建筑工程檔案資料管理的優化研究

彭慧星

（中鐵十六局集團城市建設發展有限公司，北京 100018）

檔案工作是建筑施工企業生產經營中一項常規性工作，也是衡量一個企業治理水平高低的標準之一。切實做好建筑施工企業檔案治理工作，可以為企業開發建筑新技術、新工藝提供依據和參考。同時，也能大大減少在創優、工法申報過程中的人力、物力投入及整理工程檔案資料的重復工作，實現可觀的經濟效益和社會效益，大大促動生產經營的規范管理和開拓創新。建筑施工企業應統籌兼顧好企業生產經營工作和檔案治理工作，使之相互依存、相互促動，充分發揮檔案治理在企業中的價值。鑒于此，本文從建筑施工企業檔案工作的重性要出發，對標管理策略進行探討，以期實現建筑施工企業檔案開發利用的最大化。

1 檔案工作在建筑企業中的重要作用

1.1 檔案資料為企業項目建設工作發揮參考憑證作用

建筑施工企業的檔案資料是企業生產經營活動的真實反映。建筑施工企業的一切生產經營活動，如經營決策、項目建設、勞動用工、勞務分包等都能在檔案資料中得到真實地反映。建筑工程檔案資料作為項目建設過程的真實記錄，是工程重要技術參數和建設過程的可靠反映，是建設工程質量治理的重要環節，是不可再生的信息資源，也是工程項目竣工驗收的必備條件。工程檔案的真實、準確、齊全、完整和科學保管及有效利用，對確保建設項目完工后的安全使用和正常運行，促動城市建設、企業進展和經濟進展具有重要的意義。檔案工作者通過企業檔案信息的收集、整理、分析、研究，從而應用到企業生產經營和治理工作中，不但有利于保證企業在建項目的各項指標順利完成，而且有利于提升企業的經濟效益和市場競爭力。

1.2 檔案資料為開發建筑新技術、新工藝提供依據和參考

檔案是建筑企業寶貴的信息資源。建筑施工企業要在市場上站穩腳跟、發展創新，需要持續從項目施工中收集各種數據和資料并進行開發利用。每個項目分部工程的施工實踐都可能成為一項先進施工工藝的前身，從而在建筑上全面推廣使用，使企業受益。所以，建筑施工企業檔案工作做得如何，檔案資料的收集是否即時、齊全，管理是否科學，對企業新技術的應用、新工藝的開發有直接影響。這就需要建筑施工企業在生產經營過程中持續探究和創新，而在這個探究和創新過程中，完整的檔案資料是十分必要的。

2 建筑工程檔案資料管理存在的主要問題

2.1 檔案管理意識薄弱

由于很多建筑企業、施工單位的管理人員認為檔案管理是一個不重要的環節，無法創造出更高的經濟利潤，所以投入的物力、人力較少，甚至還有許多管理人員覺得沒有規范化的檔案管理機制，不會對整個建筑工程建設質量產生影響，導致相關人員工作不積極，檔案的日常收集、整理、保管工作比較混亂，出現問題時相互推諉，嚴重影響檔案資料的管理質量。

2.2 檔案資料管理質量有待提升

在施工各個環節中形成的資料文件，都屬于工程檔案的管理范圍，內容繁多，需要有效地分類收集整理，許多建筑施工企業常常注重檔案數量的收集，缺少專業的甄別鑒定，導致出現許多實用性、安全性較低的材料，長期下去，會對相關部門的檔案保管工作產生較大的影響。另外，對于許多重要的簽字資料與文件的保管，相關管理人員比較隨意，容易發生檔案資料缺少、丟失等問題，直接影響整個工程檔案資料的保存質量和意義，影響后續的施工建設活動，導致整體管理效率不高，影響企業的經濟效益與社會效益。

3 建筑工程檔案資料管理的優化路徑

3.1 強化檔案資料管理人員的職業意識，規范日常工作行為

檔案資料的收集、整理和編制是由人完成的，提高檔案管理人員的素質至關重要。在加強宣傳的基礎上，對檔案管理人員應經常開展職業教育培訓，組織內外部的參觀、交流與學習，保證相關人員都能建立良好的檔案資料管理意識和職業素養，不斷提升其自身綜合能力與管理素質。編制崗位職責，使各級管理人員，明確自身的基本工作程序與目標，以規范其日常工作內容與行為。要求在施工建設活動開工之前，做好統一表格、標準等準備工作，做好施工過程中進度計劃制訂與調整工作，并在開工后的施工管理過程中，監督檢查檔案資料記錄與整理情況。在此基礎上，現場的管理人員要實現工程建設檔案資料的登記工作，定期檢查相關部門工作完成情況，做好施工管理登記工作，對施工單位的建設資料完成情況進行檢查。

3.2 不斷完善檔案資料管理制度

建筑工程的檔案資料管理不僅僅是簡單地對工程資料進行保存，而是要通過完善的管理制度對從檔案的形成、各部門的簽字確認、不同施工階段資料的整理以及最終檔案的歸檔，這一系列的過程都是檔案管理的重點。為了能夠加強檔案的管理工作，需要不斷完善企業檔案管理的制度，并且參考國家對于工程資料檔案管理的相關規定進行制度的補充完善。其中需要明確工程項目單位、施工企業以及監理單位在工程建設中的職責等，使檔案管理的各個環節都能夠流程化、系統化，完善檔案的借閱登記制度，避免檔案在使用過程中丟失。出現問題能夠有效地追蹤到當事人的責任，提高每一位工程參與者對檔案資料的重視程度。

3.3 構建企業檔案資源數據平臺

由于工程項目檔案數據關系很多方面的內容，要確保各工程間檔案資源共享，必須要借助于建立大數據信息管理平臺的方式來實現檔案資料的高效利用。建筑施工企業作為工程檔案收集、歸檔、保存的責任主體，應建議企業檔案數字化管理平臺，用現代化手段對檔案資料進行管理，提高工作效率。一是借助于大數據技術來推動建筑施工企業檔案資料的整合，進一步挖掘信息技術的功能，使企業能夠更加便捷地利用檔案資料信息。二是實現企業檔案數字化，將企業檔案資料統一納入共享平臺，進而推動建筑施工企業檔案信息化的深度 發展。

3.4 落實檔案信息安全管理

建筑施工企業應該對關鍵檔案資料做好備份工作，確保檔案資料不遺漏。一是加強企業檔案管理人員的培訓，樹立較強的安全意識，尤其要掌握數字檔案的安全保護技術，定期組織開展安全檢查，發現漏洞及時補救。二是構建完善的安全管理機制，將企業檔案信息安全管理工作納入議事日程，確保落實到實際工作。三是加強企業檔案資料的管理和宣傳，增強相關人員對檔案安全尤其是數字化檔案安全的重視，制定符合企業實際的檔案安全應急預案，做好突發性事件的處理。

4 結語

總之，工程檔案是工程建設最真實的反映，是檢驗工程質量的重要依據，及時發現管理過程中的問題，制定完善有效的管理人才培養體系和獎懲制度，不斷總結經驗和教訓，提高整體檔案管理水平，對企業借鑒成果、提高質量、增收效益有著重要意義。我們應該積極借鑒國內外先進管理經驗，揚長避短，不斷優化管理制度和體系，讓建筑工程檔案管理持續適應新形勢的發展要求，更好地為企業發展和國家經濟建設服務。