關于文書檔案管理信息化建設策略

李婷婷

（新疆塔里木河流域干流管理局，新疆 庫爾勒 841000）

信息技術在社會各個行業的多個領域被廣泛應用，取得良好的應用效果。單位文書檔案管理過程中，管理人員要積極轉變自身的工作理念，創新管理模式，全面發揮信息技術的重要優勢和作用，深化文書檔案管理，促進單位健康的持續發展。

1 文書檔案信息化管理闡述

1）概念。檔案信息化建設主要是相關管理人員加強檔案資源的管理力度，采用大數據、云共享等先進信息技術，在文書檔案管理的各個工作環節進行有效融入，創新和改革檔案管理工作模式，提升檔案資源的應用價值，取得良好的工作效果。

2）特征。檔案管理信息化建設具有數字性，主要管理數字檔案，通過檔案信息系統進行決定，管理人員不僅需要對紙質檔案進行管理，將紙質檔案有效的轉換成其他格式，能夠被檔案信息系統進行有效識別[1]。另外，管理人員需要處理電子檔案，保證電子文件檔案能夠被檔案管理信息系統所識別；具有技術性，檔案信息化建設需要計算機、互聯網等多種硬件和軟件設備、應用技術的支持和保障，為管理人員提供重要的管理工具。

3）重要性。文書檔案信息化管理能夠有效提升工作質量和效率。檔案管理人員采用計算機，有效代替人工操作，不斷簡化檔案管理工作流程，降低工作人員的工作量和壓力，提升了文書檔案的時效性，有效解決傳統人工操作管理模式存在的局限性。另外，電子文檔便于管理人員進行長時間的保存，降低文檔受到損壞的概率。同時，人們能夠利用移動u盤等相關電子設備對電子文檔進行保存和獲取，不容易受到外界相關因素的影響，提升文書資源的利用效率。

檔案管理信息化能夠有效實現信息資源共享，提升其應用價值。管理人員可以對檔案的特征進行全面分析和總結，實行綜合性管理，和其他相關信息平臺進行連接，不會受到時間和空間的限制，便于使用者對信息資源進行全面詳細的了解，實現文檔資源的共享[2]。傳統檔案管理中大多都是紙質文件，在傳遞過程中經常出現文件丟失、損壞等現象，受到多種因素的影響，造成文件傳遞存在安全隱患。因此，文檔管理信息化建設能夠采用先進信息技術進行有效控制，采用互聯網進行文件的傳輸，提升文件傳輸的安全性和高效性。

2 傳統文書檔案管理存在的問題

第一，傳統文書檔案管理流程復雜，主要是管理人員對于文檔資源進行全面歸類和整理，對文檔進行分類編寫目錄。但是，單位在建設發展過程中包含大量單位內部的文書檔案文件以及外單位的各種來往檔案文件，同時各種文件具有較大的差異性，在很大程度上增加了檔案管理人員的工作量和壓力，存在補繳繁雜的管理流程。另外，文檔資料的借閱需要管理人員手工操作進行登記，同樣登記工作比較繁雜，容易出現一定的工作失誤，影響文檔資源管理的實際效果。

第二，傳統文檔管理降低了文件資源的實際應用效率，不能實現文件信息共享。使用者需要按照傳統文檔管理制度，在檔案室查找有用文件，同時在查找過程中需要嚴格按照相關流程，消耗的大量的時間和精力，受到時間和空間的限制，不能充分發揮文檔信息資源的最大應用價值，影響檔案的時效性。

第三，傳統文書檔案都是紙質版的文件，在管理過程中受到多種因素的影響，容易造成紙質文件出現破損、丟失等現象。另外，單位經過長時間的發展，在文書檔案中存在年代久遠的文件，同時這些文件承載重要價值，對其進行保存存在一定的難度。使用者對文檔資源進行借閱翻看的過程中對紙質文檔存在一定的磨損，逐漸破壞文檔的完整性。

3 文書檔案管理信息化建設策略

1）開發文書檔案管理信息化系統。單位要加強對文書檔案管理信息化系統的開發和利用，對檔案模塊的管理進行高度重視，結合不同文檔資料的類型將其分成不同的板塊，提升文檔資料的完整性，提升其智能科學的管理效率。另外，單位要對文書檔案管理的安全可靠性進行更多的關注，避免造成文檔資料的丟失和破壞，提升文書檔案管理的真實完整性，發揮檔案信息的最大價值。單位在文檔管理信息化系統開發過程中，可以采用數字水印和加密技術、區塊鏈等相關技術，提升先進信息技術對檔案管理信息的安全管理質量和效率。

單位對文檔管理信息化系統進行開發過程中，結合保密工作，要實現信息化系統內外網的隔離。系統內部的網絡為單位內部工作人員提供信息資源，加強對外部網絡的安全管理。管理信息系統內外網隔離過程中，開發人員可以采用路由器實現隔離防護，有效過濾IP地址，對內部網絡訪問的地址進行有選擇的通過，對過濾掉的地址請求進行智能化忽視[3]。同時，開發人員可以采用防火墻建設第二道隔離防護，充分發揮其認證體系，保證系統的訪問安全。

2）增強基礎性工作管理力度。文書檔案管理人員要不斷提升自身的管理能力水平，對文書檔案管理的相關專業理論知識進行不斷學習和完善，掌握先進的管理技術，更加符合現代化單位文書檔案管理的實際要求。另外，單位要加強對檔案基層工作人員的培訓力度，制定科學合理的培訓方案，結合實際工作需求和工作人員的實際情況，不斷完善教育培訓內容，創新多種培訓形式，調動工作人員參加培訓的積極性，更新他們專業理論知識，提升對信息技術的實踐操作能力，同時進行一定的職業道德素養的培訓，增強工作人員的責任感，明確自身的工作職責，充分發揮崗位職責，提升文書檔案信息化管理的整體水平，打造高素養、高技術的檔案工作隊伍，為單位的發展奉獻自己的力量。

3）制定文書檔案共享機制。單位在發展中存在不同來源和方向的文書檔案，增加了工作人員的工作難度。因此，單位需要采用先進的科學技術，實現文書檔案的共享服務，充分發揮文書檔案信息資源的最大應用價值，保證文書檔案管理工作順利有效的開展。單位可以有效融合云儲存技術和檔案管理工作，在云儲存終端上傳共享的信息資源，便于單位之間對信息資源的查詢和借閱。但是，單位實現文檔共享機制，需要主要是將沒有保密性和要求的文書檔案進行信息資源共享，提升單位業務的協作性。另外，單位實現文書檔案管理信息化建設的過程中，可以采用辦公自動化，充分發揮打印機和復印機的重要優勢，不斷優化加工文書檔案，同時憑借現代化網絡技術創建科學完善的信息管理系統，提升管理的實際成效。

4 結束語

文書檔案管理工作對單位的健康長遠發展具有重要作用。因此，單位要對文書檔案管理工作的重要性進行正確認知，給予足夠的重視，實現文書檔案管理信息化建設，開發文書檔案管理信息化系統，不斷加強基礎性工作管理力度，全面提升管理和工作人員的綜合素養和能力，制定文書檔案共享機制，提升文書檔案管理工作的實際成效。