能要求高等特點，對檔案信息資源開發與利用所需要的基礎投入也有著非常高的要求。從大型網絡服務器、計算機，到掃描機、復印機傳真機，再到云計算、提供大數據支持的軟件、防火墻等。盡管我國檔案信息資源現代化建設已經取得了一定的成績，但是，在硬件和軟件等設施建設方面還存在一定的滯后性，這就導致了檔案錄入和管理的數字化、集成化、網絡化還無法完全實現[3]。

此外，在檔案信息資源的開發與利用的過程中，還需要注意的有：實行技術外包服務的相關監督工作亟需到位，數據加密工作和信息安全工作亟需重視，部門與部門之間的信息交流亟需加強，信息網絡共享平臺亟需搭建和完善……

3 數字化時代檔案信息資源的開發與利用的對策

3.1 深化檔案數字化標準工作，強規范，強監管

在嚴格遵守國家層面的相關文件工作上，繼續深化做好檔案數字化標準工作。構建適合本單位日常工作的行為準則，對檔案的借調、使用、回庫，對檔案的命名、編撰、檢索，對檔案的開發、整理、維護等，形成一套可執行的方法記錄，并嚴格遵守。成立專項領導小組，加強對技術外包服務的監督管理工作，以及日常的信息化安全管理工作。同時，將檔案信息安全管理工作納入績效考核，把數據外泄等風險系數降至最低程度，解決數字化檔案信息資源開發與利用相關工作的后顧之憂。最后，定期回顧相關行為準則和日常管理工作，通過月度會議、工作匯報、情景模擬、專項討論等形式，總結經驗教訓，把檔案數字化標準工作落到實處。

3.2 成立檔案數字化專項基金，建基礎，促開發。

成立與數字化時代檔案信息資源的開發與利用相關的專項基金，用于與相配套的硬件和軟件投入、管理、維護等工作，提供資金保障，并做好日常收支登記管理工作。有條件的單位可以形成專項的預算，每年進行回顧總結，形成資金預算決算相關報表。通過專項基金的投入扶持，為數字化管理建設保駕護航。

3.3 加強檔案數字化人才建設，搭隊伍，重能力。

面對檔案管理工作強度大，人才少的困境，要加強檔案數字化人才的建設工作，改革并完善人才引入機制，組建一支能吃苦耐勞的隊伍。同時，培養檔案信息化管理人員的服務意識，克服畏難情緒，引導其在日常工作中，學會主動服務，熱情服務，用心服務，廣泛收集社會大眾關心的檔案信息，并登記成冊，及時更新轉換到數字化檔案平臺。此外，加強專業技能培訓工作，并有相關配套的考核機制，來提升檔案信息管理人員的綜合素質能力。

3.4 開展部門區域合作聯動機制，多走動，勤交流。

數字化時代下的檔案信息資源開發與利用工作，可以積極聯系同地區的其他兄弟單位，也可以通過聯系上級集團，對在檔案信息資源相關工作取得較好成績的優秀集體，實地到訪進行考察學習。通過開展部門區域合作聯動機制，并在考察結束之后，及時將交流學習得到的相關經驗，結合自身的實際情況進行取長補短，更好地融入到本單位的檔案管理工作中。

3.5 創新檔案數字化管理機制，搭平臺，惠民生

在有效落實數字化檔案信息資源開發與利用的基礎工作之上，通過各種創新的手段，搭建一個面向全社會的檔案網絡信息共享平臺。充分利用互聯網下的各種信息表現形式，比如微博、公眾號、小程序、APP等信息工具，將檔案信息服務內容呈現給民眾。同時，積極響應民眾的留言評論，拉進與公眾之間的距離，增加民眾的信任感。充分利用自身館藏資源價值的前提下，構建一個有自我特色的數據庫資源平臺，比如當地特色旅游資源共享、當地人文歷史發展歷程、當地民俗風情簡介、當地支柱產業描述等等。這樣可以讓民眾在瀏覽檔案信息的同時也可以拓寬自身的視野，更好地服務于民[4]。

由此可見，數字化時代下的檔案信息資源的開發與利用，這項工作是任重而道遠的。需要的是管理層的重視，檔案管理工作者自身的努力，更離不開人民群眾的建言獻策。多管齊下才能見真章，也唯有通過多方的共同努力，檔案信息資源的開發與利用工作，才會越來越好。