加強(qiáng)黨校檔案管理工作的信息化建設(shè)策略分析

杜宇龍

（中共清豐縣委黨校，河南 濮陽 457325）

從很大程度上來講，信息化檔案管理方式極大地改善了傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，減少了傳統(tǒng)檔案管理工作中的誤差，有效地提高了黨校檔案管理工作的效率和速度。在確保黨校決策的科學(xué)和準(zhǔn)確方面有重要意義，為黨校的發(fā)展提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)前，要更好地進(jìn)行黨校檔案管理信息化工作，務(wù)必要分析管理工作中存在的問題，并提出相應(yīng)的解決措施，逐漸促進(jìn)黨校管理工作的順利進(jìn)行。

1 黨校檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理工作不被重視。對于學(xué)校來說，檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，它就像一面鏡子，真實(shí)、客觀地記錄著學(xué)校教學(xué)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠反映出學(xué)校發(fā)展的過程，為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供可靠的支持。檔案和其他的文獻(xiàn)不同，由于它是自然形成的，所以檔案更具有客觀性。但就目前的情況而言，存在部分學(xué)校未能意識到檔案管理工作的重要性，因而導(dǎo)致校內(nèi)檔案建設(shè)的工作落后。多數(shù)學(xué)校認(rèn)為檔案只不過是管理承辦過的文件，沒有認(rèn)真研究檔案資源，對檔案的管理工作僅限于保管好文件以應(yīng)付部門檢查。

2）檔案管理人員整體素質(zhì)較低。許多人認(rèn)為，檔案管理工作不需要技術(shù)含量，只要能夠保存好文件，就能做好這項(xiàng)工作，其實(shí)不然，檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，只有在系統(tǒng)學(xué)習(xí)過相關(guān)理論和方法以后，才能保證檔案管理的質(zhì)量。因此，一個(gè)合格的檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)知識，也要具備一定的語言文學(xué)基礎(chǔ)，了解史學(xué)等相關(guān)知識，能夠不斷學(xué)習(xí)。然而在實(shí)際情況中，很多檔案管理人員都是職場新手，對檔案管理的流程、工作不熟悉，缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，管理人員的質(zhì)量參差不齊，系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案學(xué)知識的人員較少，缺乏專業(yè)技能。并且，科學(xué)技術(shù)的不斷更新，檔案管理技術(shù)也隨之發(fā)展，需要加快建設(shè)信息化的檔案管理工作，部分工作人員不能滿足時(shí)代發(fā)展的要求，對黨校檔案管理工作造成了一定的消極影響。

3）檔案管理技術(shù)落后。檔案管理工作的信息化建設(shè)離不開電子設(shè)備，沒有信息設(shè)備，就不可能完成管理工作的信息化。當(dāng)前黨校檔案管理工作中，因?yàn)檐?、硬件設(shè)施落后，缺乏先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的信息化建設(shè)，不利于開發(fā)和利用。另外，在實(shí)際的工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)管理體制缺失的情況，尤其是電子檔案管理缺乏規(guī)范，工作流程不完善，管理標(biāo)準(zhǔn)不明確，工作人員在管理的過程中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，影響檔案管理工作的順利開展。

4）檔案管理工作中經(jīng)費(fèi)不足。由于部分學(xué)校不重視檔案管理工作，在檔案管理工作方面的經(jīng)費(fèi)投入較少，影響了工作效率。在當(dāng)前的新形勢下，迫切需要加強(qiáng)對黨校檔案管理工作的信息化建設(shè)，黨校要，加大經(jīng)費(fèi)的投入，運(yùn)用先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和方法，促使檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

2 黨校檔案管理工作信息化的意義

1）提高管理人員的工作效率。將信息化應(yīng)用到黨校檔案管理工作中來，能夠避免因人工收集、整理檔案資料造成的失誤，通過自動化、網(wǎng)絡(luò)化的管理，工作人員只需要錄入一次數(shù)據(jù)，后續(xù)就可以進(jìn)行多次使用，極大地提高了管理工作的效率[1]。并且，可以促進(jìn)檔案管理從單一的儲存到自動化的信息收集、處理模式發(fā)展，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員查詢數(shù)據(jù)往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作量大且效率極低，而檔案管理工作的信息化建設(shè)可以靈活地選擇各種方法查找和搜集數(shù)據(jù)，有利于減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中的諸多不足，不斷提高黨校檔案管理工作的能力。

2）促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理工作信息化發(fā)展是必然趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理方法，不僅效率低下且容易丟失，即使是工作人員在工作中很少發(fā)生失誤，能夠確保檔案不丟失，但也無法保證紙質(zhì)檔案不受到侵蝕。并且使用的越多，會紙質(zhì)檔案就會越來越舊，不利于檔案管理工作的開展。一般來說，檔案資料很少有備份，一旦丟失，就會產(chǎn)生很大的消極影響[2]。

3 加強(qiáng)黨校檔案管理工作信息化建設(shè)的有效策略

1）重視檔案管理工作，加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳。要想進(jìn)行黨校檔案管理工作的信息化建設(shè)工作，首先應(yīng)該促使相關(guān)人員加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，宣傳檔案管理的重要性。黨校內(nèi)部可以通過組織會議、召開例會以及其他各種方式向員工強(qiáng)調(diào)檔案存檔、檔案管理的重要性，使員工能夠真正認(rèn)識到檔案管理發(fā)揮的重要意義，進(jìn)而做好檔案的收集和管理工作，從而推進(jìn)檔案管理工作信息化的建設(shè)。在對外宣傳方面，黨?？梢酝ㄟ^多媒體、互聯(lián)網(wǎng)、報(bào)刊、書籍等方式來加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，為更多人介紹檔案管理工作的開展?fàn)顩r、意義等內(nèi)容。工作人員要加大對檔案資源的研究，利用信息化手段完善檔案資料；在檔案管理工作中引入智能化管理模式，將檔案進(jìn)行科學(xué)分類，體現(xiàn)檔案資源的真實(shí)性。

2）引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)的人才。人才始終是各行業(yè)中重要的資源，在加強(qiáng)黨校檔案管理工作的信息化建設(shè)過程中，培養(yǎng)一批具有專業(yè)素養(yǎng)又有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的員工是十分有必要的。近年來，科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)逐漸普及開來，為黨校檔案管理工作帶來了機(jī)遇。比如，現(xiàn)代科技設(shè)備能夠高效地處理和收藏各種信息，能夠便捷地記錄黨校活動的各個(gè)環(huán)節(jié)、內(nèi)容，能夠促使檔案管理向信息化邁進(jìn)，加快檔案管理的現(xiàn)代化步伐。并且，黨校和其他學(xué)校不同，具有一定的特殊性，更需要嚴(yán)謹(jǐn)工作，保證工作質(zhì)量。在這樣的背景下，要積極引進(jìn)專業(yè)的人才，以適應(yīng)檔案管理工作的需求，提高工作人員的政治素養(yǎng)，培養(yǎng)其愛國、敬業(yè)精神。另外，黨?？梢越?jīng)常開展研討會、座談會等加強(qiáng)工作人員間的交流，互相分享經(jīng)驗(yàn)；黨校請一些相關(guān)方面的學(xué)者、專家前來做報(bào)告、演講等，以引起工作人員的重視；工作人員要不斷提高各自的業(yè)務(wù)能力，緊跟時(shí)代發(fā)展，熟練掌握信息操作技術(shù)，為推動檔案管理工作的信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

3）加大經(jīng)費(fèi)的投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。基礎(chǔ)設(shè)施是加強(qiáng)黨校檔案管理工作信息化建設(shè)的重要因素，這里的基礎(chǔ)設(shè)施有計(jì)算機(jī)設(shè)備、儲存器、信息安全系統(tǒng)等等，缺乏先進(jìn)的設(shè)備是沒辦法促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)的。黨校要加大對檔案管理工作的投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，如果沒有較充足的資金，可以向政府申請，爭取獲得政府的支持。還要引入先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)共享的平臺，加強(qiáng)黨校檔案管理的軟件建設(shè)，促進(jìn)檔案資源在師生間有效共享；不能忽略硬件方面的建設(shè)，要保證檔案庫房的溫度等符合標(biāo)準(zhǔn)；完善檔案管理的規(guī)章制度，保障信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作在黨校管理工作中有著重要的意義，也是一項(xiàng)長期的工程。黨校應(yīng)重視檔案管理工作，加強(qiáng)對檔案管理的宣傳力度；引進(jìn)一批專業(yè)人才，培養(yǎng)具有較高信息素養(yǎng)的工作人員；爭取獲取政府支持，加大資金投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)黨校檔案管理工作的信息化建設(shè)順利開展。